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Politique de confidentialité pour les salariés

Chubb European Group SE entreprise régie par le code des Assurances, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Nanterre, sous le n°450 327 374, sise Tour Carpe Diem 31 place des Corolles – 92400 Courbevoie, désignée ci-après « Chubb », « nous », « notre » ou « nos ») attache une grande importance à la confidentialité des données de ses employés et au respect de cette dernière. 

La présente Politique de confidentialité des données des employés (la « Politique ») décrit les catégories d’informations vous concernant que Chubb recueille, les raisons pour lesquelles ces informations sont recueillies, les principes de base sur lesquels nous fondons leur traitement et la façon dont Chubb gère vos données personnelles. La présente Politique a pour but de satisfaire à notre obligation légale de vous informer sur les traitements de données personnelles que nous effectuons en tant que responsable de traitement. 

La présente Politique s’applique principalement à nos salariés actuels même après le terme de leur contrat de travail, mais également, le cas échéant, aux collaborateurs, candidats, stagiaires, intérimaires, consultants, administrateurs / mandataires sociaux et tiers dont les informations nous sont communiquées dans le cadre de la relation professionnelle que nous avons nouée avec eux (par exemple, concernant les référents ou les personnes à contacter en cas d’urgence). Lorsque nous parlons d’employé ou d’emploi, cela désigne également, aux fins de la présente Politique, toutes les personnes qui travaillent pour nous sans être des salariés de Chubb, dans la mesure où il y a lieu d’en tenir compte, et cela n’indique en aucun cas que lesdites personnes sont des salariés de Chubb.

La présente Politique n’a pas la nature d’un contrat de travail. Elle ne vous donne aucun droit contractuel et n’implique, de notre part, aucune obligation contractuelle. Nous sommes susceptibles de la mettre à jour ou de la modifier à tout moment.  

La présente Politique s’applique aux personnes travaillant pour Chubb en France. Toute référence dans cette Politique à la « règlementation applicable » vise le Règlement Général sur la Protection des Données 2016/679 « RGPD » et la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l'informatique, aux fichiers et aux libertés, dans sa version applicable.

Veuillez contacter dataprotectionoffice.europe@chubb.com pour toute question sur le traitement de vos données personnelles ou si vous pensez qu’il y a eu une atteinte à vos droits à la protection des données personnelles. Si vous êtes témoin d’une divulgation de données non autorisée, veuillez également nous contacter afin de connaître la procédure de signalement appropriée.  

Principes généraux

Chubb collecte et utilise les données personnelles que vous communiquez lors du processus de recrutement et d’intégration, ainsi que d’autres données personnelles qui sont collectées dans le cadre de votre emploi ou de votre mission (par exemple dans le cadre d’évaluations de performance, de procédures disciplinaires et de la participation aux régimes de protections complémentaires facultatives). Ces données sont susceptibles d’être stockées dans des systèmes situés dans le monde entier, et d’être traitées par des prestataires de services tiers agissant au nom de Chubb. 

Nous avons besoin de vos données personnelles pour initier, exécuter et mettre un terme à votre contrat de travail et pour nous conformer aux obligations contractuelles et réglementaires y afférent. Sans ces données, nous ne pourrons pas vous engager ni nous conformer aux obligations qui nous incombent en vertu d’un tel contrat. 

Nous nous fixons pour règle de nous conformer aux obligations prévues par le Règlement Européen sur la Protection des Données Personnelles (« RGPD ») et la loi du 6 janvier 1978 modifiée « relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés » qui en reprend les dispositions, mais vous avez également un rôle important à jouer dans la protection de la sécurité des données personnelles et vous devez faire preuve de vigilance concernant les personnes auxquelles vous communiquez des données personnelles et la façon dont vous protégez vos communications et vos appareils. Pour en savoir plus sur vos obligations en la matière, consultez la politique internationale relative à la sécurité de l’information [Global Information Security Policy] (https://village.chubb.com/docs/DOC-115912) ainsi que la Politique et Directives internationales relatives à la confidentialité et à la sécurité de l’information [Global Information Security and Privacy Policy and Guidelines] (https://village.chubb.com/groups/ispp) de Chubb. 

