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Ainda no início de 2020, a crise sanitária gerada pelo novo coronavírus impôs às empresas a rápida adoção de medidas voltadas a proteger a saúde de seus profissionais. Entre elas, a instituição do home office para um contingente nunca visto antes nessa modalidade de trabalho. As organizações que estavam preparadas para contingências providenciaram as medidas necessárias com antecedência e o processo de virada de chave foi mais rápido e menos traumático. A própria Chubb é um exemplo disso. 

Para alcançar esse resultado, foi preciso não apenas se antecipar aos fatos e prever a possibilidade de uma ocorrência que exigisse uma medida dessas proporções, mas também definir o que precisaria ser providenciado. Afinal, não bastaria simplesmente enviar as pessoas para casa. Era preciso estabelecer um pacote de apoio para os colaboradores, de acordo com suas responsabilidade e necessidades específicas, a fim de permitir a execução do trabalho com eficiência.

Claro, cada empresa tem uma realidade própria e certamente seus profissionais demandarão diferentes tipos de materiais no caso de adoção de uma medida que implique trocar os escritórios e demais locais de trabalho por um posto em suas casas. Há alguns, no entanto, que podem ser comuns a todos. Veja aqui seis itens que você pode considerar enviar para casa com seus funcionários:

  1. O laptop com todos os extras. Pode parecer óbvio, mas para os funcionários que não são teletrabalhadores regulares, é importante que eles se lembrem de levar não apenas o laptop, mas também o cabo de alimentação e quaisquer itens adicionais, entre eles, fones de ouvido e mouse. Se seus funcionários fazem a maior parte do trabalho em um computador, provavelmente também vão precisar de teclado externo, monitor e impressora.

  2. Um telefone e fone de ouvido. Atualmente, a maioria das pessoas tem um celular, mas se você não tiver providenciado telefones específicos para os funcionários, precisará garantir que seja apropriado que eles recebam e façam chamadas de suas linhas pessoais.

  3. Material de escritório. Não espere que seus funcionários usem seus próprios suprimentos se estiverem trabalhando remotamente - verifique se têm acesso a canetas, papel para impressora, envelopes, selos e todas as pequenas coisas que tornam possível a realização do trabalho. Quer eles levem ou não um estoque para casa, é uma boa ideia configurar um sistema para solicitar e distribuir material de escritório para sua força de trabalho remota.

  4. Arquivos. Embora muitos arquivos estejam armazenados online hoje em dia, ainda existem escritórios que continuam mantendo arquivos físicos. Se seus funcionários precisarem de documentos e arquivos reais para realizar seu trabalho, verifique se eles os aceitam - supondo que isso não viole a privacidade ou as leis de proteção de dados.                                                                                                                          

    stack of files and a plant 
  5. Plantas. Se as pessoas têm vasos e itens pessoais em seus postos de trabalho, é importante que se lembrem de levá-los para casa. No caso de plantas ornamentais do próprio espaço de trabalho, é necessário providenciar um prestador e serviço que possa mantê-las no período em que as instalações permanecerem fechadas.

  6. Pertences pessoais. Geralmente, quando os escritórios ficam fechados por um período, eles ficam trancados e você pode não conseguir voltar, mesmo que tenha um passe ou um chaveiro. Portanto, certifique-se de que seus funcionários levem seus itens pessoais, como remédios, chaves, roupas extras e qualquer outra coisa que eles precisem durante o tempo em que estiverem fora do escritório.

Em caso de evacuação do escritório 

Embora possa haver bastante tempo para adoção de medidas planejadas de abandono de algumas áreas de escritório, as evacuações de emergência têm um funcionamento bem diferente. Por isso é importante possuir um plano de ação de emergência que ajudará no caso de ocorrências repentinas e cuidará da segurança de seus funcionários.

 

O que inclui um plano de evacuação de emergência do escritório?

  •  Um plano de evacuação, com as rotas para que todos possam sair com segurança das instalações, além de um ponto de encontro, para onde possam se dirigir e permanecerem com segurança.
  • Colabores designados para assumir o comando, avaliar se todos os demais profissionais estão mobilizados e cuidar da evacuação de forma rápida e segura.
  •  Protocolos de segurança para máquinas, eletricidade e outras instalações.
  • Localização de material médico e equipamento especial (kit de primeiros socorros, desfibrilador, entre outros).

 

Este documento é de natureza consultiva e é oferecido como um recurso a ser usado em conjunto com seus consultores profissionais de seguros na manutenção de um programa de prevenção de perdas. É apenas uma visão geral e não se destina a substituir a consulta com seu corretor de seguros ou aconselhamento jurídico, de engenharia ou outro profissional. Chubb é o nome de marketing usado para se referir às subsidiárias da Chubb Limited que fornecem seguros e serviços relacionados. Para obter uma lista dessas subsidiárias, visite nosso website em www.chubb.com. Seguro fornecido pela ACE American Insurance Company e por suas afiliadas nos Estados Unidos da Chubb. Todos os produtos podem não estar disponíveis em todos os estados. Esta comunicação contém apenas resumos do produto. A cobertura está sujeita ao idioma das apólices efetivamente emitidas. Seguro de linhas excedentes vendido apenas através de produtores licenciados de linhas excedentes. Chubb, 202 Salão & Moinho Road, Whitehouse Station, NJ 08889-1600.