Chubb European Group SE  ( "Chubb", "my", "nas") z siedzibą w Polsce przy ulicy Królewskiej 16, 00-103 Warszawa, ceni swoich pracowników oraz szanuje i chroni ich prywatność.

Niniejsza polityka prywatności pracowników ("Polityka") określa rodzaje informacji, które Chubb zbiera o Tobie, jak również cele i podstawę ich przetwarzania, oraz sposób w jaki Chubb obchodzi się z Twoimi danymi osobowymi. Ma to na celu wywiązanie się z naszych zobowiązań do przekazania informacji na temat przetwarzania Twoich danych osobowych przez Chubb zgodnie z obowiązującymi przepisami o ochronie prywatności.  

Odpowiednia spółka powiązana z Chubb, określona w Twojej umowie o pracę lub umowie o świadczenie usług (niezależnie od tego, czy została zawarta przez Chubb, czy też przez podmiot trzeci), będzie administratorem Twoich danych osobowych. Ponadto, jeżeli przetwarzanie danych osobowych jest podejmowane przez inne spółki stowarzyszone Chubb dla ich własnych niezależnych celów, również te spółki stowarzyszone mogą być administratorami Twoich danych osobowych.  Spółki z grupy Chubb wymienione w niniejszej Polityce są administratorami danych i są odpowiedzialne za Twoje dane osobowe.

Niniejsza Polityka dotyczy w szczególności obecnych pracowników, również po zakończeniu ich zatrudnienia, a także, w stosownych przypadkach, również osób zatrudnionych na podstawie innej niż umowa o pracę, osób ubiegających się o pracę, stażystów, pracowników agencji, dyrektorów, konsultantów i osób trzecich, których informacje są nam przekazywane w związku z zatrudnieniem lub stosunkiem pracy (np. w zakresie referencji lub danych kontaktowych w nagłych wypadkach). Do celów niniejszej Polityki termin „pracownik” lub „zatrudnienie”, odnosi się również do osób, które pracują dla nas na innej podstawie niż stosunek pracy, w zakresie, w jakim jest to istotne, w żaden sposób nie oznacza to jednak, że osoba ta jest pracownikiem Chubb. 

Niniejsza Polityka nie stanowi części jakiejkolwiek umowy dotyczącej zatrudnienia, nie przyznaje Ci żadnych praw umownych, jak również nie nakłada na nas żadnych zobowiązań umownych. W każdym momencie możemy aktualizować lub w inny sposób zmieniać niniejszą Politykę.

Jeśli masz jakiekolwiek pytania dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych lub uważasz, że Twoje prawa zostały naruszone, prosimy o kontakt pod adresem dataprotectionoffice.europe@chubb.com. Jeśli masz informacje o nieautoryzowanym ujawnieniu danych, prosimy również o kontakt z nami w celu uzyskania wskazówek dotyczących obowiązujących wymogów w zakresie raportowania. 

Zarys 

Chubb zbiera i wykorzystuje dane osobowe, które podajesz nam w trakcie rekrutacji i podczas procesu wdrażania, wraz z dodatkowymi danymi osobowymi zebranymi w trakcie zatrudnienia, w tym zatrudnienia na podstawie innej niż umowa o pracę (na przykład, w związku z ocenami, postępowaniami dyscyplinarnymi i uczestnictwem w programach dobrowolnych świadczeń).

Dane osobowe gromadzone przez Chubb są wykorzystywane przede wszystkim w procesie rekrutacji, zarządzania zasobami ludzkimi i w związku z wykonywaniem umów o pracę. Dane mogą być przechowywane w systemach zlokalizowanych na całym świecie i mogą być przetwarzane przez zewnętrznych dostawców usług działających w imieniu Chubb. 

Potrzebujemy Twoich danych do celu zawarcia, wykonywania i zakończenia Twojego stosunku pracy oraz wykonania związanych z nim zobowiązań umownych lub ustawowych. Bez tych danych nie będziemy w stanie zawrzeć z Tobą umowy ani wywiązać się z naszych zobowiązań z niej wynikających.

Naszą zasadą jest przestrzeganie zobowiązań wynikających z Ogólnego Rozporządzenia o Ochronie Danych Osobowych ("RODO") i lokalnych przepisów prawa. Jednak Ty również masz ważną rolę do odegrania w ochronie bezpieczeństwa danych osobowych i powinieneś uważać, komu ujawniasz dane osobowe oraz w jaki sposób zabezpieczasz swoje urządzenia i sposób komunikacji. Aby uzyskać więcej informacji o swoich obowiązkach prosimy o zapoznanie się z Globalną polityką bezpieczeństwa informacji Chubb oraz z Globalną polityką bezpieczeństwa informacji i prywatności wraz z wytycznymi.

Przysługują Ci również pewne prawa dotyczące Twoich danych osobowych, których możesz dochodzić, kontaktując się z nami za pomocą danych kontaktowych podanych poniżej:

Email

dataprotectionoffice.europe@chubb.com 

Możesz również napisać do

Data Protection Officer (Inspektor Ochrony Danych Osobowych), 

Chubb, 100 Leadenhall Street, 

EC3A 3BP, London 

Rodzaje danych osobowych, które przetwarza Chubb 

"Dane osobowe" oznaczają informacje dotyczące zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osoby. Możliwa do zidentyfikowana osoba to osoba fizyczna, która może być zidentyfikowana, bezpośrednio lub pośrednio, poprzez odniesienie do identyfikatora, takiego jak nazwisko, numer identyfikacyjny, dane dotyczące lokalizacji, identyfikator internetowy lub co najmniej jednego czynnika charakterystycznego dla fizycznej, fizjologicznej, genetycznej, umysłowej, ekonomicznej, kulturowej lub społecznej tożsamości tej osoby.   Dane osobowe obejmują, na przykład, Twoje dane kontaktowe i datę urodzenia.

Chubb przetwarza Twoje dane osobowe. W tym kontekście "przetwarzanie" oznacza przetwarzanie danych w jakikolwiek sposób, na przykład poprzez używanie, ujawnianie lub niszczenie.

Rodzaje danych osobowych, które przetwarzamy, będą się różnić w zależności od Twojego stanowiska, lokalizacji i wszelkich istotnych zasad i warunków zatrudnienia, w tym zatrudnienia na podstawie innej niż umowa o pracę. Zazwyczaj rodzaje danych osobowych będą obejmować, na przykład, Twoje osobiste i podstawowe dane dotyczące pracy oraz szczegóły dotyczące Twojego wynagrodzenia oraz świadczeń.