Concernant vos données personnelles, vous disposez également de certains droits que vous pouvez exercer. Pour ce faire, vous pouvez nous contacter en utilisant les coordonnées ci-dessous :

Email :

dataprotectionoffice.europe@chubb.com

Par courrier :

Data Protection Officer (« Délégué à la Protection des Données »),

Chubb, 100 Leadenhall Street,

EC3A 3BP, Londres 

 

Catégories de données personnelles traitées par Chubb

On entend par « données personnelles » les informations relatives à une personne physique identifiée ou identifiable. Vos coordonnées et votre date de naissance constituent, par exemple, des données personnelles.

Chubb s’assure du traitement de vos données personnelles. Dans ce contexte, on entend par « traitement » le fait, entre autres, de collecter, d’utiliser vos données personnelles, de les divulguer ou de les détruire de quelque façon que ce soit.

Les catégories de données personnelles que nous traitons varient en fonction de votre poste, du site sur lequel vous travaillez et des conditions de votre emploi ou de votre mission. En règle générale, il s’agit, par exemple, de vos informations personnelles et de vos informations professionnelles de base ainsi que des informations relatives à votre rémunération et à vos avantages.

Nous traitons notamment les catégories de données personnelles suivantes : 

  • Information relatives à votre état civil et à votre identité, telles que nom, date de naissance, sexe, coordonnées personnelles, personnes/membres de la famille à contacter en cas d’urgence, informations relatives à l’immigration et au droit de travailler et langues parlées ;
  • Informations relative à votre vie professionnelle et des informations d'ordre économique et financier, par exemple : coordonnées professionnelles (adresse électronique et numéros de téléphone professionnels), numéro de matricule, photo, intitulé du poste, profil du poste, business unit ou groupe d’affectation, rattachement hiérarchique, lieu de travail principal, horaires de travail et conditions d’emploi,  qualifications professionnelles, votre rémunération et à vos avantages, informations sur les congés, informations relatives à la gestion de la performance, informations relatives à la formation et au développement, Informations relatives à votre départ de la société ;
  • Informations relatives au processus de recrutement, par exemple : données personnelles figurant sur votre CV, formulaire de candidature, dossier ou notes d’entretiens, dossiers d’évaluation et documents de vérification et de validation;
  • Informations relatives au casier judiciaire,  en lien avec le recrutement à certains postes dans les limites permises par la réglementation applicable ;
  • Informations relatives aux mesures disciplinaires et aux réclamations, par exemple : données personnelles contenues dans les dossiers d’allégations, enquêtes et comptes rendus de réunion et conclusions ;
  • Informations relatives aux incapacités de travail, dans les limites permises par la réglementation applicable, par exemple : données personnelles notées sur vos fiches d’absence, formulaires médicaux, comptes rendus ou attestations, et dossiers relatifs aux aménagements ou adaptations effectués ;
  • Données de surveillance, dans les limites permises par la réglementation applicable, images de personnes identifiables contenues dans les enregistrements CCTV, relevés des connexions et des accès à nos systèmes et à nos bâtiments, des téléchargements et des impressions, enregistrements d’appels, et d’autres données liées aux appels téléphoniques (dates, durée, numéros de téléphones appelés, etc.) ou données captées par les programmes et filtres de sécurité informatiques - y compris registres, paramètres, et informations liées à l'utilisation des différents composants ou ressources des systèmes d'information auxquels Chubb donne accès (veuillez-vous référer à la politique internationale relative à la sécurité de l’information [Global Information Security Policy] (https://village.chubb.com/docs/DOC-115912 ) et la Politique et Directives internationales relatives à la confidentialité et à la sécurité de l’information [Global Information Security and Privacy Policy and Guidelines (https://village.chubb.com/groups/ispp) pour plus d’information ; 
  •  Numéro de sécurité sociale ;
  •  Informations relatives à la santé et à la sécurité, données personnelles figurant dans les audits, évaluations des risques et rapports d’incidents dans les limites prévues par la réglementation applicable ;
  • Informations relatives aux réclamations et plaintes des employés et à la divulgation d’informations, données personnelles liées à l’objet de plaintes et de contentieux relatifs à l’emploi, implication des employés dans le signalement des incidents et dans la divulgation d’informations ;
  • Informations relatives aux instances de représentation du personnel, essentiellement les résultats des élections, informations relatives aux représentants élus du personnel, et information figurant sur les listes électorales (identité, âge, ancienneté, etc.) ;
  • Toutes autres données personnelles que vous décidez de communiquer au personnel de Chubb dans le cadre de votre emploi, par oral ou par écrit (par exemple, dans le cadre d’e-mails professionnels). 

