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公司業務可能會受到惡劣天氣、管道爆裂、伺服器故障、火災及流行病等各類災難性事件影響。安達風險經理建議,最佳的方式是未雨綢繆,制定業務持續運作規劃,以確保您的業務在事故後恢復運作。

甚麼是業務持續運作規劃?

業務持續運作規劃提供災後復原框架。這對維持業務收入、保護公司聲譽、控制復原成本及保障員工生命安全至關重要。業務持續運作規劃主要包括以下幾個關鍵範疇:

  • 災難應對準備:列出會對公司業務構成破壞的事件類型、危害程度,以及如何將其對公司的影響減至最低。
  • 緊急應變措施: 在災難即將發生或已經發生的情況下公司應遵循的程序。
  • 業務恢復:列出公司的關鍵業務功能,以及將銷售、生產及營運恢復至災難前水平須採取的措施。
如何制定公司業務持續運作規劃

成功的業務持續運作規劃的首要因素,是高級管理層的支持,並由指定人員監督流程。以下是有關制定並持續更新計劃的建議:

  1. 成立團隊。獲取高級管理層的支持,指定專人負責監督流程。然後成立核心團隊,由生產、人力資源、質量監控、財務等關鍵業務部門代表擔任成員。
  2. 評估風險。識別並列出最有可能對公司業務構成威脅的事件或危險因素,包括建築設施、技術資源、員工、過往事件、供應鏈問題、專用設備、氣候、保安及公共設施等。
  3. 進行業務影響分析。透過業務影響分析,可將業務功能按重要性由高至低排列,從而了解災後需要首先恢復的功能。邀請業務部門就恢復策略提供建議,以確保關鍵功能可於指定時間內恢復正常運作。當中包括如何在數小時內恢復備份檔案(應該儲存於公司以外的地方)及在有需要時,更換設備而需聯絡的資訊科技供應商等相關資訊。
  4. 文字記錄。記錄公司的業務持續運作計劃及每步驟的流程,確保與員工分享,並就計劃實施訂明職責。
  5. 反覆測試。應將業務持續運作計劃視為一個循環 - 需因應公司業務的變化予以持續評估、更新及調整。為員工提供培訓,以做足準備,確保在恢復過程中合作無間,並舉行定期演習,以評估及提高應變能力。

災難來襲之前是啓動業務持續運作規劃的理想時間。不過,萬一未有制定計劃,於事件發生期間,公司亦可投放時間去保障員工、評估潛在影響及為順利恢復業務做足準備。

本文章的所有內容僅用於說明,並非作為保險產品的邀約或招攬用。不應依賴本文章作為法律建議或保障範圍,也不能將其視為可取用作取代獲取適當法律或其他專業建議,或細閱保單文件。您應該細閱保單文件,以確定所討論的任何保險產品是否適合您或您的公司/業務,並請注意每個國家/地區均受不同的限額、不保事項、條款及細則所轄制,並非所有國家/地區都提供所有保險。

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