5 consigli per un piano di continuità aziendale efficace

Le aziende possono essere oggetto di molteplici incidenti, come condizioni meteorologiche avverse, lo scoppio improvviso di tubi, guasti ai server e incendi. I risk manager di Chubb affermano che sviluppare preventivamente un piano di continuità aziendale è uno dei metodi migliori per assicurarsi che la propria azienda sia pronta a riprendere l’attività dopo un’incidente.

Un piano di continuità aziendale fornisce una procedura per tornare alla normalità dopo un incidente e offre una base per la continuità operativa, ripagando l’azienda con ottimi risultati. Per esempio, risparmiando i costi di ripristino e tutelando i ricavi aziendali, salvaguardando la reputazione dell’organizzazione e persino la vita delle persone.

In genere il piano copre le seguenti aree chiave:

• Preparazione alle catastrofi
  Un elenco dei diversi incidenti che potrebbero danneggiare l’azienda, quanto è grande la minaccia che rappresentano e come organizzarsi per ridurre al minimo il loro impatto

• Risposta alle emergenze
  Le procedure che dovranno essere seguite quando si avvicina una catastrofe o si verifica un incidente

• Ripresa delle attività
  Un elenco delle funzioni aziendali critiche e i passaggi da intraprendere per ripristinare le vendite, la produzione o altre operazioni aziendali ai livelli pre-incidente

Ecco alcuni suggerimenti per avviare un piano di continuità aziendale efficace e mantenerlo aggiornato:

Ottenere supporto dal top management e assegnare una persona a guida del processo. Quindi assemblare un team centrale composto da personale chiave dell’intera organizzazione che rappresenti ogni dipartimento critico, quali membri della sicurezza, delle risorse umane, del dipartimento legale, responsabili delle strutture, di gestione del rischio e di comunicazione. Assicurandosi che i ruoli, le responsabilità e le competenze richieste per un sistema di gestione della continuità operativa (BCMS) siano coperti

Fornire un processo strutturato per analizzare la probabilità e le conseguenze di eventi problematici, classificandoli in base al rischio di interruzione delle attività critiche dell'organizzazione. Minacce specifiche possono includere pericoli naturali, strutture chiave, risorse tecnologiche, il personale, eventi passati, problemi relativi alla catena di approvvigionamento, attrezzature specializzate, sicurezza e utenze

Questo processo classificherà le funzioni chiave dell’organizzazione dalla più critica alla meno critica, consentendo di determinare le priorità e i tempi per la ripresa delle attività. I responsabili delle funzioni aziendali dovrebbero identificare le potenziali strategie di mitigazione e le risorse chiave necessarie (comprese le funzionalità IT e la disponibilità dei dati) per riprendere le operazioni

Documentare il piano e le procedure passo dopo passo. Assicurarsi di condividere il piano finale con il personale e assegnare chiare responsabilità per l'attuazione dello stesso

È consigliabile pensare alla pianificazione della continuità aziendale come a un processo che richiede revisioni, aggiornamenti e aggiustamenti continui in base ai cambiamenti delle operazioni aziendali. Offrire sessioni di formazione in modo che i dipendenti siano pronti a supportare gli sforzi di ripristino e condurre esercitazioni regolari per valutare e migliorare la risposta agli incidenti

Infine, nel prepararsi a fronteggiare qualsiasi grave interruzione, ogni azienda dovrebbe inoltre essere pronta ad apportare modifiche rapide alle proprie operazioni. La flessibilità può essere un elemento chiave per proteggere la propria attività e accelerare i tempi di ripresa.

Sebbene il momento ideale per mettere in atto un piano di continuità aziendale sia prima che si verifichi un incidente, anche le aziende che non hanno ancora un piano in atto possono prendere spunto da questi consigli e investire del tempo, nel corso di un incidente o ad incidente già avvenuto, per proteggere i propri dipendenti, valutare il potenziale impatto e prepararsi per una ripresa fluida e regolare.

Gli stessi intermediari possono utilizzare queste best practice per assistere i propri clienti nella valutazione dei rischi in cui potrebbero incorrere.