Pravidla ochrany osobních údajů pro zaměstnance

Chubb European Group Limited jednající prostřednictvím Chubb European Group Limited, organizační složka, se sídlem Praha 8, Pobřežní 620/3, Post Code 186 00, IČ: 278 93 723 (dále jen “Chubb”, přičemž gramatické tvary slov "my" a "náš" odkazují ke stejnému subjektu) si váží svých zaměstnanců a respektuje a chrání jejich soukromí.  

Toto sdělení o ochraně soukromí zaměstnance (dále jen "Oznámení") stanovuje typy osobních údajů, které Chubb, jakožto správce osobních údajů, o vás shromažďuje, dále účely, pro které jsou osobní údaje shromažďovány, právní důvod, na základě něhož jsou osobní údaje zpracovávány, a to, jak Chubb s vašimi osobními údaji nakládá.  Účelem tohoto dokumentu je splnění naší povinnosti informovat zaměstnance o zpracování jejich osobních údajů naší strany, v souladu s příslušnými předpisy o ochraně osobních údajů. 

Výše uvedená společnost skupiny Chubb je správcem Vašich osobních údajů. Za určitých okolností mohou být Vaše osobní údaje zpracovávány i dalšími společnostmi skupiny Chubb, a to pro jimi určené účely; v takových případech budou správci údajů i tyto společnosti. Toto Oznámení platí pro stávající a bývalé zaměstnance, a dále tam, kde to je relevantní, platí také pro pracovníky, uchazeče o zaměstnání, stážisty, agenturní zaměstnance, konzultanty ředitele a třetí osoby, jejichž informace jsou nám poskytovány v souvislosti se zaměstnáním nebo pracovněprávním vztahem (například poskytovatelé pracovních referencí nebo osoby sloužící jako kontakty v případě nouzové situace).  Tam, kde používáme termín zaměstnanec nebo zaměstnání, se pro účely tohoto oznámení uvedenými osobami rozumějí i ti, kteří pro nás pracují na jiném základě než v pracovněprávním vztahu, a to do té míry, do níž to je pro účely tohoto sdělení relevantní, což ale jinak v žádném ohledu neznamená, že by dotyčný jednotlivec byl zaměstnancem Chubb.

Toto Oznámení netvoří součást žádné pracovní smlouvy a nedává Vám žádné smluvní právo, ani  Vám neukládá žádnou smluvní povinnost. Toto Oznámení můžeme kdykoliv aktualizovat nebo jinak upravit. 

Toto Oznámení se uplatňuje na území Evropského hospodářského prostoru včetně (prozatím) Spojeného království (“EEA”).  Výraz "příslušné předpisy", pokud je používán v tomto Oznámení, je odkazem na příslušné předpisy o ochraně osobních údajů ve státě, v němž pracujete, a dále a zejména na Obecné nařízení o ochraně osobních údajů EU ("GDPR"). Mezi jednotlivými státy EEA, v nichž je činná skupina Chubb, existují drobné rozdíly v obsahu příslušných předpisů. Podrobnější informace v tomto ohledu může být poskytnuta dále v textu tohoto Oznámení, případně ve zvláštní, samostatně poskytnuté informaci ze strany Chubb o odlišnostech ochrany osobních údajů a jejich zpracování v dalších zemích. 

V případě, že máte jakékoli dotazy ohledně zpracování Vašich osobních údajů nebo se domníváte, že byla porušena Vaše práva na ochranu soukromí vyplývající z příslušných předpisů, kontaktujte prosím pověřence pro ochranu osobních údajů skupiny Chubb na adrese dataprotectionoffice.europe@chubb.com. Také v případě, že máte informace o jakémkoli protiprávním nakládání s osobními údaji, informujte nás o tom neprodleně, abychom mohli zjednat nápravu a případně splnit naše informační povinnosti.

Přehled

Chubb shromažďuje a používá osobní údaje, které poskytujete, a to jednak jako součást náborového procesu a přijímání do společnosti, jednak společně s dalšími osobními údaji, které jsou shromažďovány v průběhu vašeho zaměstnání nebo smluvní angažovanosti (například ve vztahu k revizím výkonnosti, disciplinárním řízením a účasti na dobrovolných plánech benefitů).

Osobní údaje, které Chubb shromažďuje, se používají primárně pro náborový proces, řízení pracovní síly a dodržování pracovní smlouvy.  Osobní údaje mohou být uchovávány v systémech uložených po celém světě a mohou je zpracovávat poskytovatelé služeb – třetí strany, které jednají za Chubb. 

