La gestión de proyectos consiste en una serie de pasos para guiar con éxito una idea hasta su finalización. Conozca cómo llevarlos a cabo en el siguiente artículo.
Un proyecto es un conjunto de actividades temporales, en general realizadas en grupos, cuyo objetivo es producir un bien, servicio o resultado particular. Los proyectos muchas veces suelen ser temporales, con un inicio, medio y un fin bien delimitado, objetivos definidos y recursos bien planificados para obtenerlos.
Desarrollar una aplicación, construir una casa o diseñar un automóvil, son actividades que pasan por proyectos cuidadosamente planificados.
A los procesos se les define como un conjunto de acciones y actividades integradas, cuya finalidad es generar la agrupación predefinida de productos, resultados o servicios. En general se dividen en dos grupos básicos: los procesos de gestión de proyectos y los procesos dirigidos al producto.
La gestión (o administración) de los proyectos se refiere al uso conjunto de conocimientos, habilidades y metodologías destinadas a la ejecución eficaz y eficiente de los mismos.
Actualmente, el encargado de gestionar ese proyecto es un profesional que debe saber unir estratégicamente los resultados de dicho plan con el de negocios, de la compañía en la que se desempeña. De esta manera, las empresas se vuelven más competitivas en sus mercados.
Existen cinco grupos de procesos en la gestión de proyectos: (1) iniciación, (2) planificación, (3) ejecución, (4) seguimiento y control, (5) cierre. Estos están conectados, en donde el final de un proceso es el comienzo del siguiente.
Si bien algunas metodologías están estandarizadas, se deberá evaluar el tipo de proyecto o necesidad de este para poder elegir aquellas que logren una mejor optimización del tiempo, recursos y dinero, entre otros.
Algunas de las ventajas que nos brindan este tipo de sistemas son: optimiza los flujos de trabajo, mejora el trabajo en equipo, aumenta la comunicación constante con las diferentes áreas, incrementa el flujo de datos entre departamentos, prevé cuellos de botellas y rutas críticas, abarata costos y crea presupuestos adicionales según los escenarios, posibilita el seguimiento y la gestión con respecto a la proyección, reúne datos para proyectos futuros, administra los recursos, optimiza la resolución de inconvenientes y entrega datos en tiempo real, entre otros.
Hoy en día existen tres grandes técnicas que se utilizan como herramientas de gestión de proyectos.
El encargado de liderar este tipo de proyectos es el gestor o director de proyectos. Como se mencionó anteriormente, este debe ser capaz de integrar todas las fases del plan y de mantener motivado al equipo que lo ejecuta; a la vez que monitorea que cada etapa se esté desarrollando y llevando a cabo.
Entre sus principales funciones se encuentran: crear un entorno laboral idóneo para el equipo del proyecto y proporcionar un buen clima de trabajo, organizar y ejercer su autoridad, evitar problemas tanto del proyecto como del equipo, analizar los resultados y formular conclusiones, asignar las funciones y responsabilidades del conjunto de trabajo, planificar y asignar recursos, supervisar la evolución del proyecto, definir prioridades, identificar riesgos y modificarlos, involucrar a los clientes si es que hay, prevenir conflictos, tomar decisiones, informar y comunicar, facilitar la interacción, entre otros.
En Chubb contamos con diferentes tipos de seguros y pólizas que permiten un mejor manejo de la gestión de proyectos. Esto abarca la planificación de imprevistos relacionados con la seguridad de la compañía en materia de datos o bien, en software dañado. Asimismo, tenemos coberturas sobre problemas de planificación ligados a imprevistos climáticos o daños en la compañía como, por ejemplo, un incendio o problemas edilicios.
La diferencia entre un proceso y un proyecto radica principalmente en la periodicidad con que se realice. Un proyecto es único y se realiza por única vez, mientras un proceso se realiza de manera estandarizada y repetida a lo largo del tiempo.
Un proceso es una secuencia que se realiza para obtener algún fin. Por ejemplo, realizar una casa con el mismo formato, materiales y en secuencia.
Las fases que debe tener la gestión de un proyecto son: inicio, planificación, ejecución, seguimiento o control y cierre.
Las áreas de conocimiento que debe tener la gestión de proyectos son: gestión de la integración del proyecto, alcance, cronograma, costos, calidad, recursos, comunicación, riesgos, adquisición e interés.
Los riesgos en un proyecto implican pérdida de tiempo, recursos y dinero. Por ello, es fundamental la detección de estos para minimizarlos. Reduciendo la incertidumbre se puede trabajar en plazos eficaces, con presupuestos realistas y así evitar problemas a lo largo de la ejecución del plan.
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