Fraude de empleados: casos comunes y cómo prevenirlos

Según la última encuesta realizada por la consultoría en servicios de inteligencia de negocios Vestiga, la actividad fraudulenta por parte de empleados se duplicó en un año, así, 14% de las empresas registró un fraude durante el 2021. El área donde se registró el número más alto de incidencias fue la de proveedores y compras, con un 36%; mientras que el 31 % se registró en administración y tesorería; un 23 % en operaciones; el 6 % se reportó en robo hormiga y un 4 % en otros tipos de fraude.

Este sondeo también dio luz a las razones por las que los administradores en las empresas creen que existen estos fraudes, pues una gran parte de ellos lo asocia a fallas en la gestión. Esto podría significar que ha habido errores desde niveles altos de decisión, los cuales también podrían identificarse y tratarse con una auditoría interna.

Los encuestados de Vestiga no están lejos en cuanto a las razones del fraude, pues es una realidad que la falta de estructuras en las organizaciones es una de las principales causas, por ejemplo, la falta de políticas y normas antifraude, un control deficiente de actividades y procesos, o una insuficiencia en las capacitaciones.

Sin embargo, los valores y la ética del personal también son un factor relevante en cuanto a las actividades de fraude. De acuerdo con el Triángulo del Fraude, existen tres causas principales: presión por problemas financieros, la oportunidad que se da debido al déficit de procesos organizacionales y por último, la atracción, es decir, los beneficios potenciales de cometer el fraude.

El fraude puede tener repercusiones negativas en una empresa, por ejemplo, las pérdidas monetarias que conlleva. Por eso, procurar evitarlo está motivado por múltiples razones que benefician a la empresa.

• Disminuir los costos: cuando un fraude es constante o involucra a muchas personas, puede alcanzar valores altísimos, al prevenirlos podemos minimizar costos. Además, este tipo de fraude puede afectar la imagen de la empresa y repercutir en las decisiones de los inversionistas o incluso los clientes.

• Mejorar la calidad en la toma de decisiones: el fraude constante puede hacer que los datos que se usan para el análisis y la toma de decisiones contengan información errónea o distorsionada. Tomar las medidas para prevenirlo permite tener mejor calidad en las soluciones, decisiones, actividades y procesos que se implementan en el negocio.

• Optimizar el clima laboral: evitar los fraudes promoverá un clima laboral armonioso, pues las acciones de prevención disminuyen las situaciones incómodas y la desconfianza entre compañeros de trabajo.

Los fraudes empresariales incluyen una variedad amplia de actos ilegales, engaños, irregularidades, datos ocultos o información falsa. Los más comunes pueden resumirse en cinco prácticas y suelen cometerse por abuso de confianza.

1. Nómina: este tipo de riesgo de fraude tiende a incrementar de acuerdo con el tamaño de la empresa, pues es más difícil mantener el control sobre cientos o miles de empleados distribuidos en diferentes sucursales, por lo que algunos colaboradores con puestos de confianza, como los supervisores, pueden ser tentados a incluir a familiares y conocidos como empleados y, así, volverlos parte de la nómina u otorgar bonos o pagos de horas extras.
   
   
2. Ventas: esta práctica suele ser una corrupción tanto de empleados como clientes, por ejemplo, un vendedor puede ofrecer descuentos a cambio de sobornos o propinas, o acordar ventas que después se cancelan, pero de las que el vendedor cobra bonos o comisiones. La mejor forma de evitar este tipo de fraude es a través del análisis de precios, descuentos, notas de crédito, reversiones de ventas y términos.
   
   
3. Gastos de viajes y en tarjetas corporativas: las tarjetas corporativas tienen muchos beneficios, pero también son una forma muy común del abuso por parte de los empleados, sobre todo cuando no hay controles adecuados por parte de supervisores. De igual manera, las oportunidades de fraude pueden presentarse en términos de gastos personales para la empresa cuando los empleados realizan viajes. De ahí la relevancia de analizar los datos y notificar todos aquellos gastos que no parecen estar bien.
   
   
4. Proveedores: los procesos de compra y pago representan riesgos de Fraude, pues los colaboradores pueden crear “proveedores fantasma” con el fin de ingresar facturas fraudulentas de productos o servicios inexistentes. Para revisar estas actividades, es necesario conocer las direcciones de los proveedores y así verificar si son ficticias o si coinciden con la de algún colaborador.
   
   
5. Otros delitos comunes: de acuerdo con un informe elaborado por PwC, otros delitos frecuentes en las organizaciones son la apropiación indebida, corrupción y soborno, además de manipulación contable.

Si bien el común denominador es que cualquier empresa es susceptible al fraude, desde la pandemia mundial por Covid-19, las profesiones donde más ocurre este tipo de práctica suelen estar involucradas con puestos técnicos, de tecnología de la información (TI), de codificación y de desarrollo.

Por otro lado, algunas de las industrias donde más ocurren los fraudes de empleados incluyen la banca y los servicios financieros, el gobierno, la manufactura, el sector salud, las instituciones educativas y el sector minorista.

Antes de nada, es muy importante que la empresa cuente con protocolos de acción para casos de fraude de empleados, con una metodología para la investigación y personas capacitadas para llevarla a cabo. Una vez que se tenga la evidencia del fraude, lo que sigue es documentar todas las pruebas.

Así, la organización debe poner en marcha el protocolo, con el cual el departamento correspondiente realice la investigación y documentación del caso, la entrevista al personal y, por último, el informe. Posteriormente, la empresa puede tomar una decisión para sancionar a la persona, ya sea con un despido, con la apertura de un proceso penal o civil, y en caso de tenerlo, solicitar una reclamación al seguro contratado.

Mitigar el riesgo no es fácil, pero estas son algunas cosas que las empresas pueden hacer para detectar y prevenir el fraude interno:

• Monitorear el comportamiento de los colaboradores. De esta manera, se podrán detectar posibles fraudes o cualquier comportamiento inusual, por ejemplo, a través del control de las búsquedas de datos para detectar la planeación de estos.

• Correlación de actividades en varios canales y sistemas. Es necesario un sistema de monitoreo que correlacione toda actividad de sucursales, oficinas, canales electrónicos y otros sistemas.

• Detectar acciones comunes de los colaboradores. Una forma de prevenir el fraude es identificar cuándo se realizan transacciones sospechosas sobre las mismas cuentas, por varios empleados.

Adicional a estas medidas de prevención, es importante que las organizaciones también se aseguren de que todos los empleados se comuniquen a través de canales encriptados, mediante el uso de una red privada virtual o VPN, para ayudar a preservar la integridad y seguridad de los datos.

Sin importar el giro de la empresa, es indispensable buscar asesoría para proteger un negocio ante cualquier riesgo. Por ejemplo, el Seguro de Crimen Comercial ofrece protección en caso de falsificación, alteración, pérdidas directas de dinero y abuso de confianza. Este tipo de herramienta cubre pérdidas financieras, no sólo por robos o fraudes de colaboradores, sino también externos contratados por la compañía, además de asesoría para analizar procesos para evitar riesgos de fraude interno.

Además, Chubb es una de las pocas aseguradoras que actualmente ofrecen protección a directivos y administradores de empresa, en caso de cyber riesgos, y muchos otros servicios que además van acompañados de guía o control de crisis por equipos de relaciones públicas.