Il futuro dei viaggi di lavoro

All’inizio del 2020, la diffusione della pandemia COVID-19 a livello globale ha interrotto i viaggi di lavoro. Mentre i paesi chiudevano i loro confini e implementavano il lockdown, i viaggi di lavoro venivano cancellati. Secondo la Global Business Travel Association (GBTA), il 98% delle aziende associate ha annullato o sospeso tutti o quasi tutti i viaggi di lavoro internazionali. "La situazione si evolveva di giorno di giorno", afferma Xavier Florit, Regional Head of Corporate, Accident & Health per l’Europa Continentale di Chubb. "Anche una decisione presa una settimana prima, la settimana successiva non era più pertinente."

Ora, diversi mesi dopo l'inizio della pandemia, molti paesi hanno iniziato lentamente ad aprirsi, ma è chiaro che i viaggi di lavoro non torneranno improvvisamente alle vecchie modalità. La ricerca di Chubb* mostra che, in uno scenario ottimale, il numero dei viaggiatori di affari potrebbe tornare ai volumi pre-pandemia entro l'estate del 2021.

Flessibilità e resilienza 

Le aziende che hanno ripreso i viaggi di lavoro devono adattarsi alla nuova normalità. Flessibilità, resilienza e proattività sono parole ricorrenti nell'attuale panorama pandemico. “Nel nostro ruolo di assicuratori, abbiamo cercato di lavorare e pensare in modo proattivo fin da subito", afferma Xavier.

Comprensibilmente, i dipendenti nutrono preoccupazioni sui viaggi nell'era COVID-19. Anche in tempi normali viaggiare può essere un'esperienza stressante, ma l'ulteriore incertezza della situazione attuale può turbare persino i viaggiatori più abituali. Le aziende dovrebbero esserne consapevoli e, ove possibile, cercare di placare tali preoccupazioni. Poiché i governi di tutto il mondo cambiano frequentemente le loro politiche e le restrizioni COVID-19, i dipendenti potrebbero preoccuparsi anche di come i viaggi di lavoro all'estero possano influenzare le loro vite personali. "Penso che una preoccupazione comune possa essere anche ‘Se devo andare all'estero e, mentre sono lì il paese va in lockdown e resto bloccato per un po’, o se al rientro devo restare in quarantena, che impatto ha tutto questo sulla mia famiglia?"

Riconoscere le diverse tipologie di dipendenti all’interno di un'azienda è la chiave per scegliere con successo l'approccio migliore alla gestione del rischio. Ruoli diversi generano preoccupazioni diverse. Un lavoratore offshore avrà domande sui viaggi diverse rispetto a un dipendente che visita un ufficio regional. Così come un operaio edile avrà un'esperienza di viaggio di lavoro diversa rispetto a un expat che lavora in ufficio.

"I dipendenti vogliono informazioni, vogliono potersi preparare per il viaggio", afferma Xavier. "Vogliono essere sicuri di non avere sorprese e contano sul fatto che il programma e la copertura di polizza, oltre, ovviamente, alla propria azienda, forniscano loro tali informazioni". Per rendere i viaggi di lavoro più gestibili, le aziende dovrebbero suddividere il processo in tre fasi - prima, durante e dopo il viaggio - sviluppando una checklist per ogni momento del viaggio.

Le tre fasi dei viaggi di lavoro

Le aziende dovrebbero essere aperte al dialogo sui viaggi con i dipendenti e fornire rassicurazioni sul fatto che tutti gli scenari sono presi in considerazione. Anche i dipendenti però hanno un ruolo nel rendere i viaggi di lavoro il più sicuri possibile. Devono essere consapevoli delle attività che spettano loro prima del viaggio e seguire le indicazioni dell’azienda e le direttive dei paesi in cui si recano. È necessario che si sottopongano a controlli regolari della temperatura? Devono indossare sempre la mascherina in pubblico o solo in determinate circostanze? Hanno compreso chiaramente le restrizioni sui lockdown locali?

Le aziende dovrebbero mantenere aperte le linee di comunicazione in ogni momento, facendo sapere ai propri dipendenti in viaggio che stanno monitorando costantemente la situazione globale e che non saranno soli nel caso dovessero affrontare eventuali imprevisti. "Se dovessero trovarsi in situazioni di quarantena o di lockdown, vorranno sapere cosa succederà e come saranno supportati in termini di rimpatrio, evacuazione, ecc. I risk manager dei nostri clienti sanno di poter fare affidamento su di noi per fornire la copertura e il programma di gestione del rischio adatti alla situazione", afferma Xavier.

Infine, i datori di lavoro dovrebbero favorire un momento di confronto post-viaggio, per discutere delle eventuali preoccupazioni o difficoltà incontrate. Questo non solo aiuterà a risolvere i problemi e ad agevolare il processo per altri dipendenti nei viaggi futuri, ma garantirà anche che il datore di lavoro possa tenere d'occhio la salute mentale e i livelli di stress dei dipendenti.

La app Chubb Travel Smart offre rassicurazioni prima del viaggio, sia ai datori di lavoro che ai dipendenti. È scaricata dai viaggiatori e mette a loro disposizione corsi di e-learning pre-viaggio, da effettuare prima della partenza, che contribuiscono a informarli e a garantire ai datori di lavoro che l’adempimento ai loro obblighi di duty of care sia avviato ancora prima che il viaggio inizi.

Leggi la nostra pratica checklist per i viaggi di lavoro.

Molte aziende in tutto il mondo si sono adattate rapidamente e con successo a circostanze difficili, tra cui la conversione delle attività commerciali alla modalità online. Eppure, l'interazione di persona pare abbia ancora un valore aggiunto. Secondo la Harvard Business Review, una richiesta fatta di persona ha 34 volte più successo di un'e-mail. E per molti, incontrarsi nella stessa stanza porta quella connessione in più, necessaria per chiudere un accordo. Il viaggio di lavoro tornerà, ma probabilmente in una forma un po' diversa: il GBTA afferma che il 62% degli intervistati si aspetta che il Covid-19, una volta conclusosi, avrà cambiato il modo di fare business.

La scelta della giusta protezione per i viaggi di lavoro può sembrare scoraggiante alla luce delle circostanze attuali. Xavier consiglia i seguenti passaggi nel prendere una decisione:
 

• Scegliere un broker di valore che capisca non solo il mercato dei viaggi di lavoro, ma anche le esigenze della vostra azienda. Ciò è fondamentale per essere certi di trovare la giusta polizza di viaggio.
• Gli obblighi di duty of care delle aziende sono sempre più importanti. Vanno considerati i servizi aggiuntivi offerti dall’assicuratore insieme alla copertura, come le app di viaggio e il monitoraggio in tempo reale. Essi migliorano la fruibilità di una polizza, forniscono un ulteriore livello di duty of care e assicurano che datori di lavoro e dipendenti ricevano sempre notizie aggiornate.
• Assicurarsi di aver compreso tutti i termini e le condizioni della polizza prima di riprendere i viaggi di lavoro, sapendo esattamente quale sarà la risposta della copertura in eventi quali il lockdown e le emergenze mediche. Condividere le informazioni pratiche con i dipendenti, in modo che siano preparati e si sentano rassicurati. Inoltre, accertarsi che la polizza di viaggio complessiva della vostra azienda sia al passo con gli sviluppi del rischio.

Fonti:

https://www.gbta.org/blog/global-business-travel-becomes-the-latest-casualty-of-the-coronavirus-pandemic/

https://hbr.org/2017/04/a-face-to-face-request-is-34-times-more-successful-than-an-email

*Chubb / International Air Transport Association (IATA): 29/04/20  

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