Rodzaje danych osobowych, które przetwarzamy, będą obejmować, ale nie ograniczą się do następujących:

  • Twoje dane osobowe - na przykład Twoje imię i nazwisko, datę urodzenia, płeć, dane kontaktowe, dane kontaktowe w nagłych wypadkach/ dane najbliższych krewnych, dane dotyczące imigracji i uprawnienia do pracy, znajomość języków;
  • Podstawowe informacje o pracy - na przykład dane kontaktowe do pracy (firmowy adres e-mail i numery telefonów), numer pracownika, zdjęcie, stanowisko, opis stanowiska, przypisana jednostka lub grupa biznesowa, struktura podległości służbowej, główne miejsce pracy, godziny pracy i warunki zatrudnienia; 
  • Kwalifikacje zawodowe i dane regulacyjne - w stosownych przypadkach, w tym certyfikaty i identyfikatory
  • Dane dotyczące rekrutacji/selekcji - na przykład wszelkie dane osobowe zawarte w Twoim CV, formularzu aplikacyjnym, zapisach lub notatkach z rozmowy kwalifikacyjnej, zapisach ocen oraz dokumentacji weryfikacyjnej;
  • Dane dotyczące wynagrodzeń i innych świadczeń - na przykład szczegółowe informacje na temat Twojego wynagrodzenia i pakietu świadczeń, numer rachunku bankowego, stopień, numer ubezpieczenia społecznego, informacje podatkowe i informacje dotyczące świadczeń otrzymanych od osób trzecich w związku z zatrudnieniem;
  • Dane z rejestru karnego - w przypadku gdy zezwala na to prawo krajowe, w związku z rekrutacją na określone stanowiska;
  • Dane dotyczące urlopu - na przykład zapisy dotyczące urlopów wypoczynkowych czy urlopów związanych z rodzicielstwem;
  • Dane dotyczące niezdolności do pracy - na przykład wszelkie dane osobowe dotyczące nieobecności zawarte w aktach, dane w formularzach medycznych, sprawozdaniach lub certyfikatach oraz zapisy dotyczące przystosowania lub dostosowania do pracy;
  • Dane dyscyplinarne i dotyczące zażaleń - na przykład wszelkie dane osobowe zawarte w rejestrach zarzutów, dochodzeń i zapisów spotkań oraz ich wyników;
  • Dane zarządzania wydajnością - na przykład informacje zwrotne od współpracowników i kierowników, oceny, wyniki z programów dotyczących talentów oraz formalne i nieformalne procesy zarządzania wydajnością;
  • Dane dotyczące równości i różnorodności –w przypadku gdy zezwala na to prawo lokalne, dane dotyczące płci, wieku, rasy, narodowości, przekonań religijnych i seksualności (przechowywane anonimowo dla celów  monitorowania równych szans);
  • Dane dotyczące szkoleń i rozwoju - dane związane z oceną potrzeb szkoleniowych i rozwojowych lub związane z przeprowadzonymi szkoleniami;
  • Dane z monitoringu - tam, gdzie jest to dozwolone na mocy lokalnego prawa, możliwe do zidentyfikowania obrazy zawarte w materiałach CCTV, zapisy dotyczące logowania i dostępu do systemów i budynków, zestawienie naciśnięć klawiszy, pobierania i drukowania, nagrywanie wizerunku (kamery nie rejestrują dźwięku), dane przechwytywane przez programy i filtry bezpieczeństwa IT;
  • Dane dotyczące bezpieczeństwa i higieny pracy - dane osobowe objęte audytami, zawarte w ocenach ryzyka i raporta ch o wypadkach;
  • Dane dotyczące roszczeń pracowniczych, skarg i ujawnień - dane osobowe dotyczące sporów i skarg dotyczących zatrudnienia, zaangażowania pracowników w zgłaszanie incydentów i ujawnianie informacji;
  • Dane dotyczące rozwiązania stosunku pracy - na przykład daty i powody rozwiązania stosunku pracy, ustalenia dotyczące rozwiązania stosunku pracy i płatności, „exit interview”, czyli rozmowa wyjściowa, a także referencje;
  • Wszelkie inne dane osobowe, które zdecydujesz się ujawnić pracownikom Chubb w trakcie zatrudnienia, w formie ustnej lub pisemnej (na przykład w służbowych wiadomościach e-mailowych); 

Szczególne kategorie danych osobowych 

W zakresie dozwolonym przez właściwe prawo, Chubb może również zbierać i przetwarzać ograniczoną ilość danych osobowych szczególnej kategorii. W ramach tej kategorii, Chubb zbiera i rejestruje informacje związane ze zdrowiem (w tym dane dotyczące stosownych udogodnień i przystosować miejsca pracy) zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Możemy również przetwarzać informacje dotyczące życia seksualnego, orientacji seksualnej, pochodzenia rasowego lub etnicznego, członkostwa w związkach zawodowych, poglądów politycznych lub przekonań religijnych lub filozoficznych, tylko w przypadku, gdy sam przekażesz nam te informacje, na podstawie Twojej zgody, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. 

Źródła danych osobowych

Twoje dane osobowe, które przetwarzamy, zostaną przez Ciebie przekazane przede wszystkim podczas składania aplikacji o zatrudnienie, w tym o zatrudnienie na podstawie innej niż umowa o pracę, w trakcie procesu wdrażania lub w zależności od potrzeb w trakcie zatrudnienia, w tym zatrudnienia na podstawie innej niż umowa o pracę. Powyższe obejmuje w szczególności Twoje osobiste i podstawowe dane dotyczące pracy, a także dane dotyczące równości i różnorodności.

Podczas procesu rekrutacji możemy wykorzystać referencje od osób trzecich za Twoją zgodą lub gdy podasz nam takie informacje dobrowolnie. Kontrolę i weryfikację przeprowadzamy tylko w zakresie dopuszczalnym przez obowiązujące przepisy prawa. Mogą one obejmować weryfikację historii kredytowej lub zatrudnienia i są pełniej określone w [polityce].

Otrzymujemy również informacje, które mogą zawierać dane osobowe od bezpośredniego przełożonego (na przykład w odniesieniu do oceny pracownika) lub, czasami, od innych menedżerów lub współpracowników (na przykład w trakcie prowadzenia postępowania wyjaśniającego).

Możemy również otrzymywać dane osobowe o Tobie od innych stron trzecich, na przykład klientów, organów podatkowych, dostawców benefitów, brokerów i organów regulacyjnych w dopuszczalnym zakresie przez obowiązujące przepisy.

Pod pewnymi warunkami, dane mogą być gromadzone pośrednio za pośrednictwem urządzeń monitorujących lub w inny sposób (np. systemy kontroli i monitorowania dostępu do budynków i lokalizacji, rejestry telefoniczne oraz rejestry wiadomości e-mail i dostępu do Internetu), o ile jest to dozwolone przez obowiązujące przepisy prawa.  W takich okolicznościach dane mogą być gromadzone przez Chubb lub zewnętrznego dostawcę danej usługi.  Na ogół dostęp do tego typu danych nie odbywa się rutynowo, jednakże jest możliwy.  Dostęp może mieć miejsce w sytuacjach, w których Chubb prowadzi dochodzenie w sprawie możliwych naruszeń zasad Chubb, takich jak zasady dotyczące podróży i zwrotu kosztów, korzystania z Internetu lub ogólnego postępowania pracowników, lub w których dane są potrzebne do celów zapewnienia zgodności (compliance).  Częstszy dostęp do takich danych może mieć charakter incydentalny w stosunku do programu nadzoru poczty elektronicznej, o ile jest to dozwolone obowiązującymi przepisami prawa. Chubb nie będzie wykorzystywać takich zebranych danych do celów innych niż wyraźnie określone w niniejszej Polityce. 

Zwracając się do Ciebie o podanie danych osobowych obowiązkowo poinformujemy Cię o tym w momencie gromadzenia danych, a w przypadku, gdy określone informacje są wymagane w związku z umową lub na mocy przepisów ustawowych, zostanie to wskazane.  Nieudzielenie jakichkolwiek obowiązkowych informacji oznacza, że nie będziemy mogli przeprowadzić pewnych procesów HR.  Przykładowo: jeśli nie podasz nam danych rachunku bankowego, nie będziemy w stanie wypłacać Twojego wynagrodzenia na Twoje konto bankowe. W niektórych przypadkach może to oznaczać, że nie będziemy w stanie kontynuować stosunku zatrudnienia lub zlecenia, ponieważ Chubb nie będzie w posiadaniu danych osobowych, które uważamy za niezbędne do skutecznej administracji i zarządzania relacjami z Tobą.