Catégories particulières de données personnelles

Si la loi l'exige, Chubb traitera certaines catégories particulières de données personnelles, comme par exemple, certaines données de santé, certaines informations relatives à la maternité/l'adoption ou d'affiliations politiques ou syndicales. 

Sources des données personnelles

Les données personnelles que nous traitons vous concernant nous sont principalement communiquées par vous-même, dans le cadre de votre candidature à un poste ou à une mission, lors du processus d’intégration, ou bien au fil du temps dans le cadre de votre emploi ou de votre mission. 

Au cours du processus de recrutement, nous sommes susceptibles de demander des références à des tiers et d’engager un processus de sélection et de validation en nous appuyant sur des sources tierces. Nous conduisons ces opérations de filtrage et d’approbation dans les limites de la réglementation applicable. Ces opérations pourraient, par exemple, inclure une vérification des antécédents professionnels.

Nous recevons également des informations, parmi lesquelles peuvent figurer des données personnelles vous concernant, de la part de votre supérieur hiérarchique (par exemple relatives aux évaluations de performance) voire, parfois, d’autres managers ou collègues (par exemple dans le cadre d’une enquête). 

Nous sommes également susceptibles de recevoir des données personnelles vous concernant de la part d’autres tiers, par exemple de clients, de l’administration fiscale, de prestataires d'avantages sociaux, de courtiers et d’organismes de régulation dans les limites de la réglementation applicable.

Dans certains cas, des données peuvent être recueillies indirectement depuis les dispositifs de surveillance ou depuis d’autres sources (par exemple : les dispositifs de contrôle d’accès et de surveillance des bâtiments, les enregistrements téléphoniques, les relevés d’emails et les relevés d’accès à Internet), dans les limites de la réglementation applicable. Dans ces cas-ci, les données peuvent être recueillies par Chubb ou le prestataire tiers du service concerné. Ce type de données n’a pas vocation à être consulté régulièrement mais il est possible d’y accéder. Ces données peuvent par exemple être consultées dans des cas où Chubb examine des violations éventuelles de ses politiques, telles que les politiques portant sur le remboursement des dépenses et frais de transport, sur l’usage d’Internet, ou plus généralement sur la conduite à tenir des employés, ou dans des cas où ces données sont nécessaires à des fins de conformité. La tenue d’un programme de surveillance des emails peut engendrer un accès plus fréquent à ces données, dans les limites de la réglementation applicable. Chubb n’utilisera pas les données ainsi recueillies à d’autres fins que celles étant explicitement mentionnées dans cette Politique.

Nous vous tiendrons informés au moment de la collecte des données qui devront impérativement nous être communiquées. Le fait de ne pas fournir les informations demandées de manière impérative peut nous empêcher de mener à bien certains processus propres aux ressources humaines. Par exemple, si vous ne nous fournissez pas vos coordonnées bancaires, nous ne serons pas en mesure de vous verser votre salaire. Dans certains cas, le fait de ne pas fournir certaines informations signifie que nous ne serons pas en mesure de poursuivre votre recrutement ou votre embauche, puisque Chubb ne disposera pas des données personnelles que nous estimons nécessaires à l'administration et à la gestion effective et efficace de notre relation avec vous.

Au-delà des données personnelles vous concernant, vous serez également amené à nous fournir des données personnelles concernant des personnes tierces, notamment vos référents, les personnes à votre charge ou les membres de votre famille, à des fins d’administration, de gestion des ressources humaines notamment la gestion des avantages sociaux et pour contacter un proche en cas d’urgence. Avant de nous fournir des données personnelles de personnes tierces, vous devez préalablement informer ces tiers que vous allez nous fournir ces données et les prévenir des traitements de données effectués par Chubb, tels que détaillés dans la présente Politique.

Veuillez nous contacter pour toute question relative à la source de vos données personnelles ou si vous souhaitez des détails complémentaires à la présente Politique.  

Finalités du traitement

Nous recueillons et traitons vos données personnelles pour différentes finalités professionnelles, dans le respect de la règlementation applicable et de toute convention collective applicable. Les données personnelles peuvent occasionnellement être utilisées pour des finalités qui ne vous paraissent pas évidentes mais dont les circonstances justifient l’utilisation (par exemple : pour une enquête interne ou pour une procédure disciplinaire).

