Recomendaciones para un Viaje Seguro

Los viajes de negocios constituyen una parte importante de una economía global en crecimiento, pero pueden resultar estresantes y riesgosos tanto para las organizaciones como para los viajeros. El potencial de riesgos es alto, desde enfermarse gravemente lejos del hogar, hasta quedar inmovilizado debido a un desastre natural. Los peligros aumentan cuando los viajeros no están conscientes de estos, ni están preparados para enfrentarlos.

Un fuerte terremoto sacude a Chile, mientras varios de sus principales ejecutivos están asistiendo a una reunión. Sus pasaportes y efectos personales se pierden en el tumulto y ellos quedan inmovilizados durante varios días en dificultosas condiciones esperando la reapertura de la embajada. ¿Tiene algún plan para este caso?

Revisar su póliza de seguros de viajes para asegurarse que proporciona a sus empleados viajeros adecuados beneficios de respuesta en caso de accidentes, salud y emergencias.

Asegurarse que sus empleados sepan cómo contactar a su proveedor de asistencia de viajes durante su viaje de negocios, especialmente si es al exterior.

Establecer un método de seguimiento del viaje del empleado y desarrollar un sistema de comunicaciones para situaciones de emergencia.

Tratar de no enviar a un grupo de empleados en el mismo vehículo – avión, tren, bus o automóvil.

Efectuar evaluaciones de los riesgos en los destinos antes de los viajes, especialmente si viajan hacia lugares con riesgos conocidos.

Asegurarse que los empleados que presentan riesgos de salud o toman medicamentos para el  control o mantenimiento de enfermedades estén en buenas condiciones para viajar y tengan acceso a los servicios locales.

Verificar las configuraciones de seguridad de los laptops y otros dispositivos electrónicos, incluyendo el acceso a sus redes y sistemas. Informar a los empleados acerca de los procedimientos a seguir si sospechan de una filtración de datos o compromiso del sistema.

Dos colegas que trabajan para la misma empresa multinacional – una establecida en Brazil  y la otra en  Mexico – se encuentran en una conferencia internacional en los Estados Unidos. A ambos les roban el equipaje, pero solamente las pertenencias del viajero de Mexico están cubiertas bajo su póliza de seguros. La viajera de Brazil y su equipo están descontentos por el trato recibido y la diferencia en los beneficios con los que cuentan los empleados de la compañía. ¿Tiene algún plan para este caso?

Proporcionar a sus empleados acceso a un proveedor de asistencia de viajes que le ayude a localizar objetos perdidos o incluso préstamo de dinero en una situación de emergencia.

Recordar que muchos planes de salud locales no responden en el punto de servicio cuando un empleado queda lesionado o sufre una emergencia médica durante un viaje de negocios, especialmente si viaja fuera del país. Verificar con sus profesionales de salud y considerar la contratación de un seguro médico de corto plazo para atenciones fuera del país para sus viajeros globales.

Implementar una Poliza Multinacional (CMP Programa Maestro Controlado) para riesgos de viajes de Negocios , comparable con programas globales similares de daños y responsabilidad civil. Los Programas Maestros Controlados integran pólizas de seguros localmente admitidas en un programa maestro que ayuda a evitar los vacíos de las coberturas.

Un grupo de empleados está viajando a través del país para una presentación de finalistas. El aeropuerto es sometido a un bloqueo de seguridad debido a que alguien encontró un bolso abandonado y el vuelo de sus empleados sufre un atraso de varias horas. Cuando finalmente llegan a su destino han perdido su equipaje. ¿Tiene algún plan para este caso?

Permanecer alertas y vigilar cuidadosamente sus maletas y laptops. Estar especialmente atentos cuando pasan a través de un control de seguridad, mientras están en alguna sala de espera o transitando por el terminal.

Permitir que sus maletas sean manipuladas solamente por personal autorizado.

Mantener una lista del contenido de su equipaje de mano. No llevar artículos difíciles de reemplazar.

Si hubiera algún tipo de disturbio, deben alejarse – no dirigirse hacia la potencial amenaza.

Si observan que alguien actúa de modo inusual o sospechoso, deben alertar a un empleado de la línea aérea o a las autoridades.

Después de tomar un atajo desconocido hacia una bodega en una zona rural  a las afueras de la Ciudad de Monterrey, el automóvil de un empleado sufre una avería en un área remota. Él se ve obligado a pasar la noche solo en el automóvil y a la mañana siguiente debe caminar varios kilómetros hasta el pueblo más cercano. Durante su ausencia alguien fuerza el automóvil y le roba el laptop y varios  documentos de negocio. ¿Tiene algún plan para este caso?

Deben familiarizarse con el vehículo alquilado para probar los controles. Confirmar que todo funcione bien antes de partir. Inspeccionar visualmente el exterior del vehículo y tomar fotos si es necesario.

Estudiar la ruta por la que van a viajar.  Contar con un sistema de navegación confiable y trazar la ruta antes de partir. Si necesitan consultar un mapa, deben tratar de no hacerlo en espacios abiertos.

Poner seguros a las puertas del automóvil mientras conducen y estacionarse solamente en lugares adecuadamente iluminados.

No dejar objetos de valor a plena vista dentro del vehículo. Colocar los objetos personales en la maletera con llave cuando se bajan del automóvil.

Manejar solamente por carreteras transitadas. No tomar atajos desconocidos ni detenerse en lugares mal iluminados o solitarios.

Mientras su empleada se encontraba en Santiago de Chile  para una importante reunión con un cliente, le robaron la maleta desde su habitación. Se llevaron todo – ropa, artículos de aseo y las notas para la reunión.

Ella debió ocupar las siguientes horas en reemplazar sus objetos personales, aumentando la presión a una situación de por sí estresante. ¿Tiene algún plan para este caso?

En lo posible, evitar quedarse en una habitación en la planta baja, debido a que es más susceptible a robos y otros incidentes.

En todo momento deberán mantener cerradas las puertas y ventanas con llave. Al llegar y cuando salgan y regresen a la habitación deberán verificar que funcionen bien las cerraduras.

Si han traído objetos de valor, asegurarse de dejarlas en la caja fuerte del hotel.

Asegurarse que la habitación tenga una mirilla o apertura y utilizarla para verificar la identidad de cualquier persona que golpee la puerta. Si un visitante inesperado dice ser empleado del hotel, llamar a la recepción para confirmarlo.

Observar la ubicación de los escapes de incendio, ascensores y teléfonos más cercanos.

Si se conecta al wifi del hotel, no aceptar actualizaciones que puedan aparecer en su pantalla.