Automatización de Procesos Industriales: qué es y cómo aplicarla

La automatización de procesos comenzó hace aproximadamente cuatro décadas, con un programa de supervisión que gestionaba los recursos del sistema y proporcionaba una transición automática de un trabajo al otro; fue llamado procesamiento por lotes y aun requería participación del operario. Con la necesidad de que las personas dejaran de realizar tareas complejas e intensivas, los desarrolladores de software comenzaron a crear el software de automatización que se usa actualmente, llegando a abarcar tareas de planificación, gestión de mensajes de consola, copias de seguridad y recuperación, servicios de impresión, optimización de rendimiento, entre otras.

La automatización de procesos industriales, también conocida como automatización industrial, es la aplicación de maquinarias y equipos de tecnología, como software y hardware, que sean capaces de llevar todo tipo de procesos de producción, selección y control de manera autónoma; es decir, que haga mínima la participación del personal.

Está compuesta por tres elementos indispensables: el sistema, la maquina y el producto. El sistema es el software de control y programación, al cual se le pueden programar desde una computadora los movimientos y funciones que se busca llevar a cabo, mientras que la maquina es el autómata programable que realizará la tarea, y el producto final o tarea terminada.

Dentro de la automatización industrial hay tres tipos principales: automatización fija, automatización programable y automatización flexible. El primero se refiere a una secuencia simple que cumple una máquina que, como su nombre lo indica, ya está programada y no acepta cambios en el proceso, un ejemplo de esto es la fabricación de piezas idénticas para que puedas satisfacer una demanda; generalmente se utiliza para incrementar y agilizar la producción.

La automatización programable admite que la configuración de una maquina sea reajustable, es útil cuando cuentas con índices de producción y demandas bajos, como la producción en lotes. Así, el software y hardware de las máquinas puede reconfigurarse para ser adaptado a una necesidad específica, como en diferentes líneas de producción.

Por último, la automatización flexible es la unión de las dos anteriores, y se utiliza para las producciones de mediana intensidad, pues puedes definir la configuración del proceso en la fase inicial del proyecto, con la posibilidad de variaciones de diseño y cambios de programa sin la necesidad de paradas obligatorias, evitando así entorpecer tu proyecto.

Existen otros tipos de automatización industrial como: el control de procesos, que consiste en medir el valor actual y compararlo con un valor determinado con el objetivo de verificar que el proceso de producción se realice según lo programado y hacer algún cambio de ser necesario; el procesamiento de datos electrónicos, un sistema que acumula datos importantes de un proceso productivo para procesar grandes cantidades de información similar como almacenar actualizaciones, transacciones bancarias, archivos maestros de clientes y facturación de los servicios. Finalmente, el control numérico computarizado, cuyo objetivo es que las máquinas realicen movimientos de corte específicos y perfectos según lo programado, propiciando la baja de costos de fabricación.

Ahora bien, te debes estar preguntando cómo saber si la automatización puede ayudar a tu empresa. Estas son algunas características para identificar si un proceso puede automatizarse:

1. Alta predictibilidad. Cuando el proceso está descrito, documentado y sus reglas de negocio no son ambiguas, permite una ejecución de flujo de trabajo invariable, la automatización es adecuada para los procesos altamente repetitivos y que ocurren siempre igual.
   
   
2. Significativa carga de trabajo manual. Con un proceso automatizado se puede trabajar las 24 horas, siete días a la semana, incluso cuando los empleados no están en la oficina, en lugar de limitarse a un momento en específico del día.
   
   
3. Excepciones limitadas. Un trabajo simple con pocas excepciones o variables es ideal para la automatización; la complejidad de un proceso se puede definir por la cantidad de aplicaciones o sistemas, frecuencia de intervención humana o cantidad de pasos necesarios para ejecutar la tarea.
   
   
4. Transacciones de alto volumen o valor. Si un proceso tiene un alto consumo de recursos, toma mucho tiempo de procesamiento o tiene una relación de alto costo/impacto por cada error que se presenta en la ejecución, es un buen candidato para la automatización.
   
   
5. Propensión a errores y retrabajo. El factor de procesamiento manual puede resultar en un gran número de errores, como con la poca frecuencia de la actividad, la complejidad de las tareas o la flexibilidad de la fuerza laboral.
   
   
6. Múltiples sistemas utilizados. La automatización facilitará las comunicaciones entre los diferentes sistemas informáticos, dando un mejor uso a los recursos informáticos de la compañía.
    

Entonces, es necesario que primero realices un análisis para determinar dónde generará mayor valor e impacto la automatización, para luego ejecutar con la ayuda de una consultora especializada en Automatización Robótica de Procesos (RPA por sus siglas en inglés), una prueba de valor, la cual consiste en la automatización de algunas tareas del proceso con el fin de analizar y cuantificar los resultados.