Lorsque la réglementation relative à la protection des données nous demande de traiter vos données personnelles sur la base d'un fondement légal spécifique, nous fondons généralement le traitement de vos données personnelles sur l'une des bases légales suivantes : 

a)      vous avez donné votre consentement au regard de l’une ou de plusieurs finalités spécifiques (Article 6 1.(a) RGPD) ;

b)     Chubb a un intérêt légitime (qui sont les finalités décrites dans cette section), à moins que ne prévalent vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux qui exigent une protection des données personnelles (Article 6 1.(f) RGPD) ;

c)      le traitement est nécessaire au respect d'une obligation légale à laquelle Chubb est soumise (Article 6 1.(c) RGPD) ;

d)     le traitement est nécessaire à l'exécution d'un contrat auquel vous êtes partie ou à l'exécution de mesures précontractuelles prises à votre demande (Article 6 1.(b) RGPD).

Nous pouvons, à l'occasion, traiter vos données personnelles dans le but de satisfaire les intérêts légitimes d’un tiers (Article 6 1.(f) RGPD), à moins que ne prévalent vos intérêts ou vos libertés et droits fondamentaux qui exigent une protection des données personnelles. Lorsque cela est le cas, cela est mentionné dans la présente Politique ou cela vous sera communiqué préalablement à la mise en œuvre du traitement de manière appropriée. 

Nous traitons vos données personnelles pour prendre des décisions en matière de recrutement, pour l'exécution du contrat de travail et pour mettre un terme à la relation professionnelle. Ces finalités se rattachent toutes à un fondement de licéité du traitement.

Ces finalités incluent notamment : 

 

Finalité du traitement

Base légale

a.  

Recrutement et références.

Chubb a un intérêt légitime à mener un examen des candidatures à un emploi ou à un engagement professionnel, et à décider de la suite à y donner, afin de s’assurer que seuls les candidats les plus compétents et pertinents soient évalués, présélectionnés et sélectionnés. 

Chubb considère qu'il est dans l'intérêt légitime d'un nouvel employeur de recevoir de Chubb une confirmation de l'emploi ou des détails sur l'embauche afin de confirmer les antécédents professionnels de l'ancien employé ou l'historique de son activité professionnelle.

b.  

Gestion administrative des ressources humaines, y compris la gestion des dossiers des salariés et de la paie. 

Ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat de travail et au respect de ses obligations légales par Chubb.

c.  

Gestion de la rémunération et des avantages sociaux, y compris le cas échéant les dispositifs d’intéressement et de participation.

Ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat de travail et au respect de ses obligations légales Chubb.

 

 

d.  

Traitement des images et photos des employés pour les répertoires, les organigrammes et les supports marketing et le badge.

Ce traitement est justifié par l’intérêt légitime afin de faciliter la fluidité des relations internes et externes avec les clients.

e.  

Gestion des carrières, notamment la revue des performances et des talents ainsi que les analyses statistiques en lien avec la gestion des Ressources Humaines.

 

Ce traitement est justifié par l’intérêt légitime de Chubb de pouvoir optimiser la carrière de ses salariés afin d'assurer une gestion optimale des ressources humaines.

 

 

f.  

Gestion des comptes retraite et capitaux, gestion des relations avec les services sociaux et le trésor public, ou toute autre agence en charge de la couverture santé et de l'assurance, gestion des régimes de retraite complémentaire. 

Ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat de travail et au respect de ses obligations légales par Chubb.

g.  

Organisation du temps de travail, notamment la présence sur le lieu de travail, les absences, les congés payés et les congés maladie.

Ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat de travail et au respect de ses obligations légales par Chubb.

h.  

Gestion des déplacements professionnels, des frais d'hébergement et de toute dépense affiliée.

Ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat de travail.

i.  

Gestion de la mobilité des salariés.

Ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat de travail.

j.  

Gérer les allégations (y compris celles reçues dans le cadre d'un lancement d’alerte ou d'un rapport confidentiel), les plaintes, les enquêtes et autres processus formels ou informels liés aux ressources humaines et à la conformité aux lois, et prendre les décisions de gestion connexes.

Ce traitement est nécessaire au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumise. 