Vaše údaje potřebujeme k zahájení, průběhu a ukončení Vašeho zaměstnání a plnění souvisejících smluvních nebo zákonných povinností. Bez těchto údajů s Vámi nebudeme moci uzavřít smlouvu, ani plnit naše povinnosti vyplývající z dané smlouvy.

Naší politikou je dodržovat všechny povinnosti vyplývající z Obecného nařízení Evropského Parlamentu a Rady (EU) o ochraně osobních údajů (dále jen „GDPR“) a obecně závazných právních předpisů České republiky. Při ochraně bezpečnosti osobních údajů máte důležitou roli a měli byste dávat pozor, komu své osobní údaje zpřístupňujete a jak chráníte svoji komunikaci a přístroje.  Prosím, podívejte se do Globální směrnice o bezpečnosti informací Chubb a Globální směrnice o IT bezpečnosti a soukromí, kde naleznete více informací o Vaší odpovědnosti na úseku ochrany osobních údajů. 

Máte také určitá práva s ohledem na své osobní údaje, která můžete uplatnit, když budete kontaktovat určeného Pověřence pro ochranu osobních údajů. 

Email:  dataprotectionoffice.europe@chubb.com

Kontaktní adresa: 

Data Protection Officer (pověřenec pro ochranu osobních údajů), 

Chubb, 100 Leadenhall Street, 

EC3A 3BP, Londýn, Spojené království 

Kategorie osobních údajů, které Chubb zpracovává

Termínem "Osobní údaje" se rozumí informace, které se týkají identifikované fyzické osoby nebo fyzické osoby, kterou lze identifikovat.  Identifikovatelná fyzická osoba je osoba, kterou lze přímo či nepřímo identifikovat, zejména odkazem na určitý identifikátor, například jméno, identifikační číslo, lokační údaje, síťový identifikátor, nebo na jeden či více zvláštních prvků fyzické, fyziologické, genetické, psychické, ekonomické, kulturní nebo společenské identity tohoto jednotlivce. Osobní údaje zahrnují například Vaše kontaktní údaje a Vaše fotografie.

Chubb zpracovává Vaše osobní údaje.  V tomto kontextu se “zpracováním” rozumí nakládání s osobními údaji jakýmkoli způsobem, jako např. používání, zveřejňování nebo jejich smazání.

Kategorie osobních údajů, které zpracováváme, se liší v závislosti na Vaší pozici, Vašem pracovišti a podmínkách Vašeho zaměstnání nebo jiné obdobné činnosti.  Zpracovávané osobní údaje zahrnují například Vaše osobní a základní pracovní údaje, údaje o Vašem odměňování a benefitech. 

Kategorie osobních údajů, které zpracováváme, zahrnují, ale neomezují se, zejména na níže uvedené:

• Vaše osobní údaje – například vaše jméno, datum narození, pohlaví, kontaktní údaje, nouzové kontaktní údaje / údaje na nejbližšího příbuzného, údaje o pobytu a o pracovním povolení v případě cizince, o odborné způsobilosti k práci, včetně jazykových znalostí 
• Základní údaje vztahující se k výkonu práce – například Vaše pracovní kontaktní údaje (pracovní e-mailová adresa a telefonní čísla), osobní číslo zaměstnance, fotografie, název práce, popis práce, přiřazená obchodní jednotka nebo skupina, linie podřízenosti, pravidelné pracoviště, pracovní doba a podmínky vašeho zaměstnání;
• Údaje o profesní kvalifikaci a regulační údaje – například doklady o kvalifikaci a jedinečné profesní regulační identifikátory;
• Údaje o náboru/výběru – například jakékoli osobní údaje obsažené ve Vašem CV, formulář žádosti, záznam z pohovoru nebo poznámky z interview, záznamy z hodnocení a lustrování a ověřování dokumentace;
• Údaje o odměňování a benefitech – například údaje o Vaší mzdě a benefitech, údaje o bankovním spojení, údaje vztahující se k sociálnímu zabezpečení nebo zdravotnímu pojištění, daňové informace a informace o příjemci benefitů – třetí straně;
• Výpisy z rejstříku trestů – uplatní se v případech, kde to je povoleno podle právních předpisů ve vztahu k náboru pro specifické role;
• Údaje o dovolené – například Vaše záznamy o dovolené a záznamy související s překážkami v práci na straně zaměstnance;
• Údaje o pracovní neschopnosti – například jakékoli osobní údaje obsažené ve Vašich záznamech o absenci, potvrzení lékaře o pracovní neschopnosti, zprávy nebo osvědčení a záznamy týkající se pracovních úlev nebo jiných úprav;
• Údaje o disciplinárních řízeních a údaje o stížnostech – například jakékoli osobní údaje obsažené v záznamech o obviněních, šetřeních a záznamy z jednání a výsledky; 
• Údaje o řízení pracovního výkonu – například zpětná vazba od kolegů a manažera, pochvaly, výsledky z talentových programů a formální a neformální procesy řízení výkonnosti;
• Údaje o rovnosti a diverzitě – tam, kde to je povoleno podle právních předpisů, údaje týkající se pohlaví, věku, rasy, národnosti, náboženského vyznání a sexuality (uchovávané anonymně pro účely sledování rovných příležitostí);
• Údaje o školení a osobním rozvoji – údaje týkající se potřeb školení a rozvoje nebo absolvovaného školení;
• Údaje monitoringu – tam, kde to je povoleno podle právních předpisů, identifikovatelné snímky obsažené na nahrávkách CCTV, záznamy pro přihlášení a přístup do systému a do budovy, záznamy o stisknutí klávesy, stahování souborů a tisku, záznamy volání, údaje zachycené IT bezpečnostními programy a filtry; 
• Zdravotní a bezpečnostní údaje – osobní údaje v auditech, hodnoceních rizika a zprávách o bezpečnostních incidentech;
• Údaje o žalobách, stížnostech a zveřejněních zaměstnance – osobní údaje v soudních sporech a stížnostech v záležitostech zaměstnání, zapojení zaměstnance do hlášení incidentů a zveřejnění;
• Údaje o výpovědi – například termíny a důvody odchodu, dohody o ukončení a platby odstupného, rozhovory při odchodu a reference; a
• Jakékoli jiné osobní údaje, které se rozhodnete zpřístupnit Chubb v průběhu Vašeho zaměstnání, ať již v ústní nebo psané formě (například v pracovních emailech). 

Zvláštní kategorie osobních údajů

V rozsahu povoleném platnými právními předpisy může Chubb shromažďovat a zpracovávat omezené množství osobních údajů, které spadají do zvláštních kategorií. V rámci této kategorie Chubb shromažďuje a zaznamenává informace týkající se zdravotního stavu (včetně informací o pracovních úlevách nebo jiných úpravách) v rozsahu povoleném podle platných právních předpisů. Můžeme taktéž zpracovávat informace týkající se sexuálního života, sexuální orientace, rasového nebo etnického původu, členství v odborech, politické příslušnosti, náboženského nebo filozofického přesvědčení, a to pouze v případě, že nám tyto informace poskytnete, a v rozsahu povoleném podle platných právních předpisů.

Některé země Evropského hospodářského prostoru, ve kterých působíme, mají omezení týkající se typů zvláštních kategorií osobních údajů, které mohou zaměstnavatelé zpracovávat. V souladu s tím v České republice nezpracováváme osobní údaje týkající se těhotenství, rodinných a majetkových poměrů, sexuální orientace a sexuálního života, rasového nebo etnického původu, členství v odborové organizaci, členství v politických stranách a hnutích (politické příslušnosti), náboženského vyznání a příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti, genetické či biometrické údaje a údaje o trestněprávní bezúhonnosti, ledaže je případně dána některá ze zákonných výjimek. Informace o zdravotním stavu zpracováváme pouze v případech stanovených zákonem. Další údaje k tomuto tématu jsou uvedeny v sekci "Účely zpracování a právní základ zpracování".

Zdroje osobních údajů

Osobní údaje, které o Vás zpracováváme, budou poskytnuty primárně Vámi, buď během Vašeho ucházení se o zaměstnání nebo jiný smluvní vztah, během procesu nástupu nebo na ad hoc základě v průběhu Vašeho zaměstnání nebo smluvního vztahu. Tyto údaje zahrnují zejména Vaše osobní a základní pracovní údaje, včetně údajů o rovnosti a diverzitě.

Během procesu náboru můžeme požadovat reference od třetích stran a provádět procesy screeningu a lustrování s využitím zdrojů třetí strany. Tyto procesy screeningu a lustrování provádíme pouze v rozsahu povoleném platnými právními předpisy.  Dostáváme také informace, které mohou zahrnovat Vaše osobní údaje, od vašeho přímo nadřízeného manažera (například s ohledem na kontrolu pracovní výkonnosti) nebo, čas od času, od jiných manažerů nebo kolegů (například v průběhu provádění šetření).  