Oprócz danych osobowych, które dotyczą Ciebie, mogą także zaistnieć sytuacje, gdy udostępniasz Chubb dane osobowe osób trzecich, głównie osób wskazanych w referencjach, osób pozostających na Twoim utrzymaniu i innych członków rodziny, w celu prowadzenia administracji i zarządzania kadrami, w tym administracji świadczeń i umożliwienia kontaktu z bliskimi osobami w razie sytuacji nagłych. Przed udzieleniem tych danych osobowych dotyczących osób trzecich musisz je uprzednio o tym poinformować i wskazać, jakie dane zamierzasz udostępnić Chubb, oraz w jaki sposób Chubb będzie te dane przetwarzać, zgodnie z informacjami przekazanymi w niniejszej Polityce.

Prosimy o kontakt z nami jeśli będziesz mieć jakiekolwiek pytania w związku ze źródłami pozyskania Twoich danych osobowych lub chciałbyś/chciałabyś uzyskać bardziej szczegółowe informacje niż wskazane w niniejszej Polityce.

Cele przetwarzania 

Twoje dane osobowe są gromadzone i przetwarzane w różnorakich celach biznesowych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa i ewentualnymi obwiązującymi umowami w ramach układów zbiorowych pracy (jeśli dotyczą). W niektórych przypadkach, dane mogą być wykorzystywane do celów nie oczywistych dla Ciebie, gdy zaistniałe okoliczności uzasadniają ich wykorzystanie (np. w ramach postępowań wyjaśniających lub dyscyplinarnych).  

W przypadku, gdy obowiązujące przepisy o ochronie danych osobowych wymagają od nas przetwarzania danych osobowych na podstawie konkretnej podstawy prawnej. Co do zasady, przetwarzamy Twoje dane osobowe na mocy jednej z poniższych podstaw:

(a)    wyraziłeś zgodę na realizację jednego lub kilku szczególnych celów (Art. 6 ust. 1 (a) RODO);

(b)    przetwarzanie jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez Chubb (cele opisane w sekcji poniżej), z wyjątkiem sytuacji, w których nadrzędny charakter wobec tych interesów mają Twoje interesy lub podstawowe prawa i wolności, które wymagają ochrony danych osobowych (art. 6 ust. 1 (f) RODO);

(c)    przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego, któremu podlega Chubb (Art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

(d)    przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której jesteś stroną lub w celu podjęcia działań na Twój wniosek przed zawarciem takiej umowy (art. 6 ust. 1 lit. (b) RODO);

Niekiedy możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w celu realizacji uzasadnionych interesów podmiotów trzecich (art. 6 ust. 1 lit. (f) RODO), chyba że nadrzędny charakter wobec tych interesów mają Twoje interesy lub podstawowe prawa i wolności, które wymagają ochrony danych osobowych. Takie przypadki zostały określone w niniejszej Polityce lub zostanie Tobie przekazane przed zaistnieniem takiego przetwarzania danych. 

Przetwarzamy Twoje dane osobowe w celu podejmowania decyzji rekrutacyjnych, wykonywania umowy o pracę lub umowy o świadczenie usług i rozwiązania stosunku pracy lub umowy o świadczenie usług. Każdy z tych celów odnosi się do zgodnej z prawem podstawy przetwarzania danych, zgodnie z wymogami obowiązującego prawa.  Cele te obejmują: 

 

Cel przetwarzania

Podstawa prawna

a)       

Rekrutacja i selekcja

Przetwarzanie jest konieczne aby podjąć kroki na wniosek wnioskodawcy w celu zawarcia umowy o pracę lub umowy o świadczenie usług oraz dla wykonywania obowiązków prawnych.  

Przetwarzanie to jest również konieczne do celów realizacji uzasadnionych interesów Chubb. Uważamy, że posiadamy uzasadniony interes w pełnym przeglądzie i podejmowaniu decyzji w sprawie wniosków o zatrudnienie, aby zagwarantować, że tylko odpowiedni kandydaci będą oceniani, selekcjonowani i wybierani. 

W zakresie przesłanych do nas CV, przetwarzamy

Twoje dane osobowe w zakresie wykraczającym poza zakres wynikający z przepisów prawa, w oparciu o udzieloną przez Ciebie zgodę, w tym w celu wykorzystania Twoich danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji.

  b)     

Odpowiednia weryfikacja pod kątem rekrutacji i przydziału zespołu, w tym prawa do weryfikacji pracy, odpowiedniej historii zatrudnienia lub zaangażowania, odpowiedniego statusu regulacyjnego, weryfikacji kwalifikacji

akademickich/edukacyjnych czy zawodowych oraz wprowadzenia Cię do firmy i stworzenia Twojego

rejestru zatrudnienia

Przetwarzanie to jest konieczne w celu wykonania prawnych obowiązków nałożonych na Chubb.

 

Przetwarzanie to jest również konieczne dla potrzeb wynikających z uzasadnionych interesów. Uważamy, że posiadamy uzasadniony interes, aby zarządzać operacjami biznesowymi w najbardziej odpowiedni i efektywny sposób i pragniemy utrzymać swoją światową reputację i wciąż przyciągać oraz zatrudniać wysokiej klasy pracowników.

 

W zakresie przesłanych do nas CV, przetwarzamy Twoje dane osobowe w oparciu o udzieloną przez Ciebie zgodę, w tym w celu wykorzystania Twoich danych osobowych dla celów przyszłych rekrutacji.

  c)     

Zapewnianie i administracja wynagrodzeń, świadczeń oraz programów motywacyjnych, zwrot wydatków i kosztów biznesowych oraz prawidłowa kalkulacja odprowadzanych podatków i wymiaru składek z tytułu ubezpieczenia społecznego;

Przetwarzanie to jest konieczne w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Tobą i Chubb oraz dla wykonania obowiązków prawnych. 

 

Przetwarzanie to jest również konieczne do celów realizacji uzasadnionych interesów Chubb. Uważamy, że mamy uzasadniony interes w zarządzaniu personelem i prowadzeniu działalności biznesowej. Obejmuje to wypłaty pracownikom prawidłowych wynagrodzeń, nagród a także pozostania zaangażowanym na czas trwania ich zatrudnienia. 

  d)     

Ogólne zarządzanie pracownikami, w tym:

1. przydzielanie i zarządzanie zadaniami i obowiązkami oraz operacjami biznesowymi, które

dotyczą pracowników;

2) podróże służbowe;

3. certyfikacja pracowników, licencjonowanie i wymogi prawne; 4. budżetowanie, przegląd finansowy i wewnętrzna sprawozdawczość biznesowa;

5.                planowanie i przydzielanie pracy oraz weryfikacja czasu pracy;

6.                utrzymywanie kontaktów w sytuacjach kryzysowych i danych beneficjenta;

7.                zarządzanie bezpieczeństwem i higieną pracy oraz badanie i zgłaszanie incydentów.

Przetwarzanie to jest konieczne w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Tobą i Chubb oraz dla wykonywania obowiązków prawnych

.

Przetwarzanie to jest również konieczne dla potrzeb wynikających z uzasadnionych interesów Chubb. Uważamy, że posiadamy uzasadniony interes aby zarządzać operacjami biznesowymi oraz zapewniać, że każdy pracownik wykonuje odpowiednie obowiązki, jest odpowiednio przeszkolony oraz wypełnia swoją rolę właściwie oraz zgodnie z odpowiednimi procedurami.

  e)     

Skuteczna identyfikacja personelu i komunikacja z nim i innymi pracownikami, w tym zarządzanie wewnętrznymi działami w celu ułatwienia kontaktu oraz efektywnej pracy i komunikacji.