Chubb a un intérêt légitime à répondre aux préoccupations et aux problèmes des employés, et à les résoudre.

k.  

Gestion de la formation.

Ce traitement est nécessaire à l’exécution du contrat de travail et au respect de ses obligations légales par Chubb. 

l.  

Action sociale et représentation du personnel.

Ce traitement est nécessaire au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumise.

m.  

Dans la mesure où la loi le permet, traitement des informations relatives aux absences ou des informations médicales concernant la santé ou l'état physique ou mental afin :

- D’évaluer l'admissibilité à une rémunération ou à des avantages spécifiques en cas d'incapacité ou d'invalidité permanente ;

- De déterminer l'aptitude au travail ;

- De faciliter un retour au travail ;

- De prendre des mesures d'adaptation des tâches ou du lieu de travail ;

- De prendre des décisions de gestion concernant le travail ou la participation, la continuité du travail ou le redéploiement ; et de mener les processus de gestion en découlant.

Ce traitement est nécessaire au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumise. 

 

n.  

Donner accès et permettre l'utilisation de la messagerie électronique, des systèmes d’information et de communications électroniques, d'Internet, des réseaux sociaux.  Dans la mesure permise par la réglementation applicable,

Chubb surveille ses systèmes d’information afin de les protéger et de maintenir leur intégrité et leur infrastructure, d'assurer la conformité avec les politiques de Chubb portant sur les systèmes d’information et de pourvoir trouver les informations au moyen de recherches quand cela est nécessaires pour des raisons légitimes poursuivies par Chubb.

Ce traitement est nécessaire à l'exécution du contrat entre vous et Chubb et au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumise. 

Chubb a un intérêt légitime à gérer son personnel et son activité au moyen de ses systèmes d’information. L’utilisation des systèmes d’information pour la gestion des ressources humaines est primordiale pour permettre la poursuite efficace de cet intérêt. 

 

o.  

Protéger les renseignements privés, confidentiels et exclusifs de Chubb, de ses employés, de ses clients et des tiers et protéger la sécurité de ses sites, systèmes, employés et visiteurs.

Ce traitement est nécessaire au respect des obligations légales auxquelles Chubb est soumise. 

Chubb a un intérêt légitime à ce que ses activités, ses clients, ses employés et ses systèmes soient protégés. Cela inclut la protection de ses biens et de l'intégrité de ses systèmes, ainsi que la détection et la prévention de la perte de ses renseignements confidentiels et de ses renseignements exclusifs.

p.  

Contrôle et la gestion des accès aux locaux de Chubb, y compris la vidéosurveillance des locaux de Chubb.

Ce traitement est justifié par l’intérêt légitime de Chubb de pouvoir assurer la sécurité de ses locaux et de ses salariés.

q.  

Gestion de l’information financière et des audits relatives aux traitements RH.

Ce traitement est justifié par l’intérêt légitime de Chubb de disposer d’une information financière pertinente et à jour.

r.  

Respect des obligations légales et réglementaires applicables.

Ce traitement résulte de la nécessité pour Chubb de se conformer à des obligations légales.

s.  

Planification et audits relatifs à une transaction commerciale ou à un transfert de services impliquant Chubb et ayant une incidence sur votre relation avec Chubb, par exemple une fusion, une acquisition ou un transfert de votre contrat de travail en vertu des règles de transfert automatique applicables.

Chubb a un intérêt légitime à prendre des décisions concernant l'avenir de son activité afin de la préserver ou de la faire croître.

t.  

Faire valoir nos droits et respecter nos obligations légales, et toutes fins en rapport avec toute réclamation légale, tout rapport de violation ou toute allégation faite par vous, contre vous ou vous impliquant.

Chubb a un intérêt légitime à protéger son organisation contre tout manquement à ses obligations légales et à assurer sa défense contre des litiges.  Ceci est nécessaire pour assurer que les droits et intérêts de Chubb sont protégés de façon appropriée, pour protéger la réputation de Chubb et pour prévenir

Chubb de tout autre dommage ou perte. 

u.  

Conservation des données personnelles des salariés.

Ce traitement est nécessaire au respect de l’obligation légale de Chubb de respecter les délais de prescription et répondre aux demandes et réclamations des salariés.

 

De plus amples informations concernant des traitements spécifiques de données personnelles pourront vous être communiquées sur votre lieu de travail, ou dans les autres politiques de Chubb. 