Můžeme také dostávat osobní údaje o vás od jiných třetích stran, například klientů, brokerů a regulačních úřadů, finančních úřadů a jiných správních úřadů, od poskytovatelů benefitů, a to v rozsahu povoleném platnými právními předpisy.

Za určitých okolností mohou být údaje shromažďovány nepřímo z monitorovacích zařízení nebo jinými prostředky (např. systémy kontroly a monitorování přístupu do budovy a na pracoviště, data a záznamy z telefonu a záznamy z e-mailu a přístupu na internet), pokud a do té míry, do jaké je to povoleno podle platných právních předpisů.  Za těchto okolností může údaje shromažďovat Chubb nebo externí poskytovatel příslušné služby.  K tomuto typu údajů se běžně nepřistupuje, ale přístup je možný.  K přístupu může dojít například v situacích, kdy Chubb vyšetřuje možné porušení zásad Chubb, např. těch, která se týkají náhrad cestovních a jiných výdajů, používání internetu nebo chování zaměstnance obecně, nebo v případě, že jsou údaje potřebné pro účely dodržování předpisů.  K častějšímu přístupu k těmto údajům může docházet v souvislosti s programem sledování e-mailové komunikace, pokud a do té míry, do jaké je to povoleno podle platných právních předpisů. Chubb nepoužije tato shromážděné údaje pro žádné jiné účely, než jak je výslovně uvedeno v tomto Oznámení.

Pokud Vás požádáme o povinné sdělení osobních údajů, budeme Vás o tom informovat v době shromažďování a v případě, že je konkrétní informace potřebná pro účely plnění smlouvy nebo dodržování zákonných povinností, bude to uvedeno.  Pokud tyto povinné údaje neposkytnete, bude to znamenat, že nebudeme moci provést určité personální procesy.  Například, pokud nám neposkytnete své bankovní údaje, nebudeme Vám moci zaplatit.  V některých případech to může znamenat, že nebudeme moci pokračovat ve Vašem zaměstnání či smluvním poměru, protože Chubb nebude mít osobní údaje, o kterých se domníváme, že jsou nezbytné k účinné a efektivní správě a řízení našeho vztahu s Vámi.

Kromě osobních údajů, které se Vás týkají, můžete Chubb poskytnout taktéž osobní údaje jiných třetích stran, zejména osob poskytujících reference, Vámi vyživovaných osob a dalších členů rodiny či přátel, pro účely správy a řízení lidských zdrojů, včetně ověření zaměstnání, správy benefitů a kontaktování příbuzného, kterého máme informovat v mimořádných situacích.  Dříve, než poskytnete tyto osobní údaje třetích osob Chubb, musíte nejprve tyto třetí strany informovat o tom, které osobní údaje máte v úmyslu poskytnout Chubb, a o zpracování, které má Chubb provést, jak je uvedeno v tomto Oznámení.

Pokud máte nějaké dotazy ohledně zdroje Vašich osobních údajů nebo byste rádi obdrželi podrobnější informace, než jsou informace uvedené v tomto Oznámení, obraťte se na nás.

Účely zpracování a právní základ zpracování 

Vaše osobní údaje jsou shromažďovány a zpracovávány pro různé provozní účely Chubb, v souladu s platnými právními předpisy a případnými kolektivními smlouvami. Údaje lze příležitostně využít pro účely, které Vám nejsou oznámeny, pokud okolnosti takové použití opravňují (např. vyšetřování nebo disciplinární řízení).

Pokud jsme povinni zpracovávat Vaše osobní údaje na základě konkrétního zákonného důvodu podle právních předpisů o ochraně osobních údajů, obecně zpracováváme Vaše osobní údaje na jednom z těchto právních základů:

a)    udělil jste souhlas se zpracováním osobních údajů pro jeden nebo více konkrétních účelů (čl. 6.1 písm. a) GDPR);

b)    zpracování je nezbytné pro účely oprávněných zájmů Chubb (jedná se o účely popsané v níže uvedené části), kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost zájmy nebo základní práva a svobody subjektu údajů vyžadující ochranu osobních údajů (čl. 6.1 písm. f) GDPR);

d)     zpracování je nezbytné pro splnění právní povinnosti, která se na Chubb vztahuje (čl. 6.1 písm. c) GDPR);

d)    zpracování je nezbytné pro splnění smlouvy, jejíž smluvní stranou jste, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na Vaši žádost (čl. 6.1 písm. b) GDPR); nebo

Občas můžeme zpracovávat Vaše osobní údaje pro účely oprávněných zájmů třetí strany (čl. 6.1 písm.GDPR), kromě případů, kdy před těmito zájmy mají přednost Vaše zájmy nebo základní práva a svobody vyžadující ochranu osobních údajů. Je-li tomu tak, je to uvedeno v tomto Oznámení, popř. vám to bude sděleno před provedením takového zpracování. 