Przetwarzanie jest konieczne w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Tobą i Chubb.

 

Przetwarzanie jest również konieczne dla potrzeb wynikających z uzasadnionych interesów Chubb. Uważamy, że posiadamy uzasadniony interes aby zarządzać operacjami biznesowymi oraz prowadzić dialog z pracownikami aby zapewniać efektywne zarządzanie oraz zadowolenie z pracy.

 

  f)      

Zarządzanie i organizacja ocen pracowników, przeprowadzanie rozmów oceniających,  ocena zdolności, absencji i weryfikacja skarg (w tym otrzymywanych w ramach raportów informujących o nieprawidłowościach (whistleblowing lub sprawozdań ustnych), weryfikacja skarg, zażaleń, przeprowadzanie postępowań wyjaśniających oraz innych nieformalnych i formalnych procesów HR oraz podejmowanie związanych z nimi decyzji dotyczących zarządzania;

Przetwarzanie jest konieczne w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Tobą i Chubb oraz dla wykonania obowiązków prawnych ciążących na Chubb.

 

Przetwarzanie jest również konieczne dla potrzeb wynikających z uzasadnionych interesów Chubb. Chubb uważa, że podejmowanie działań w odniesieniu do wątpliwości i problemów dotyczących spraw pracowniczych oraz ich rozwiązywanie, a także zapewnienie zgodności ze stosowanym prawem i regulacjami stanowi jego uzasadniony interes. 

 

  g)     

Szkolenia, rozwój, awansowanie, planowanie kariery i przejmowania stanowisk oraz planowanie postępowania w sytuacjach

awaryjnych;

Przetwarzanie jest konieczne w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Tobą i Chubb.

 

Przetwarzanie jest również konieczne dla potrzeb wynikających z uzasadnionych interesów Chubb. Uważamy, że posiadamy uzasadniony interes aby skutecznie zarządzać personelem w celu wspierania długofalowych celów i wyników biznesowych dla zapewnienia dalszego przyciągania wysoko wykwalifikowanych pracowników.

 

  h)     

Konsultacje     lub      negocjacje      z

przedstawicielami personelu;

Przetwarzanie jest konieczne dla wykonania obowiązków prawnych ciążących na Chubb.

  i)      

Przetwarzanie informacji dotyczących nieobecności lub medycznych informacji o zdrowiu fizycznym i psychicznym lub ogólnie o stanie zdrowia w celu: oceny kwalifikowalności do niezdolności lub wynagrodzenia lub świadczeń związanych z trwałym kalectwem; określenia zdolności do pracy; ułatwienia powrotu do pracy; dostosowania lub przystosowania do obowiązków lub miejsca pracy; podejmowania decyzji zarządczych dotyczących zatrudnienia lub zaangażowania lub kontynuacji zatrudnienia lub zaangażowania lub zmiany miejsca pracy; oraz prowadzenia związanych z tym procesów zarządczych;

Przetwarzanie jest konieczne dla wykonania obowiązków prawnych ciążących na Chubb.

Przetwarzanie jest również konieczne do celów realizacji uzasadnionych interesów Chubba. Uważamy, że posiadamy uzasadniony interes w zapewnieniu, aby pracownik podejmował odpowiednie obowiązki, był odpowiednio przeszkolony, wspierany przez kierownictwo i wykonywał swoje zadania prawidłowo i zgodnie z odpowiednimi procedurami.

Przetwarzanie danych opiera się również na informacji, którą sam nam dostarczysz w zakresie koniecznym do wypełnienia obowiązków prawnych wynikających z prawa pracy, prawo ubezpieczeń  społecznych i prawa zabezpieczenia społecznego.

  j)      

W celu planowania, zarządzania i przeprowadzania restrukturyzacji lub zwolnień bądź innych programów zmian, w tym odpowiednie konsultacje, wybór, wyszukiwanie zatrudnienia zastępczego oraz powiązane decyzje w dziedzinie zarządzania;

 

Przetwarzanie jest konieczne dla wykonania obowiązków prawnych ciążących na Chubb.

 

Przetwarzanie jest również konieczne dla potrzeb wynikających z uzasadnionych interesów Chubb. Uważamy, że podejmowanie decyzji dotyczących przyszłości działalności w celu zachowania działalności operacyjnej lub rozwijania działalności biznesowej stanowi nasz uzasadniony interes. 

  k)     

Udzielanie referencji, w sytuacjach w których Chubb zostaje wskazane przez daną osobę jako podmiot

udzielający referencji;

 

Przetwarzanie to odbywa się na podstawie zgody byłego pracownika.

  l)      

Stosowanie zasad i procedur firmowych dotyczących poczty elektronicznej, IT, mediów społecznościowych, związanych z zasobami ludzkimi oraz innych zasad i procedur firmowych. W zakresie dozwolonym obowiązującymi przepisami prawa Chubb prowadzi monitoring systemów informatycznych Chubb dla zapewnienia organizacji pracy umożliwiającej pełne wykorzystanie czasu pracy oraz odpowiedniego wykorzystania narzędzi udostępnianych pracownikom; w celu ochrony integralności systemów i infrastruktury Chubb; w celu zapewniania zgodności z politykami Chubb w dziedzinie IT oraz lokalizowania informacji poprzez wyszukiwanie, kiedy są wymagane w związku z uzasadnionym interesem

biznesowym; 

 

Przetwarzanie jest konieczne dla wykonania obowiązków prawnych ciążących na Chubb.

 

Przetwarzanie jest również konieczne dla potrzeb wynikających z uzasadnionych interesów Chubb. Uważamy, że zarządzanie personelem i prowadzenie działalności biznesowej stanowi jego uzasadniony interes. Funkcje IT w dziedzinie HR mają kluczowe znaczenie dla prowadzenia tych działań w najbardziej skuteczny sposób.

 

 

 

m) 

W celu zapewnienia bezpieczeństwa naszych stron, systemów, ochrony osób i mienia oraz zachowania w tajemnicy, poufności informacji o Chubb, naszych pracownikach, klientach i osób trzecich, których ujawnienie mogłoby narazić Chubb na szkodę, Chubb stosuje monitoring wizyjny za pomocą kamer telewizji przemysłowej.

Monitoring obejmuje obszary ogólnodostępne. Monitoring nie obejmuje pomieszczeń sanitarnych, szatni, stołówek, palarni oraz pomieszczeń udostępnianych zakładowej organizacji związkowej (jeżeli dotyczy). Pomieszczenia i monitorowany teren są oznakowane przy użyciu odpowiednich znaków.

Przetwarzanie jest konieczne dla wykonania obowiązków prawnych ciążących na Chubb.

 

Przetwarzanie jest również konieczne dla potrzeb wynikających z uzasadnionych interesów Chubb. Uważamy, że potrzeba zapewnienia bezpieczeństwa, ochrona osób i mienia oraz zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić Chubb na szkodę stanowią nasz uzasadniony interes.   

  n)     

Przestrzeganie obwiązujących przepisów prawa (na przykład dotyczących urlopów macierzyńskich lub rodzicielskich, czasu pracy, BHP, zasad opodatkowania, wymogów w dziedzinie konsultacji pracowniczych oraz innych praw i przepisów

dotyczących zatrudnienia);

 

Przetwarzanie jest konieczne dla wykonania obowiązków prawnych ciążących na Chubb.