Catégories particulières de données personnelles

De plus, si nous avons recours au traitement de certaines catégories particulières de données personnelles, ce traitement sera toujours justifié sur la base d’un fondement juridique supplémentaire.

Le traitement de certaines catégories particulières de données personnelles sera justifié par l’une des conditions particulières suivantes :

i. Le traitement est requis afin de satisfaire aux obligations prévues par le droit du travail, le droit de la sécurité sociale ou pour des raisons liées à la protection sociale, s’il n’y a pas de raison de croire que vos intérêts légitimes à exclure le traitement de vos données personnelles doivent prévaloir (Article 9 2 (b) RGPD) (par exemple : respect de la réglementation en matière de santé et de sécurité, indemnités journalières de sécurité sociale et de prévoyance, adaptations raisonnables en faveur d’une personne présentant un handicap ou garantie du caractère justifié d’un licenciement) ;

ii. Le traitement constitue une démarche volontaire, réalisée uniquement avec votre consentement explicite au regard d’une ou plusieurs finalités spécifiques (Article 9 2. (a) RGPD) (par exemple : si vous souhaitez bénéficier d’un programme d’aide ou d’un avantage complémentaire lié à une incapacité ou à la promotion de la santé). Lorsque nous nous fondons sur le consentement, nous l’indiquons clairement et nous ne nous fondons pas sur le consentement s’il existe un autre fondement légitime pertinent ;

iii. Le traitement est requis pour établir, exercer ou défendre un droit dans le cadre d’une action en justice (Article 9 2. (f) RGPD) (que ladite action en justice soit engagée par vous-même ou par un tiers) ; 

iv. Le traitement est requis afin qu’un professionnel de santé puisse évaluer votre aptitude au travail (Article 9 2. (h) RGPD) (par exemple : rapport de la médecine du travail) ; 

v. Le traitement est requis pour des questions d’intérêt public importantes et autorisé par la réglementation applicable (Article 9 2. (g) RGPD) (par exemple : prévention ou détection d’actes illicites, tel qu'autorisé par le droit applicable) ; ou

vi. Dans des cas exceptionnels, le traitement est requis pour protéger vos intérêts vitaux, ou lorsque vous n’êtes pas en mesure de donner votre consentement (Article 9 2. (c) RGPD) (par exemple : urgence médicale). 

Nous pourrons vous demander votre consentement à certains traitements qui ne sont pas justifiés par l'une des raisons susmentionnées. Si un consentement est requis pour le traitement en question, il vous sera demandé séparément afin de garantir que le consentement est libre, éclairé et explicite. Les informations relatives à ce traitement ainsi que les conséquences découlant du refus de consentir au traitement vous seront fournies au moment où le consentement vous sera demandé. Nous tenons à vous rappeler que votre contrat de travail ne vous oblige pas à accepter toute demande de consentement provenant de Chubb. 

Données relatives à des condamnations pénales et à des infractions

Lorsque cela est légalement admissible ou requis, nous demanderons une copie de votre casier judiciaire afin de permettre la vérification de vos antécédents et de répondre à nos exigences réglementaires. Le cas échéant, nous traiterons les données relatives à vos condamnations pénales et infractions.Nous serons également amenés à traiter ce type de données personnelles dans le cas où une infraction liée au lieu de travail se produirait.

Nous traitons ces données personnelles sur la base de nos intérêts légitimes consistant notamment à nous assurer que nous n'employons que le personnel approprié et à assurer la sécurité et la protection de Chubb et de nos actifs. En outre, nous traitons ces données personnelles sur les bases spécifiques prévues par la réglementation en vigueur.   

Conservation des données personnelles

Nous ne conservons les données personnelles de nos employés que dans la mesure où cela est nécessaire pour satisfaire aux objectifs pour lesquels nous les avons collectées ou bien pour lesquels vous les avez communiquées. En conséquence, de manière générale, nous conserverons vos données personnelles au moins pendant la durée de votre emploi par notre société.

Dans certains cas, les obligations légales ou réglementaires (par exemple en matière fiscale) nous imposent de conserver certains dossiers pendant une période déterminée, y compris après la fin de votre contrat de travail. En matière fiscale, nous sommes par exemple tenus de conserver les données relatives à votre rémunération pour une durée de six voire dix ans dans certains cas. Dans d’autres cas, nous pouvons être amenés à conserver une partie de ces données pendant la durée de prescription d’une action en justice afin de pouvoir les utiliser lors d’un éventuel litige pour défendre nos droits.