Vaše osobní údaje používáme pro účely rozhodování o náboru, plnění pracovní smlouvy a ukončení pracovního poměru. Všechny tyto účely se vztahují k právnímu důvodu zpracování podle platných právních předpisů.  Mezi tyto účely patří: 

Pamatujte, prosím, že toto není úplný seznam a že můžeme zpracovávat vaše osobní údaje i pro jiné účely, které jsou v souladu s právním základem, na kterém vaše osobní údaje zpracováváme.  Dále platí, že dodatečné informace o konkrétním zpracování osobních údajů Vám mohou být poskytnuty dodatečně, v souladu s platnými zásadami.

Zvláštní kategorie osobních údajů

Kromě toho, pokud zpracováváme zvláštní kategorie osobních údajů (včetně údajů týkajících se zdraví, sexuálního života, sexuální orientace, rasového nebo etnického původu, členství v odborech nebo náboženského nebo filozofického přesvědčení), bude to vždy odůvodněno na základě splnění další zákonné podmínky.

Zpracování zvláštních kategorií osobních údajů (například údajů týkajících se zdraví, sexuálního života, sexuální orientace, rasového nebo etnického původu, členství v odborech, politické příslušnosti nebo náboženského nebo filozofického přesvědčení) je odůvodněno jednou z níže uvedených speciálních podmínek: 

• zpracování je nezbytné pro účely plnění našich povinností podle pracovněprávních předpisů, předpisů o sociálním zabezpečení a sociální ochraně, pokud není důvod se domnívat, že Váš oprávněný zájem vyloučit zpracování Vašich osobních údajů převažuje (čl. 9.2 písm. b) GDPR)  (např. dodržování pravidel o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci, posouzení důvěryhodnosti, poskytování nemocenské, provádění rozumných úprav pro osoby se zdravotním postižením nebo zajištění toho, že jakékoli propuštění je spravedlivé);
• zpracování je dobrovolné a je prováděno na základě vašeho výslovného souhlasu pro jeden či více konkrétních účelů (čl. 9.2 písm. a) GDPR) (např. pokud se chcete účastnit dodatečného podpůrného programu nebo benefitu, který souvisí s pracovní neschopností nebo podporou zdraví). Pokud se spoléháme na souhlas, jasně to uvedeme, a nespoléháme se na, pokud existuje jakákoli jiná relevantní zákonná podmínka;
• zpracování je nezbytné pro podání, určení, výkon nebo obhajobu právních nároků (čl. 9.2 písm. f) GDPR) (ať již nárok uplatníte Vy, třetí strana nebo my); 
• zpracování je nezbytné pro hodnocení vaší pracovní způsobilosti prováděné zdravotnickým profesionálem (čl. 9.2 písm. h) GDPR a/nebo zákon č. 373/2011 Sb., o specifických zdravotních službách, ve znění pozdějších předpisů) (např. zpráva o zdravotní způsobilosti k práci); 
• zpracování je nezbytné z důvodů podstatných veřejných zájmů, které jsou upraveny místním zákonem (čl. 9.2 písm. g) GDPR) (např. prevence nebo detekce nezákonného jednání nebo sledování rovných příležitostí, pokud to je povoleno místním zákonem); nebo 
• za výjimečných okolností je zpracování nezbytné na ochranu vašich životně důležitých zájmů a vy nedokážete vyjádřit souhlas (čl. 9.2 písm. c) GDPR a/nebo zákon č. 372/2011 Sb., o zdravotních službách, ve znění pozdějších předpisů) (například v nouzové zdravotní situaci). 

To může zahrnovat následující situace, avšak nejedná se o vyčerpávající výčet:

Můžeme si vyžádat Váš souhlas s určitým zpracováním, které jinak není odůvodněno žádným z výše uvedených právních základů.  Je-li pro konkrétní zpracování nezbytný souhlas, bude od Vás vyžádán samostatně, aby bylo zajištěno, že byl udělen dobrovolně, informovaně a výslovně.  Informace týkající se takového zpracování Vám budou poskytnuty současně s vyžádáním souhlasu, a to spolu s informacemi o dopadu neposkytnutí souhlasu.  Pamatujte, že vyhovění žádosti Chubb o souhlas není podmínkou ani požadavkem v rámci Vašeho zaměstnání nebo smluvního poměru. 