 

 

  o)     

Planowanie, należyta staranność i implementacja w dziedzinie transakcji handlowej lub przeniesienia zatrudnienia, w którym uczestniczy Chubb, i które ma wpływ na Twoje relacje z Chubb, np. fuzje i przejęcia lub przeniesienie Twojego zatrudnienia w ramach automatycznego przeniesienia

(sukcesji generalnej);

Przetwarzanie jest konieczne dla wykonania obowiązków prawnych ciążących na Chubb.

 

Przetwarzanie jest również konieczne dla potrzeb wynikających z uzasadnionych interesów Chubb. Musimy podejmować decyzje dotyczące przyszłości działalności w celu zachowania działalności operacyjnej lub rozwijania działalności biznesowej. 

  p)     

Dostarczanie informacji właścicielom Chubb, inwestorom, zarządzającym aktywami, kredytodawcom do wykorzystania, przeglądu, analizy w ramach ich możliwości jako takich lub zgodnie z wykonaniem umowy;

Przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy pomiędzy Tobą a Chubb oraz do wykonania obowiązków prawnych, którym podlega Chubb.

 

Przetwarzanie jest również konieczne w celu realizacji uzasadnionych interesów Chubb. Uważamy, że posiadamy uzasadniony interes w dzieleniu się informacjami z właścicielami, inwestorami, zarządzającymi aktywami i kredytodawcami w celu umożliwienia im przeprowadzenia niezbędnych przeglądów i analiz w ramach ich uprawnień. 

  q)     

Na potrzeby dokumentacji biznesowej działalności operacyjnej i sprawozdawczości, takiej jak raporty roczne czy przetargi na wykonanie pracy lub dokumentacja zespołów ds. klientów, w tym wykorzystanie zdjęć;

Przetwarzanie jest konieczne w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Tobą i Chubb.

 

Przetwarzanie jest również konieczne dla potrzeb wynikających z uzasadnionych interesów Chubb. Uważamy, że zapewnianie, iż każdy z pracowników wykonuje odpowiednie obowiązki i prowadzi normalną działalność operacyjną stanowi nasz uzasadniony interes. 

 

Przetwarzanie, w tym rozpowszechnianie zdjęć zawierających wizerunek pracownika, może odbywać się na podstawie zgody pracownika.

 

  r)      

W stosownych przypadkach, w celu publikowania odpowiednich komunikatów wewnętrznych lub zewnętrznych lub materiałów reklamowych (w tym w pewnych okolicznościach za pośrednictwem mediów społecznościowych);

Przetwarzanie jest konieczne w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Tobą i Chubb.

Przetwarzanie jest również konieczne do celów realizacji uzasadnionych interesów Chubba. Uważamy, że ma uzasadniony interes we wspieraniu długoterminowych celów biznesowych i wyników biznesowych, a Chubb chce utrzymać swoją światową reputację.

Przetwarzanie, w tym rozpowszechnianie zdjęć zawierających wizerunek pracownika, może odbywać się na podstawie zgody pracownika.

  s)      

Wspieranie administracji i zarządzania w dziedzinie HR oraz utrzymywanie i przetwarzanie ogólnej dokumentacji wymaganej dla zarządzania relacjami pracowniczymi lub innymi oraz prowadzenie działań związanych z umowami zatrudnienia lub zleceniami;

Przetwarzanie jest konieczne w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Tobą i Chubb oraz dla wykonania obowiązków prawnych ciążących na Chubb.

 

Przetwarzanie jest również konieczne dla potrzeb wynikających z uzasadnionych interesów Chubb. Uważamy, że skuteczne zarządzanie personelem w celu osiągania długoterminowych celów i wyników biznesowych stanowi nasz uzasadniony interes.  

 

  t)      

W celu zmiany uprawnień dostępowych, w tym dostępu do systemów IT oraz do budynku;

 

 

Przetwarzanie jest konieczne w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Tobą i Chubb oraz dla wykonania obowiązków prawnych ciążących na Chubb.

 

Przetwarzanie jest również konieczne dla potrzeb wynikających z uzasadnionych interesów Chubb. Uważamy, że przestrzeganie polityk i zasad kontroli dostępu stanowi nasz uzasadniony interes. 

 

  u)     

W celu zapewnienia wsparcia technicznego i utrzymania systemów informatycznych HR oraz innych

systemów informatycznych; 

 

 

Przetwarzanie jest konieczne w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Tobą i Chubb oraz dla wykonania obowiązków prawnych ciążących na Chubb.

 

Przetwarzanie jest również konieczne dla potrzeb wynikających z uzasadnionych interesów Chubb. Uważamy, że zarządzanie funkcjami informatycznymi HR stanowi nasz uzasadniony interes.

 

v)             

W celu egzekwowania naszych praw i wypełniania zobowiązań prawnych oraz we wszelkich celach związanych z jakimikolwiek roszczeniami prawnymi wnoszonymi przez Ciebie, przeciwko Tobie lub dotyczącymi Cię w inny sposób;

Przetwarzanie jest konieczne dla potrzeb wynikających z uzasadnionych interesów Chubb. Uważamy, że zabezpieczenie organizacji przed naruszeniami przysługujących mu zobowiązań prawnych oraz obrona przedsiębiorstwa w ramach postępowań prawnych stanowi nasz uzasadniony interes. To konieczne aby zapewnić ochronę praw jak i interesów Chubb w sposób odpowiedni, chronić reputację Chubb, a także ochronić Chubb przed szkodą lub stratą. 

 

Przetwarzanie jest również konieczne w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Tobą i przedsiębiorstwem Chubb oraz dla wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Chubb.

 

w) 

Podejmowania decyzji dotyczących kontynuowania zatrudnienia lub zlecenia, a także zarządzanie wypowiedzeniami;

Przetwarzanie jest konieczne w celu wykonania umowy zawartej pomiędzy Tobą i Chubb oraz dla wypełnienia obowiązków prawnych ciążących na Chubb.

 

Przetwarzanie jest również konieczne dla potrzeb wynikających z uzasadnionych interesów Chubb. Uważamy, że posiadamy uzasadniony interes aby zarządzać środowiskiem pracy.

 

x)       

W celu reagowania na uzasadnione prawem żądania organów władz (w tym bez ograniczeń spełnianie wymogów w dziedzinie bezpieczeństwa narodowego oraz egzekwowania prawa), lub w innych sytuacjach stanowiących wymóg prawny, lub dozwolonych prawnie, na mocy obowiązujących przepisów prawnych, wyroków sądowych, przepisów władz lub organów

regulacyjnych; 

 

Przetwarzanie jest konieczne dla wypełniania ciążących na nas obowiązków prawnych.

 

W sytuacjach, w których przetwarzanie nie stanowi wymogu prawnego, jest konieczne dla potrzeb wynikających z uzasadnionych interesów przedsiębiorstwa. Uważamy, że posiadamy uzasadniony interes aby chronić naszą spółkę przed naruszeniami zobowiązań prawnych, które są nam należne, oraz w naszej obronie przed postępowaniem sądowym.

 

y)       

Inne cele dozwolone na mocy obowiązujących przepisów prawa, w tym uzasadnione interesy Chubb, o ile nie naruszają interesów lub praw podstawowych i swobód personelu.

 

Przetwarzanie jest również konieczne dla potrzeb wynikających z przepisów prawnych lub uzasadnionych interesów Chubb.  

Należy pamiętać, że nie jest to wyczerpująca lista, i możemy przetwarzać Twoje dane osobowe w innych celach, które są zgodne z unijną lub krajową podstawą prawną przetwarzania danych osobowych. Ponadto, dodatkowe informacje dotyczące konkretnego przetwarzania danych osobowych mogą zostać Ci przedstawione lokalnie lub wskazane w odpowiednich politykach. 

