¿Qué es la Firma Electrónica? Todo lo que necesitas saber

Una Firma Electrónica es una forma de certificar y autenticar documentos digitales. Una definición más técnica, como la de Microsoft, señala que es un sello electrónico y encriptado de autenticación sobre un tipo de información digital, por ejemplo, correos o documentos electrónicos, o macros.

La función de este tipo de firma es confirmar que la información proviene del firmante y que no ha sido alterada. Este conjunto de datos electrónicos también acredita la identidad del emisor, por lo que legitiman y proporcionan los mismos efectos jurídicos que una firma en papel físico.

La Firma Electrónica es la representación de una autógrafa, es decir, simboliza el consentimiento al conjunto de reglas del documento. Existen tres tipos de Firmas Electrónicas en México: la simple, la avanzada y la digital.

Firma Electrónica Simple. Esta firma consiste en un mensaje de datos, adjuntados o asociados, que identifican al firmante. La principal característica de este tipo de Firma Electrónica es que no está certificada y puede consistir simplemente en el nombre de una persona, una huella digital o la imagen escaneada de una firma autógrafa, entre otros.

Firma Electrónica Avanzada. Una firma avanzada permite que cualquier documento pueda ser firmado digitalmente, se crea por medios electrónicos y otorga el mismo valor legal que una firma manuscrita. Para que una Firma Electrónica avanzada esté avalada de acuerdo con lo que exige la ley, debe cumplir con las siguientes condiciones:

• los datos de creación de la firma corresponden en exclusivo al firmante,
• los datos deben estar en control del firmante,
• este tipo de firma permite ver cualquier cambio o alteración una vez hecha,
• es posible identificar cualquier alteración a la información del mensaje después de firmado.
  
  

Firma Electrónica Digital. Este es un tipo de firma avanzada caracterizada por estar respaldada por un certificado digital, el cual proporciona una prueba de identidad. Esta firma utiliza algoritmos de clave pública que garantizan la integridad de la información.

Una Firma Electrónica se verifica a través de claves criptográficas asimétricas y funciones matemáticas: una función matemática es alimentada con los datos del documento, con los cuales genera una cadena numérica, se puede verificar que el documento es auténtico.

La forma simplificada en la que una Firma Electrónica funciona inicia con la generación de dos conjuntos de claves: una clave pública (utilizada por otros para verificar la autenticidad del documento) y una clave privada (que es secreta y solo la conoce el remitente) por medio de un proveedor de Firma Digital. Así, el remitente carga en el software de Firma Digital su documento y ahí se ejecuta un algoritmo hash. Esto produce un valor hash, que se cifra con la clave privada del remitente, y hace que un documento esté Firmado Digitalmente.

La Firma Digital es una forma eficiente de prevenir la falsificación y de ahorrar dinero y recursos a largo plazo. Adoptar este tipo de tecnología traerá muchos beneficios, entre los cuales destacan:

• Aumento de productividad y de ventajas competitivas. Las Firmas Electrónicas pueden integrarse a los programas de gestión y otras aplicaciones, por lo que permiten firmar contratos y documentos con varios clientes simultáneamente y de manera remota, con tiempos de respuesta mejorados.

• Flujos de trabajo más eficientes. El tiempo y el uso de recursos también se ven mejorados cuando se adopta la tecnología de la Firma Electrónica y de acuerdo con DocuSign, 83% de las transacciones que la utilizan se concretan en menos de 24 horas, en comparación con los métodos tradicionales.

• Seguridad y reducción de fraudes. La Firma Electrónica permite corroborar la identidad de las personas y la autenticidad de los actos, gracias a los procesos de autenticación que utiliza. Con ella todo es rastreable y verificable, por lo que logra reducir los fraudes, además de que algunas utilizan tecnología blockchain, lo cual garantiza mayor seguridad.

• Movilidad. Firmar un contrato o documento de manera digital permite que esté disponible a cualquier hora y en cualquier lugar, lo cual lo hace mucho más práctico que los documentos físicos. Al mismo tiempo, disminuye o elimina el consumo de papel.

• Optimiza la experiencia del usuario. Esta tecnología mejora el servicio al cliente pues estos pueden realizar sus trámites y pedidos de manera digital, con mayor comodidad y seguridad.

En México existen varias leyes que mencionan el uso de la Firma Electrónica, por lo que es válida legalmente. De hecho, existe una Ley de Firma Electrónica Avanzada en donde se establecen las características y mecanismos tecnológicos que deben adoptarse al usar una.

También existe un Acuerdo General 21/2007 del Pleno del Consejo de la Judicatura Federal donde se establece el proceso de asignación, certificación y utilización de la Firma Electrónica, además de que múltiples han emitido disposiciones en las que se especifica la legalidad de esta herramienta.

Para obtener una Firma Electrónica es necesario contar con un certificado de firma digital de una autoridad de certificación, por ejemplo, el Servicio de Administración Tributaria. Un certificado generalmente es válido por un año y así como las licencias de conducir, pueden ser revocados. Al final del periodo, también se puede solicitar la renovación de Firma Electrónica.

De acuerdo con la autoridad de certificación que emita la Firma Electrónica, se solicita información específica y se aplican algunas restricciones o limitaciones, que conforman la infraestructura de clave pública, la cual permite la creación de la firma digital y asigna las claves públicas y privadas.

Para simplificar el proceso, lo mejor es usar un proveedor de Firma Digital, que actúe como intermediario y facilite las transacciones. Por ejemplo, algunas herramientas para crear Firmas Electrónicas se pueden integrar a plataformas de almacenamiento para facilitar la firma, otras ofrecen herramientas de creación de documentos o de edición de PDF, entre otras funciones, así, los precios varían en función de los servicios ofrecidos.

Las Firmas Electrónicas permiten autorizar documentos digitales de una manera práctica y segura. Se trata de una tecnología que acredita la identidad del emisor, que funciona por medio de una función matemática y claves criptográficas. En México es válida legalmente y adoptarla tiene muchas ventajas, pues es una herramienta que aumenta la productividad, la seguridad e incluso reduce el riesgo de fraudes.

Se presentan beneficios inmediatos para empresas y otras entidades debido al impacto positivo en la experiencia del cliente, sin embargo, la consultora Gartner recomienda poner especial atención en la colaboración de los equipos multifuncionales dentro de una compañía: oficina principal, equipo legal, informática, seguridad y riesgo. Con ello se podrán establecer políticas basadas en el riesgo potencial específico para dicha institución y así seleccionar un proveedor de Firmas Electrónicas, medidas de seguridad y respaldo.