Údaje o odsouzení za spáchané trestné činy

Pokud to umožňují platné právní předpisy, vyžádáme si poskytnutí výpisu z rejstříku trestů v rámci našich průběžných regulačních požadavků a procesů prověrky osob.  Proto budeme v takových případech zpracovávat informace týkající se odsouzení za trestné činy.  Více podrobností o našich prověrkách zaměřených na trestnou činnost naleznete v [zásady].  Taktéž budeme takové údaje zpracovávat, pokud dojde v souvislosti s daným pracovištěm k jakékoli trestné činnosti. 

Tyto osobní údaje zpracováváme na základě našich oprávněných zájmů na zajištění, abychom zaměstnávali pouze vhodný personál a abychom mohli zajistit bezpečnost a ochranu našeho podniku a majetku.  Navíc tyto osobní údaje zpracováváme na konkrétních základech uvedených v platných právních předpisech.

Uchovávání osobních údajů

Naším všeobecným přístupem je uchovávat osobní údaje zaměstnance pouze po dobu, po kterou to je nutné pro splnění účelu, pro který jsme je shromáždili, nebo pro který jste je poskytli. Z tohoto důvodu tedy uchováváme osobní údaje zaměstnance minimálně po dobu trvání pracovněprávního vztahu k naší společnosti.

V určitých případech právní předpisy nebo regulační povinnosti (například v daňových věcech) vyžadují, abychom udržovali specifické záznamy po určitou dobu, a to i po skončení vašeho zaměstnání.  V jiných případech uchováváme osobní údaje, abychom mohli vyřešit dotazy nebo soudní spory, o kterých se domníváme, že mohou čas od času vyvstat. 

Pokud chcete získat více informací o praktikách uchovávání osobních údajů společností Chubb, včetně těch s ohledem na záznamy zaměstnance, podívejte se, prosím, do směrnice ohledně řízení záznamů a osobních údajů Chubb (https://village.chubb.com/docs/DOC-434025). 

Přístup k osobním údajům a jejich sdělování

Interně Vaši přímí a nepřímí nadřízení manažeři, zaměstnanci HR, kteří Vás mají na starosti, a v některých případech určití další kolegové budou mít přístup k některým Vašim osobním údajům, kde se to týká jejich role. 

Vaše osobní údaje sdílíme s jinými členy skupiny Chubb, kde to je požadováno, například pro uskutečnění globálních procesů, provádění reportingu v rámci celé skupiny nebo pro poskytnutí pomoci při plánování pracovní síly. 

K určitým základním osobním údajům, jako je vaše jméno, pracoviště, název pracovní pozice, kontaktní údaje a případné publikované dovednosti a zkušenosti, mohou přistupovat i jiní pracovníci

Můžeme být také povinni sdělit Vaše osobní údaje třetím stranám. Mezi ně patří dodavatelé, kteří nám pomáhají poskytovat personální služby, finanční a jiné úřady, regulační úřad či odborný poradce.

Mezi příklady třetích stran, s nimiž mohou být Vaše údaje sdíleny, patří finanční úřady, zdravotničtí pracovníci / odborníci na pracovní medicínu, donucovací a regulační orgány, pojišťovny, banky, IT administrátoři, právníci, účetní Chubb, poskytovatelé datových center, lékaři nebo jiní poskytovatelé zdravotní péče, auditoři, notáři, investoři, financující subjekty, poskytovatelé školení, pronajímatelé, poskytovatelé přístupu do kanceláří, dodavatelé pro sociální sítě a marketing, konzultanti a další odborní poradci, poskytovatelé mzdových/daňových služeb a správci programů benefitů společnosti Chubb.  K Vašim osobním údajům přistupují také třetí strany, s nimiž spolupracujeme v souvislosti s IT službami, jako je hosting, podpora a údržba rámce našich informačních systémů.

Chubb od těchto třetích stran očekává, že budou zpracovávat případné údaje, které jim byly sděleny, v souladu s platnými právními předpisy, včetně těch, které se týkají důvěrnosti a zabezpečení dat.  Pokud tyto třetí strany jednají v postavení „zpracovatele“ (například správa mzdové agendy), plní své úkoly naším jménem a podle našich pokynů pro výše uvedené účely.  V tomto případě budou Vaše osobní údaje sděleny těmto stranám pouze v rozsahu nezbytném k poskytování požadovaných služeb.