Przetwarzanie danych szczególnej kategorii Ponadto, w przypadku przetwarzania przez nas szczególnych kategorii danych osobowych przetwarzanie to będzie zawsze uzasadnione na podstawie dodatkowych przepisów prawa krajowego lub unijnego.

Przetwarzanie szczególnych kategorii danych osobowych (na przykład danych dotyczących zdrowia, życia seksualnego, orientacji seksualnej, pochodzenia rasowego lub etnicznego, przynależności do związków zawodowych, poglądów politycznych lub wierzeń religijnych lub filozoficznych) będzie uzasadnione z uwagi na jeden z następujących szczególnych warunków:

  • przetwarzanie jest niezbędne do wykonywania obowiązków wynikających z prawa pracy, zabezpieczenia społecznego i ochrony socjalnej, jeżeli nie ma powodu, aby sądzić, że Twoje uzasadnione interesy wyłączające przetwarzanie Twoich danych osobowych są nadrzędne (Artykuł 9.2 (b) RODO) (np. przestrzeganie zasad BHP, działania związane z ustawowym wynagrodzeniem za czas choroby, dokonywanie stosownych udogodnień dla osób niepełnosprawnych lub upewnienie się o zasadności zwolnienia);
  • przetwarzanie jest dobrowolne i odbywa się w oparciu o Twoją wyraźną zgodę w jednym lub kilku konkretnych celach (Artykuł 9 2. (a) RODO), np. jeśli chcesz brać udział w dodatkowym programie wsparcia albo świadczeniach związanych z niezdolnością do pracy lub promocją zdrowia. Jeśli przetwarzanie będzie odbywać się w oparciu o zgodę, będziemy o tym w pełni informować, nie będziemy natomiast opierać się na zgodzie, jeśli istnieje inna odpowiednia podstawa prawna przetwarzania Twoich danych;
  • przetwarzanie jest niezbędne do ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych (Artykuł 9.2. (f) RODO) (np. niezależnie od tego, czy roszczenie zostało zgłoszone przez Ciebie, czy osobę trzecią);
  • przetwarzanie jest niezbędne do oceny zdolności pracownika do pracy, wykonywanej przez pracownika służby zdrowia (Artykuł 9 2. (h) RODO) (np. orzeczenie dotyczące zdolności do pracy w miejscu pracy);
  • przetwarzanie jest niezbędne ze względów związanych z ważnym interesem publicznym (Artykuł 9 2. (g) RODO) (np. zapobieganie lub wykrywanie niezgodnych z prawem działań lub monitorowanie równych szans, o ile zezwala na to prawo krajowe);
  • w wyjątkowych okolicznościach, przetwarzanie jest konieczne, aby chronić Twoje żywotne  interesy, w sytuacjach, w których nie jesteś zdolny do wyrażenia zgody (Artykuł 9 2. (c) RODO)  (na przykład w nagłym przypadku medycznym).

Może to obejmować następujące sytuacje, chociaż nie jest to wyczerpujący wykaz:

 

Cel przetwarzania

Podstawa prawna

(a)

Ocena i weryfikacja kwalifikacji do pracy w Chubb w jurysdykcji, w której pracujesz;

Przetwarzanie to jest konieczne w celu realizacji obowiązków i praw, Twoich lub Chubb, w zakresie prawa pracy, prawa ubezpieczeń społecznych i prawa zabezpieczenia socjalnego, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa.

(b)

Przestrzeganie przepisów dotyczących zatrudnienia, bezpieczeństwa i higieny pracy lub ubezpieczeń społecznych.  Na przykład, w celu weryfikacji ustawowej niezdolności do pracy lub świadczeń macierzyńskich, uniknięcia naruszenia obowiązków prawnych, zapewnienia sprawiedliwego i zgodnego z prawem zarządzania zatrudnieniem, uniknięcia niezgodnego z prawem rozwiązania stosunku pracy, administrowania prywatnymi planami Chubb dotyczącymi opieki medycznej i długoterminowej niepełnosprawności, zapewnienia racjonalnych usprawnień lub dostosowań oraz uniknięcia niezgodnej z prawem antydyskryminacyjnym lub rozpatrywania skarg powstałych w tym zakresie;

Przetwarzanie to jest konieczne w celu realizacji obowiązków i praw, Twoich lub Chubb, w zakresie prawa pracy, prawa ubezpieczeń społecznych i prawa zabezpieczenia socjalnego, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa.

O ile danymi tymi zarządzają nasi doradcy ds. bezpieczeństwa i higieny pracy, przetwarzanie to jest konieczne do celów profilaktyki lub medycyny pracy, oceny Twoich zdolności do pracy i wsparcia kierownictwa, które można zapewnić w zakresie racjonalnego dostosowania pracy, diagnozy medycznej, świadczenia opieki zdrowotnej lub społecznej lub leczenia, lub zarządzania systemami i usługami opieki zdrowotnej lub społecznej, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa. 

(c)

Zarządzanie i badanie wszelkich skarg w ramach polityki Chubb dotyczącej skarg (lub innych odpowiednich polityk), jeżeli takie cechy lub informacje są istotne dla danej skargi, w celu przestrzegania obowiązków wynikających z prawa pracy.

Przetwarzanie to jest konieczne w celu realizacji obowiązków i praw, Twoich lub Chubb, w zakresie prawa pracy, prawa ubezpieczeń społecznych i prawa zabezpieczenia socjalnego, w zakresie dozwolonym przez obowiązujące przepisy prawa

 

Możemy zwrócić się do Ciebie o wyrażenie zgody na określone przetwarzanie danych, które nie jest uzasadnione o wskazane powyżej podstawy. Jeśli zgoda jest wymagana dla danego przetwarzania danych, będzie musiała być wyrażona dobrowolnie, świadomie oraz jednoznacznie. Informacje o takim przetwarzania danych zostaną przekazane w tym czasie, w którym poprosimy Cię o wyrażenie zgody i przekażemy informację o skutkach niewyrażenia zgody. Zaznaczamy, że udzielenie zgody nie jest warunkiem ani wymogiem zatrudnienia.

Dane dotyczące wyroków skazujących i przestępstw

O ile zezwalają na to obowiązujące przepisy prawa, potrzebujemy przedstawienia informacji dotyczącej karalności w ramach naszych bieżących wymogów regulacyjnych i procesu weryfikacji danych osobowych.  W takich przypadkach będziemy przetwarzać informacje dotyczące wyroków skazujących i przestępstw.  Więcej informacji na temat kontroli przeszłości pracownika można znaleźć w dokumencie [polityka].  Będziemy również przetwarzać takie dane, jeżeli jakakolwiek działalność przestępcza ma miejsce w związku z miejscem pracy. 

Przetwarzamy te dane osobowe na podstawie naszych uzasadnionych interesów w celu zapewnienia, że zatrudniamy tylko odpowiednich pracowników oraz że możemy zapewnić bezpieczeństwo i ochronę naszej działalności i majątku.  Ponadto przetwarzamy te dane osobowe w oparciu o konkretne podstawy określone w obowiązujących przepisach prawa.

Okresy przechowywania danych osobowych 

Przechowujemy dane osobowe pracowników przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane. W związku z tym, co do zasady, zachowamy Twoje dane osobowe co najmniej na czas trwania Twojego zatrudnienia.