Pour plus d’informations concernant les pratiques de Chubb en matière de conservation des archives, y compris les dossiers du personnel et de candidature, veuillez-vous reporter à la Politique de gestion des archives [Records Management Policy] de Chubb (https://village.chubb.com/docs/DOC-434025). 

Communication des données personnelles

Nous pouvons être amenés à communiquer vos données personnelles, pour les seules finalités décrites ci-dessus, aux destinataires suivants :

Au niveau interne : 

  • Vos supérieurs hiérarchiques directs et indirects, 
  • Les responsables des ressources humaines chargés de votre département et, dans quelques cas,
  • Certains collègues auront accès à certaines de vos données personnelles, compte tenu de leurs fonctions (comme les membres des instances représentatives du personnel pour la gestion des activités sociales et culturelles).

Au niveau externe : 

  • Aux membres du groupe Chubb lorsque cela est nécessaire, par exemple, pour mener à bien certains processus mondiaux, assurer un reporting à l’échelle de l’ensemble du groupe, ou contribuer à la planification des ressources humaines, et 
  • Les prestataires de services de Chubb (par exemple les opérateurs de téléphonie, les agences de voyage, les prestataires d'hébergement des données, de paie et autres).

Certaines données identifications et professionnelles, telles que votre nom, votre lieu de travail, votre fonction, vos coordonnées et tout information publiée sur vos compétences et vos expériences peuvent également être accessibles à d'autres employés.  

Chubb attend de ces tiers qu’ils traitent toute donnée qui leur est divulguée conformément à la réglementation applicable, y compris en ce qui concerne la confidentialité et la sécurité des données. Lorsque ces tiers agissent en tant que "sous-traitants" (par exemple, un prestataire de services de paie), ils exécutent leurs tâches en notre nom et sous nos instructions aux fins susmentionnées. Dans ce cas, vos données personnelles ne seront divulguées à ces parties que dans la mesure nécessaire pour fournir les services requis.

Certains des tiers à qui nous sommes susceptibles de fournir des données personnelles, telles que des mutuelles de santé privées, la médecine du travail, des conseillers professionnels ou des organismes de régulation, sont des responsables de traitement de données à part entière et vous devrez vous reporter à leurs propres avis et politiques de respect de la vie privée concernant leur utilisation de vos données personnelles. 

Il peut nous être également demandé de communiquer vos données personnelles à des tiers en réponse à une injonction ou à une demande d’un tribunal, d'un organisme de régulation, d’un organisme gouvernemental, de parties à une procédure judiciaire ou d’autorités publiques, ou bien de satisfaire à certaines obligations réglementaires ou dans le cadre d’un échange avec un organisme de régulation.

Vos données personnelles peuvent également être communiquées à des conseillers, aux partenaires d’une transaction potentielle ou à des tiers concernés par l'étude, la négociation ou la réalisation d’une transaction commerciale ou la restructuration des activités ou des actifs de toute partie du groupe Chubb. 

Veuillez nous contacter pour toute question sur les destinataires de vos données personnelles ou pour tout complément d’information sur la présente Politique. 

Transferts transfrontaliers

Du fait de la nature mondiale de notre activité, vos données personnelles sont susceptibles d’être communiquées à des membres du groupe Chubb en dehors de l’EEE, notamment aux États-Unis. Certains fournisseurs ou prestataires de services peuvent également disposer de personnels ou de systèmes situés en dehors de l’EEE. 

Dans ce contexte, vos données personnelles peuvent être transférées en dehors de l’EEE pour les finalités détaillées dans la présente Politique vers des pays n'offrant pas un niveau de protection des données personnelles adéquat. 

Pour pallier cette situation, le groupe Chubb a mis en place un accord de transfert des données intra-groupe qui régit les transferts transfrontaliers des données personnelles au sein du groupe. Lorsque des tiers transfèrent vos données personnelles en dehors de l’EEE, nous prenons des mesures afin de nous assurer que vos données personnelles bénéficient d’un niveau de protection idoine, y compris, par exemple, en signant des accords de transfert de données ou en veillant à ce que ces tiers soient certifiés dans le cadre de programme de protection des données adéquats.