Můžeme také sdílet omezené informace s klienty, kde jste součástí klientského týmu, nebo navrhovaného týmu v procesu výběrového řízení.

Používáme řadu dodavatelů – třetích stran, kteří nám pomáhají poskytovat personální služby HR, jako je Oracle nebo PeopleSoft.  Tyto třetí strany mohou mít přístup k Vašim osobním údajům nebo jen provádět jejich hosting, ale budou tak vždy činit podle našich pokynů a na základě smluvního vztahu.

Některé třetí strany, kterým můžeme poskytovat osobní údaje, například soukromí poskytovatelé zdravotního pojištění nebo dodavatelé služeb pro bezpečnost a ochranu zdraví při práci nebo externí poradci nebo regulační úřady, jsou samostatnými správci osobních údajů a měli byste se podívat na jejich vlastní oznámení a politiky s ohledem na to, jak používají Vaše osobní údaje. 

Může se od nás také požadovat, abychom zveřejnili Vaše osobní údaje třetím stranám v reakci na příkazy nebo požadavky od soudu, regulátorů, vládních agentur, v rámci soudních řízení nebo veřejných úřadů, nebo pro dodržení regulačních požadavků nebo jako součást dialogu s regulátorem.

Vaše osobní údaje mohou být také zveřejněny poradcům, případným transakčním partnerům nebo zainteresovaným třetím stranám ve spojitosti se zvažováním, vyjednáváním nebo dokončováním korporátní transakce nebo restrukturalizace businessu nebo aktiv jakékoli části skupiny Chubb.  

Přeshraniční předávání

Globální podstata našeho podnikání znamená, že Vaše osobní údaje mohou být zveřejněny členům skupiny Chubb mimo EHP, zejména v USA a na Mauriciu.  Určití dodavatelé a poskytovatelé služeb mohou mít též personál nebo systémy sídlící mimo EHP. V důsledku toho mohou být Vaše osobní údaje předány do zemí mimo zemi, v níž pracujete, a do zemí, kde mohou být zákony na ochranu osobních údajů méně přísné než ve Vaší jurisdikci.

V této souvislosti mohou být Vaše osobní údaje předávány mimo Evropský hospodářský prostor (EHP) pro účely uvedené v tomto Oznámení do zemí, které možná nezaručují úroveň ochrany osobních údajů odpovídající úrovni ochrany, která je zaručena v rámci EHP. 

Skupina Chubb má zavedenou vnitropodnikovou dohodu o předávání údajů, která reguluje přeshraniční předávání Vašich osobních údajů v rámci skupiny. Tam, kde třetí strany převádí Vaše osobní údaje mimo EHP, podnikneme kroky pro zajištění toho, že Vaše osobní údaje dostanou adekvátní úroveň ochrany, včetně například uzavření příslušných smluv o předávání údajů nebo zajištěním toho, že třetí strany jsou certifikovány podle příslušných kodexů o ochraně osobních údajů.

Máte právo požadovat kopii jakékoli dohody o předávání údajů, podle níž jsou převáděny Vaše osobní údaje, nebo mít jinak přístup k informacím o zárukách ochrany údajů. Jakákoli dohoda o předávání údajů, která Vám bude dána k dispozici, může projít redakční úpravou z důvodů komerční citlivosti.  

Práva subjektu údajů

Máte řadu práv, která zahrnují níže uvedené:

Právo přístupu, opravy a na výmaz vašich osobních údajů

Chubb se snaží zajistit, aby byly veškeré osobní údaje, které uchováváme, správné.  Proto máte povinnost zajistit, aby byly změny osobních údajů (například změna adresy nebo bankovního účtu) oznámena Chubb tak, abychom mohli zajistit, že jsou Vaše údaje aktuální.

Máte právo požádat o přístup ke všem svým osobním údajům, které má o Vás Chubb k dispozici, a požádat nás, abychom:

• Potvrdili, zda zpracováváme Vaše osobní údaje.
• Vám poskytli kopii těchto údajů.
• Vám poskytli další informace o Vašich osobních údajích, například informace o tom, jaké údaje máme, k čemu je používáme, komu je sdělujeme, zda je předáváme do zahraničí a jak je chráníme, jak dlouho je uchováváme, jaká práva máte, jak můžete podat stížnost, odkud jsme Vaše údaje získali a zda jsme provedli jakékoli automatizované rozhodování nebo profilování. Máte právo nás požádat o opravu Vašich případných nepřesných osobních údajů.