W niektórych przypadkach zobowiązania prawne lub regulacyjne (na przykład w sprawach podatkowych) wymagają od nas zachowania określonych danych przez określony czas, w tym również po zakończeniu Twojego zatrudnienia. Na przykład w sprawach dotyczących podatków jesteśmy zobowiązani do przechowywania danych dotyczących wynagrodzenia przez pięć lub, w niektórych przypadkach, nawet przez dziesięć lat.

Nagrania telewizji przemysłowej są przechowywane przez okres nieprzekraczający 3 miesięcy od momentu nagrania, a następnie zapis nagrania jest nadpisywany przez nowe nagrania, z wyjątkiem nagrań, które stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie powszechnie obowiązujących przepisów prawa lub, w stosunku do których powzięliśmy wiadomość, że mogą one stanowić dowód w takim postępowaniu. W takich przypadkach przechowujemy nagrania do czasu prawomocnego zakończenia postępowania. Po upływie powyższych terminów nagrania obrazów podlegają zniszczeniu w zakresie dozwolonym przez powszechnie obowiązujące przepisy prawa. 

Aby uzyskać więcej informacji na temat praktyk przechowywania danych przez Chubb, w tym w odniesieniu do danych pracowników lub kandydatów, zapoznaj się z Polityką Zarządzania Danymi Chubb

Ujawnienie danych osobowych 

W sprawach wewnętrznych, bezpośredni i pośredni managerowie liniowi, specjaliści ds. Zasobów ludzkich (HR) wspierający Twój obszar pracy oraz, w niektórych przypadkach, współpracownicy, w zależności od swojego stanowiska, będą mieli dostęp do Twoich niektórych danych osobowych. 

Rutynowo udostępniamy Twoje dane osobowe innym członkom grupy Chubb, jeśli jest to wymagane, aby np. prowadzić globalne procesy, prowadzić sprawozdawczość grupową lub pomagać przy planowaniu siły roboczej.

Określone podstawowe dane osobowe takie jak imię, nazwisko, lokalizacja, nazwa stanowiska, dane kontaktowe a także jakiekolwiek opublikowane umiejętności czy profil doświadczenia mogą być również dostępne dla innych członków personelu.

Możemy również być zobowiązani do ujawnienia Twoich danych osobowych stronom trzecim. Dotyczy to takich osób jak dostawcy, którzy pomagają nam w świadczeniu usług HR, organy podatkowe lub inne organy, profesjonalni doradcy.

Przykładowymi podmiotami trzecimi, którym Twoje dane mogą być upublicznione są organy podatkowe, organizacje medyczne/służba zdrowia, organy regulacyjne, organy ścigania i organy regulacyjne, ubezpieczyciele Chubb, bankierzy, administratorzy IT, prawnicy, firmy księgowe, dostawcy centrów danych, lekarze lub inni dostawcy usług medycznych, audytorzy, notariusze, inwestorzy, kredytodawcy, dostawcy szkoleń, wynajmujący, dostawcy usług dostępu do biur, dostawcy mediów społecznościowych i dostawcy usług marketingowych, konsultanci i inni profesjonalni doradcy, dostawcy usług w zakresie wynagrodzeń/podatków oraz administratorów programów świadczeń Chubb.  Dostęp do Twoich danych osobowych mają również osoby trzecie, z którymi współpracujemy w związku z usługami informatycznymi, takimi jak hosting, wsparcie i utrzymanie ram naszych systemów informatycznych.

Chubb oczekuje od takich osób trzecich przetwarzania wszelkich ujawnionych im danych zgodnie z obowiązującym prawem, w tym w odniesieniu do poufności i bezpieczeństwa danych.  W przypadku, gdy osoby trzecie działają jako "procesorzy" (na przykład dostawca usług płacowych), wykonują one swoje zadania w naszym imieniu i zgodnie z naszymi instrukcjami w wyżej wymienionych celach.  W takim przypadku Twoje dane osobowe zostaną ujawnione tym podmiotom tylko w zakresie niezbędnym do świadczenia wymaganych usług.

Możemy również udostępniać ograniczone informacje klientom, w sytuacji, kiedy jesteś częścią zespołu klienta lub proponowanego zespołu w procesie przetargowym.

Korzystamy z usług wielu dostawców zewnętrznych, którzy świadczą nam pomoc w zakresie usług HR. Te podmioty mogą mieć dostęp do danych osobowych lub tylko je przechowywać, ale zawsze będą to robić zgodnie z naszymi instrukcjami i w związku z umową. 

Niektóre osoby trzecie, którym możemy przekazywać dane osobowe, w tym na przykład prywatni ubezpieczyciele zdrowotni lub podmioty świadczące usługi w zakresie ochrony zdrowia, profesjonalni doradcy lub organy regulacyjne, są również administratorami danych osobowych i powinieneś zapoznać się z ich własnymi informacjami dotyczącymi polityki prywatności i zasadami dotyczącymi przetwarzania danych osobowych przez te podmioty. 

Możemy być również zobowiązani do ujawnienia Twoich danych osobowych stronom trzecim w odpowiedzi na zobowiązanie lub polecenie sądowe, organów nadzorujących, agencji rządowych, stron postępowania prawnego lub władz publicznych, lub w celu spełnienia wymagań prawnych czy też w ramach dialogu z organem państwowym.

Twoje dane osobowe mogą być również ujawniane doradcom, potencjalnym partnerom handlowym lub zainteresowanym stronom trzecim w związku z uzgodnieniem, negocjowaniem lub przeprowadzaniem transakcji korporacyjnych lub restrukturyzacją przedsiębiorstwa lub aktywów dowolnej części grupy Chubb.

Prosimy o kontakt jeśli masz jakiekolwiek pytania związane z odbiorcami Twoich danych osobowych lub pragniesz uzyskać bardziej szczegółowe informacje niż wskazane w niniejszej Polityce. 

Przekazywanie transgraniczne 

Globalny charakter naszej działalności wiąże się z tym, że Twoje dane osobowe mogą zostać ujawnione członkom grupy Chubb poza EOG (Europejski Obszar Gospodarczy), w szczególności do USA i Mauritus. Personel i systemy niektórych dostawców i usługodawców mogą również być zlokalizowane poza EOG. W rezultacie Twoje dane osobowe mogą być przekazywane do krajów poza krajem, w którym pracujesz, do krajów, w których przepisy o ochronie danych osobowych mogą być mniej rygorystyczne niż Twoim państwie.

W tym kontekście, Twoje dane osobowe mogą być przekazywane poza EOG dla celów określonych w niniejszej Polityce, do krajów, które mogą nie oferować poziomu ochrony danych osobowych równoważnego z poziomem oferowanym w ramach EOG. 

Grupa Chubb zawiera wewnętrzną umowę transferu danych, która reguluje transgraniczne przesyłanie danych osobowych w ramach grupy. W przypadku przekazywania przez podmioty trzecie  Twoich danych osobowych poza EOG podejmiemy odpowiednie kroki, aby zapewnić odpowiedni stopień ochrony Twoich danych osobowych, na przykład poprzez zawieranie umów o przekazaniu danych lub poprzez zapewnienie, że podmioty trzecie są certyfikowane zgodnie z odpowiednimi przepisami ochrony danych.

Masz prawo żądać kopii dowolnej umowy transferu danych, na mocy której Twoje dane osobowe są przekazywane, lub, w innym wypadku,  mieć dostęp do zastosowanych zabezpieczeń, poprzez skontaktowanie się z nami. Wszelkie udostępnione Ci umowy transferu danych mogą zostać zredagowane z uwagi na szczególnie chronione informacje handlowe. 