Vous pouvez demander un exemplaire des accords de transferts de données en vertu desquels vos informations personnelles seront transférées, ou avoir accès aux mesures de protection utilisées en nous contactant aux coordonnées rappelées dans la section « Principes généraux » de ce document. Tout accord de transfert de données qui vous sera communiqué pourra être expurgé pour des raisons de confidentialité commerciale.  

Droits de la personne concernée

Vous disposez d'un certain nombre de droits relatifs à vos données personnelles.

  • Un droit d’accès à vos données personnelles et d’information sur les caractéristiques et modalités du traitement, ainsi que du droit de demander une copie de ces données.
  • Un droit de rectification de vos données personnelles erronées, y compris lorsqu’elles sont inexactes ou incomplètes.
  • Un droit d’effacement de vos données personnelles (dans certains cas, ce droit ne pourra s'appliquer que lorsqu’elles ne sont plus nécessaires pour réaliser les finalités pour lesquelles elles avaient été collectées ou traitées).
  • Un droit à la limitation du traitement de vos données personnelles lorsque : 
  • L’exactitude des données personnelles est contestée ;
  • Le traitement est illicite mais vous vous opposez à l’effacement de vos données personnelles ;
  • Nous n’avons plus besoin de vos données personnelles mais elles sont encore nécessaires pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice ; o Pour vérifier l'existence de raisons impérieuses à l'exercice de votre droit d'opposition.
  • Un droit à la portabilité de vos données personnelles dans un format structuré, couramment utilisé, lisible par une machine pour une tierce partie (ou pour vous), lorsque le traitement de vos données personnelles est fondé sur votre consentement ou sur l’exécution d’un contrat qui a été conclu avec vous et que le traitement est effectué par des moyens automatisés.
  • Un droit de donner des instructions générales ou spécifiques sur les modalités de traitement et d’utilisation de vos données personnelles après votre décès. Sauf instruction contraire, dès que Chubb a connaissance d'un décès, Chubb s’engage à détruire ces données personnelles, sauf si leur conservation s’avère nécessaire à des fins probatoires ou pour répondre à une obligation légale.
  • Un droit d’opposition au traitement de vos données personnelles, conformément à l'article 21.1 du RGPD, justifié par un intérêt légitime, à moins que nous ne puissions démontrer des motifs impérieux pour le traitement qui outrepasseraient vos intérêts, droits et libertés, ou lorsque nous devons traiter vos données personnelles dans le cadre d'une procédure judiciaire.
  • Un droit au retrait de votre consentement en ce qui concerne tout traitement de données personnelles requérant votre consentement préalable. Dans ce cas, l'exercice du droit d'opposition n'affecte pas la légalité du traitement de données personnelles effectué avant l'exercice dudit droit.

Vous avez également le droit d’introduire une plainte auprès de votre autorité de contrôle locale en charge de la protection des données, la CNIL, 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris, France. 

Pour exercer vos droits, veuillez contacter le Délégué à la Protection des Données dont les coordonnées figurent ci-après. Nous nous efforcerons de répondre à votre demande dans les délais applicables. 

Délégué à la Protection des Données

Chubb dispose d’un Délégué à la Protection des Données, qui est chargé de veiller au respect par Chubb des lois relatives à la protection des données en Europe.

Vous pouvez prendre contact avec le Délégué à la Protection des Données de Chubb ou ses services de façon sécurisée et confidentielle à tout moment, si vous avez des questions concernant le traitement de vos données personnelles, ou toute question relative à la protection des données. Le courriel du Délégué à la Protection des Données est le suivant : dataprotectionoffice.europe@chubb.com.

Autres politiques de confidentialité

Nous pourrons être amenés à conduire des traitements de données personnelles donnant lieu à des politiques de confidentialité supplémentaires. Nous porterons ces politiques à votre connaissance le cas échéant. 

Avis de modification de la présente Politique

Nous sommes susceptibles de modifier ou de mettre à jour la présente Politique à tout moment.

Dans le cas où nous modifions notre gestion de la protection des données personnelles, nous vous avertirons des changements ou de la mise à jour de la présente Politique afin que vous sachiez quelles données nous traitons et comment nous les utilisons. La présente Politique a été mise à jour le 2 mars 2020.