Dále máte právo požádat o výmaz irelevantních osobních údajů, které o Vás držíme, a to pouze za předpokladu, že:

• již nejsou potřeba pro účely, pro které byly shromážděny nebo jinak zpracovávány, nebo  
• odvolali jste svůj souhlas (pokud bylo zpracování údajů založeno na souhlasu) a neexistuje žádný právní důvod pro zpracování, nebo  
• na základě úspěšného uplatnění práva na vznesení námitky, nebo  
• údaje byly zpracovávány v rozporu se zákonem, nebo  
• za účelem splnění zákonné povinnosti, která se na nás vztahuje.  

Nejsme povinni vyhovět Vaší žádosti o výmaz vašich osobních údajů, pokud je nezbytné Vaše osobní údaje zpracovávat:

• pro účely plnění právní povinnosti, nebo  
• pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Existují určité další situace, za nichž nejsme povinni žádosti o výmaz vyhovět, avšak dvě výše uvedené představující ty nejpravděpodobnější, které nám umožňují žádost zamítnout.  

 Další práva

Máte tato další práva:

Přenositelnost údajů - pokud se spoléháme na Váš souhlas nebo skutečnost, že je zpracování nezbytné k plnění smlouvy, jíž jste stranou, jako na právní základ zpracování, a že zpracování se provádí automatizovanými prostředky, máte právo obdržet všechny takové osobní údaje, které jste poskytli Chubb ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu nebo nás požádat o jejich zaslání jinému správci, pokud je to technicky možné.

Právo na omezení zpracování - máte právo na omezení našeho zpracování Vašich osobních údajů, pokud:

•        rozporujete správnost osobních údajů, a to, dokud nepodnikneme kroky pro jejich nápravu nebo ověření jejich správnosti,

• zpracování je protiprávní, ale nepřejete si, abychom Vaše údaje vymazali,
• již osobní údaje nepotřebujeme pro účely zpracování, ale Vy je požadujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků,
• vznesli jste námitku proti zpracování založenou na základě oprávněného zájmu (viz níže), přičemž následovat bude ověření toho, zda má Chubb převažující oprávněný zájem na pokračování ve zpracování.

Pokud se na osobní údaje vztahují taková omezení, budeme je zpracovávat pouze s Vaším souhlasem nebo pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků.

Právo zrušit souhlas – v případě, že jste nám poskytli souhlas se zpracováním údajů, máte právo tento souhlas kdykoli zrušit, aniž by to mělo vliv na zákonnost zpracování založeného na souhlasu před jeho zrušením.  Můžete tak učinit v některých případech výmazu relevantních dat z příslušného personální systému (avšak upozorňujeme, že v tomto případě mohou zůstat v zálohách a propojených systémech, dokud nedojde k výmazu v souladu s našimi zásadami uchovávání údajů). 

Máte také právo na podání stížnosti u dozorového úřadu, pokud se domníváte, že je zpracování vašich osobních údajů v rozporu s platnými právními předpisy.  V České republice se jedná o Úřad pro ochranu osobních údajů. Kontaktní e-mailová adresa je: posta@uoou.cz 

Pokud chcete získat další podrobnosti ohledně uplatňování jakéhokoli z těchto práv, kontaktujte, prosím, vašeho Pověřence pro ochranu osobních údajů. 

Pověřenec pro ochranu údajů

Chubb má pro region Evropa Pověřence pro ochranu osobních údajů, který odpovídá za dodržování právních povinností na úseku ochrany osobních údajů.

Můžete kdykoliv bezpečně a důvěrně kontaktovat Pověřence pro ochranu osobních údajů Chubb nebo jeho kancelář, pokud máte stížnost ohledně zpracování vašich osobních údajů nebo jakékoli podněty v oblasti ochrany osobních údajů. E-mailová adresa Pověřence pro ochranu osobních údajů je  dataprotectionoffice.europe@chubb.com

Další sdělení o ochraně soukromí 

Můžeme provádět určité zpracování osobních údajů, na které se vztahují další sdělení o ochraně soukromí, a jsme povinni Vás o nich informovat, pokud se uplatní. 

Oznámení o změnách

Chubb může toto sdělení o ochraně soukromí kdykoliv změnit nebo aktualizovat.

Pokud změníme svůj přístup k ochraně osobních údajů, budete o daných změnách informováni nebo budete informováni o tom, že došlo k aktualizaci tohoto sdělení, abyste tak věděli, jaké informace zpracováváme a jak je používáme.  Toto sdělení bylo naposledy aktualizováno a přezkoumáno dne [uveďte datum].