Prawa osób, których dane dotyczą 

Prawo dostępu do danych, ich zmiany oraz usunięcia Twoich danych osobowych

Chubb dąży do zapewnienia, że wszystkie przechowywane przez nas dane osobowe są poprawne.  Twoim obowiązkiem jest również zapewnienie, że w momencie zmiany sytuacji osobistej (na przykład zmiana adresu i kont bankowych) zgłosisz je do nas, abyśmy mogli zapewnić, że dane są aktualne. 

Masz prawo żądać dostępu do swoich danych osobowych, które możemy przechowywać, a także możesz nas prosić o:

  • Potwierdzenie czy przetwarzamy Twoje dane osobowe;
  • Otrzymanie kopii danych, które przetwarzamy;
  • Przekazanie innych informacji o Twoich danych osobowych, m.in. jakie dane posiadamy, w jaki sposób je używamy, komu je ujawniamy, czy przekazujemy Twoje dane osobowe do państw poza EOG i w jaki sposób je chronimy, jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe, jakie masz prawa, w jaki sposób możesz złożyć skargę, skąd mamy Twoje dane osobowe i czy podejmujemy zautomatyzowaną decyzję lub dokonujemy profilowania.

Masz prawo żądania zmiany nieaktualnych danych osobowych.

Ponadto, masz prawo do żądania usunięcia jakichkolwiek nieaktualnych danych osobowych, które przechowujemy, ale tylko w sytuacji gdy:

  • Twoje dane nie są potrzebne, dla celów dla których zostały zebrane lub przetwarzane w inny sposób; lub
  • Wycofałeś swoją zgodę (w przypadku gdy przetwarzanie danych odbywało się na podstawie zgody) a nie posiadamy innej podstawy aby przetwarzać Twoje dane; lub
  • Skutecznie złożyłeś sprzeciw wobec przetwarzania; lub
  • Twoje dane były przetwarzane niezgodnie z prawem; lub
  • Wypełniamy obowiązek prawny, który na nas ciąży.

Nie jesteśmy zobligowani do usunięcia Twoich danych osobowych jeśli przetwarzanie danych osobowych jest konieczne do:

  • wypełnienia obowiązku prawnego; lub
  • ustalania, wykonywania lub obrony roszczeń prawnych, które nas dotyczą.

Istnieją również inne okoliczności, w których nie jesteśmy obowiązani do usunięcia Twoich danych osobowych na Twoje żądanie, chociaż wskazane powyżej dwie okoliczności są najbardziej prawdopodobnymi okolicznościami, na które możemy się powołać odmawiając realizacji żądania usunięcia danych.

Dodatkowe prawa 

Masz również wskazane poniżej prawa:

Prawo do przenoszenia danych –w przypadku gdy opieramy przetwarzanie na Twojej zgodzie lub na tym, że przetwarzanie jest konieczne do wykonania umowy, której jesteś stroną a także gdy dane osobowe są przetwarzane automatycznie, masz prawo do otrzymania wszystkich takich danych osobowych, które przekazałeś Chubb w ustrukturyzowanym, powszechnie stosowanym i czytelnym maszynowo formacie, a także do zażądania od nas przekazania ich do innego administratora, jeżeli jest to technicznie wykonalne.

Prawo do ograniczenia przetwarzania – masz prawo do ograniczenia przetwarzania danych, w sytuacji gdy:

  • kwestionujesz poprawność danych osobowych dopóki nie podejmiemy odpowiednich kroków, aby je poprawić lub zweryfikować ich aktualność;
  • przetwarzanie jest bezprawne ale nie chcesz abyśmy usunęli dane osobowe;
  • nie mamy już potrzeby, aby przetwarzać dane osobowe dla celu, dla którego zebraliśmy je, ale są one potrzebne do ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych;
  • jeśli sprzeciwiłeś się przetwarzaniu danych na podstawie naszego uzasadnionego interesu (zobacz poniżej) w oczekiwaniu na weryfikację, czy Chubb ma istotne uzasadnione podstawy do dalszego przetwarzania danych.

W przypadku, gdy dane osobowe podlegają ograniczeniom we wskazany powyżej sposób, przetwarzamy je wyłącznie za Twoją zgodą lub w celu ustanowienia, wykonywania lub obrony roszczeń prawnych.

Prawo do wycofania zgody – w przypadku, gdy wyraziłeś zgodę na przetwarzanie danych masz prawo do wycofania jej w dowolnym momencie, bez wpływu na legalność przetwarzania na podstawie zgody przed jej wycofaniem.  W niektórych przypadkach można to zrobić, usuwając odpowiednie dane z właściwego systemu HR (należy jednak pamiętać, że w takim przypadku mogą one pozostać w systemach kopii zapasowych i systemach połączonych do czasu ich usunięcia zgodnie z naszą polityką przechowywania danych). 

Prawo do sprzeciwienia się przetwarzaniu opartego na uzasadnionym interesie - jeżeli opieramy się na uzasadnionym interesie w zakresie przetwarzania danych, wówczas masz prawo do wyrażenia sprzeciwu wobec przetwarzania danych.  Jeżeli wyrazisz taki sprzeciw, musimy zaprzestać takiego przetwarzania, chyba że będziemy w stanie wykazać istotne i uzasadnione podstawy przetwarzania, które będą nadrzędne w stosunku do Twoich interesów, praw i wolności lub w przypadku gdy musimy przetwarzać dane w celu ustalenia, wykonania lub obrony roszczeń prawnych.  W przypadku, gdy jako podstawę przetwarzania danych wskazujemy uzasadniony interes, uważamy, że możemy wykazać takie istotne i uzasadnione podstawy, ale każdą sprawę rozpatrzymy indywidualnie.

Masz również prawo złożenia skargi do organu nadzorczego, w szczególności w kraju, w którym przebywasz, jeśli uważasz że przetwarzanie danych narusza obowiązujące przepisy. W Polsce jest nim Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Skargę możesz złożyć w formie elektronicznej lub pisemnej, a także ustnie zgodnie ze wskazanymi na stronie urzędu procedurami. Adres oficjalnej strony Urzędu Ochrony Danych Osobowych to https://uodo.gov.pl/pl

Jeśli chciałbyś skorzystać z któregokolwiek wskazanego powyżej prawa, prosimy o kontakt z Inspektorem Ochrony Danych. 

Inspektor Ochrony Danych

Chubb ma Inspektora Ochrony Danych, który odpowiada za zgodność europejskiego regionu Chubb z przepisami o ochronie danych.

W każdej chwili możesz skontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych Chubb lub jego biurem w sposób bezpieczny i poufny, jeśli masz ogólne wątpliwości dotyczące przetwarzania Twoich danych osobowych, czy też jakikolwiek problem związany z ochroną danych. Adres email Inspektora Ochrony Danych to dataprotectionoffice.europe@chubb.com

Dodatkowe informacje o ochronie prywatności

Możemy podejmować pewne działania związane z przetwarzaniem danych osobowych, które podlegają dodatkowym Polityką o ochronie prywatności, a w przypadku ich wykorzystania zwrócimy na nie Twoją uwagę. 

Powiadomienie o zmianach

Chubb może w każdej chwili zmienić lub zaktualizować niniejszą Politykę.

Jeśli zmienimy nasze podejście do ochrony danych osobowych, poinformujemy Cię o tych zmianach lub poinformujemy Cię, że dokonaliśmy aktualizacji niniejszej Polityki, tak abyś wiedział/a, które informacje przetwarzamy i w jaki sposób je wykorzystujemy.  Niniejsza Polityka została ostatnio zaktualizowana i zweryfikowana w dniu [prosimy o uzupełnienie daty].