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Existen eventos impredecibles que pueden provocar que las instalaciones de tu empresa estén cerradas y por ello los empleados estén ausentes por largo tiempo, dando como resultado riesgos estructurales, informáticos y hasta humanos los cuales se pueden prevenir con 5 recomendaciones básicas.

  1. ¿Es bueno reducir los servicios?
  2. ¿Sabes cómo asegurar tu valor?
  3. Desmonta la maquinaria cuidadosamente
  4. ¿Se debe mantener los sistemas críticos funcionando?
  5. ¿Priorizar mi maquinaria es importante?

Recuerda que una oficina o edificio desatendido, es más vulnerable a sufrir incidentes de riesgo como congelamiento de cañerías, mal funcionamiento de rociadores, incendios e incluso asaltos, entre otros. Pero ¿sabes cómo prevenirlos?

Si comparamos una oficina con otros sectores como la construcción o la industria, nos parece impensable que pueda ser peligrosa. Pero la verdad es que los trabajadores que tengas en la oficina pueden verse expuestos a caídas y otros riesgos laborales que muchas veces se pasan por alto. Sin embargo, expertos en inteligencia preventiva dicen que los riesgos de accidentes en oficinas son controlables, siempre que se aborden dentro del Plan de Prevención de Riesgos Laborales de la Empresa. 

Para prevenir riesgos en tu oficina parcialmente cerrada, te compartimos 5 recomendaciones:

 

1. Reducir servicios no siempre es la mejor idea

Si bien puede parecer que cerrar tus oficina o edificio, además de todos los sistemas es una manera de ahorrar, debes tomar en cuenta que incluso una instalación en desuso necesita mantener algunos sistemas básicos operando, como las instalaciones de seguridad y contra incendios.

En un inmueble es importante contar con todos los servicios necesarios para su mejor funcionamiento, estos tienen un orden y cada uno se maneja de diferente forma, pero se necesitan juntos para que el usuario pueda estar lo más seguro posible. 

Si estás en una posición en la que necesitas reducir personal, no olvides que es importante mantener suficiente gente disponible para hacer inspecciones regulares, monitorear la infraestructura crítica y asegurar una respuesta adecuada frente a emergencias. 

Existen varios tipos de servicios e instalaciones como: La instalación eléctrica, hidráulica, sanitaria, la de gas, estas son las necesarias, ya que se distribuyen a lo largo de todo el inmueble, después de estas tenemos las instalaciones especiales, aire acondicionados, televisión por cable, calefactores, etc. son las que no son indispensables. Cada empresa, definirá los servicios necesarios acorde a su giro y operación particular.

Es importante saber que además de esto, los edificios desocupados pueden necesitar un aumento en el servicio de guardias de seguridad. ¿Lo sabías?

El tema de la inseguridad que se vive en el país ha elevado el gasto en servicios privados de seguridad, lo que llevó a que en 2019 el sector que ofrece seguridad a las empresas registrara un incremento anual de 20%, según las Agrupaciones de Seguridad Unidas por un México Estable (ASUME). 

“La industria de la seguridad tiene mucho auge porque diversos factores han provocado que las empresas inviertan entre el 5% y 8% de su gasto operativo para resguardar personal, proteger mercancías e información”, dijo el coordinador de la ASUME.

Si esto sucede con oficinas, edificios e inmuebles que operan con regularidad, uno que tiene una actividad parcial correrá mayor riesgo en términos de seguridad.

 

2. Diles adiós a los riesgos y asegura tu valor

Una oficina en desuso es más vulnerable a una serie de riesgos. Te recomendamos instalar sistemas de detección de fuego o entradas de agua. Además, antes de desocupar tus oficinas o inmuebles, preocúpate por despejar los techos y los terrenos del edificio, eliminando vegetación, para minimizar los riesgos de sufrir un incendio. 

Si es posible, remueve cualquier tipo de combustible que esté presente, ya sea en el interior o en el exterior del edificio. Y cierra todas las puertas interiores.

No olvides revisar que no haya desagües tapados o áreas con posibles filtraciones en el techo, recuerda remover todos los elementos y materiales de valor, o asegurarlos en locaciones específicas y controladas. 