Desde la invención de la línea de ensamblaje en 1913 los empresarios se dieron cuenta que al automatizar sus procesos, no solo logran reducir el tiempo de producción, sino que, en consecuencia, también se reducen costos y aumentan las ganancias, por lo que la automatización de procesos es más que atractiva.

Entre los principales beneficios de la automatización de procesos en empresas y organizaciones se destaca una mayor transparencia y control en los procesos, pues te permite reunir todas las partes del flujo de trabajo en un solo panel, por lo que siempre puede verse el estado actual de los procesos, y sabrás quién lleva a cabo una actividad determinada y en qué momento, así como qué debe suceder para lograr sus objetivos.

Además, los procesos se vuelven más ágiles y existen menos errores humanos, reemplazando actividades manuales como hacer copias, recolectar firmas, transferir documentos, procesar papeleo, etcétera. También se gana más tiempo para entablar relaciones y generar soluciones creativas; así, tus empleados pueden dedicarse a tareas más complejas, acelerando y optimizando las tareas rutinarias, resultando en más tiempo y energía, pudiendo trabajar en el siguiente objetivo.

En resumen, la automatización de procesos empresariales trae para tu empresa una reducción de costos, aumento de productividad, disponibilidad, confiabilidad y, por último, rendimiento.

Para que puedas implementar la automatización de procesos, en primer lugar, es necesario definir la información clave y actividades: el nombre del proceso, su objetivo, los eventos de principio y fin, las condiciones, las reglas de negocio, una descripción, entre otras especificaciones.

El siguiente paso es modelar el proceso con un diagrama, el cual debe contener información de entrada y salida para las actividades anteriormente definidas; existen varias opciones de plataformas o herramientas en el mercado para automatizar el proceso. Después de esto se deberá ejecutar el proceso, capacitando a los usuarios para el uso de la plataforma y llevar a cabo simulaciones o pruebas de la ejecución del proceso.

Se procederá a monitorear y medir cómo se comportan los indicadores clave del desempeño del proceso, los cuales dependen del objetivo planteado. Así, finalmente, se revisa el proceso y se identifican áreas de oportunidad para mejorar el proceso conforme al objetivo de tu empresa.

Algunos ejemplos de la automatización de procesos de negocio son transferencias de archivos, ya que las empresas suelen manejar miles; solicitudes de órdenes de compra, las cuales se enviarán automáticamente a quien corresponda para ser revisadas y aprobadas; gestión de documentos y contratos, ayudando a deshacerse del papel, ofreciendo transparencia y coherencia; atención al cliente para que estos reciban una respuesta inmediata a las preguntas más frecuentes; automatización en la nube para que sea menos dependiente de personas o procesos, reduciendo los tiempos de suministro e implementación, entre muchas otras aplicaciones más.

Entre los principales obstáculos de la automatización de procesos industriales se encuentran: el costo, pues el diseño de una automatización efectiva requiere tiempo y energía, además de una inversión económica; el alcance, ya que, según el sistema que decidas automatizar y cómo esté diseñado, podrían quedar algunos puntos vulnerables fuera de esa selección; otro obstáculo es el personal, pues ninguna compañía busca fama de despedir a sus empleados o un mal ambiente de trabajo, cabe señalar que la automatizar un proceso industriales no tiene como objetivo la reducción del personal, sino la realización de un trabajo administrativo de forma más rápida y precisa.

Además, al apostar por la automatización de procesos industriales es importante que tengas en cuenta los riesgos cibernéticos, pues al tener los procesos automatizados y la información digitalizada, tu empresa puede ser objetivo de ataques cibernéticos, que pongan en riesgo la reputación y continuidad de tu empresa. Para proteger a tu empresa de los diferentes riesgos cibernéticos que podría enfrentar es importante que cuentes con un Seguro de Riesgos Cibernéticos como el que ofrece Chubb Seguros México, el cual cuenta con una plataforma de reporte 24/7, para brindar una solución rápida y eficaz a los incidentes de ciberseguridad que pueda sufrir tu empresa; además de una red de expertos en informática forense, derecho informático, ciber extorsión, mitigación de fraudes y relaciones públicas, entre otras especialidades, que te asesorarán en todo momento.

El Seguro de Riesgos Cibernéticos de Chubb te apoya cubriendo los gastos de notificación, los daños y gastos por ciber extorsión, costos de recuperación de datos, así como los gastos de manejo de crisis; la reducción de la utilidad neta por interrupción del negocio.

Si estás considerando automatizar los procesos industriales de tu empresa, toma en cuenta los riesgos de ciber seguridad a los que podrías enfrentarte, acércate a un asesor especializado en el tema que te pueda brindar la consultoría que necesitas para proteger a tus clientes, colaboradores y, sobre todo, a tu empresa.