 

3. Desmonta la maquinaria cuidadosamente

Para minimizar el riesgo de daños y asegurar un recomienzo exitoso, en el momento apropiado, debes desmontar la maquinaria de forma calendarizada.

Si no puedes continuar con las rutinas preventivas de mantenimiento, asegúrate de priorizarlas de acuerdo con la frecuencia de uso de las maquinarías, previo a que el equipo vuelva a estar en línea.

El buen funcionamiento de los equipos es un factor decisivo en la rentabilidad y competitividad global de cualquier empresa, sin importar el sector al que pertenezca. Para ello, es importante que los proveedores de la maquinaria puedan ayudar a identificar cuáles son sus necesidades reales y así recibir un apoyo en la instalación, mantenimiento y cuidado de estos elementos.

 

4. Mantén los sistemas críticos funcionando

Los sistemas de protección como rociadores, salidas de emergencia, sistemas y alarmas de detección de fuego o circuitos cerrados de televisión necesitan mantenimiento continuo para evitar riesgos.

Es importante que los mecanismos de seguridad claves, como los focos exteriores destinados a prevenir asaltos, las luces de emergencia o el equipamiento contra incendios, permanezcan en condiciones operativas, para que las personas encargadas de la primera respuesta puedan hacer su trabajo.

Un mecanismo de seguridad (también llamado herramienta de seguridad o control) es una técnica que se utiliza para implementar un servicio, es decir, aquel mecanismo que está diseñado para detectar, prevenir o recobrarse de un ataque de seguridad. Un mecanismo de seguridad (también llamado herramienta de seguridad o control) es una técnica que se utiliza para implementar un servicio, es decir, es aquel mecanismo que está

diseñado para detectar, prevenir o recobrarse de un ataque de seguridad.

Las empresas deben hacer una evaluación de los riesgos para conocer cuáles son los peligros en sus lugares de trabajo, y adoptar medidas para controlarlos con eficacia, asegurando que dichos peligros y riesgos no causen daños a los trabajadores.

No olvides la higiene: en la medida de lo posible, asegúrate de mantener las labores de limpieza y control de plagas. 

 

5. Planifica

Para proteger tus oficinas o inmueble, necesitas planear y prevenir cualquier eventualidad, desde una falla en la infraestructura hasta la falta de personal. Debes saber cómo manejar los daños si ocurre un incidente de riesgo.

El propósito de la planificación debe ser la creación de un sistema de gestión de seguridad que contribuya a cumplir, como mínimo, las disposiciones de las leyes y los reglamentos nacionales; fortalezca y mejore los componentes del sistema de gestión de la organización.

Este se debe actualizar, o establecer en cada momento que la empresa integre nuevos departamentos y cargos a su estructura, o bien cuando se regrese al uso del 100% de las oficinas. ¿Sabes cómo elaborar un plan de prevención?

En la primera parte, tu plan de prevención de riesgos laborales debe contar con toda la información referente a tu empresa. Esta incluye el nombre, organización de los departamentos, distribución de las oficinas y espacio que abarcan estas. Los turnos que cubren los empleados, cargos que tienen las personas que trabajan para ti, riesgos que tiene la empresa, y probabilidad de siniestros de esta.

Por último, debes establecer tu política preventiva, el cómo actuarás ante los incidentes que ocurran. Para esto debes tomar en cuenta factores diversos dependiendo el giro y las actividades que se realizan dentro de tu oficina o empresa, por ejemplo, los materiales con los que se trabajan, maquinarias e incluso los que se pueden desarrollar por la localización de su trabajo.

Se deben incluir también las medidas preventivas ante cada posible accidente que entre en las categorías ya mencionadas.

Recuerda, es importante prevenir riesgos aun cuando tus oficinas presenten un uso parcial.

 

Autor: Bruno Campos

Bruno actualmente es Chief Operations Officer de Chubb Seguros México. Antes de unirse a Chubb, trabajó en firmas de Management Consulting y Business Process Outsourcing (BPO) en posiciones locales, regionales y globales. Cuenta más de 15 años de experiencia en gestión de proyectos, operaciones, administración, business controls, customer services y IT.

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