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Ces 12 derniers mois, nos modes de vie ont considérablement changé face à la pandémie de COVID-19. Au printemps 2020, les employés de bureau ayant reçu l’instruction de travailler depuis leur domicile alors que le confinement s’instaurait peu à peu au niveau mondial, les entreprises ont dû s’adapter rapidement au nouvel environnement de travail. Pour nombre d’entre elles, cette situation reste d’actualité puisque certains pays recourent à nouveau au confinement ou à des mesures restrictives renforcées.

Pour les employeurs, ce passage au télétravail a également opéré un changement en matière d’obligation de diligence. Ils doivent désormais prendre en considération les nouveaux besoins que ces changements impliquent pour leurs collaborateurs : ces derniers sont désormais dispersés à l’échelle nationale (ou internationale), plutôt que regroupés en un seul et même endroit, ce qui engendre de nouvelles situations à gérer du fait de la pandémie. « Le manque de visibilité est un réel problème », souligne Alex Towers, Responsable des Rémunérations et Avantages sociaux pour la zone EMEA chez Chubb. « Au bureau, quand quelqu’un va mal, c’est assez facile d’en percevoir les signes. Mais c'est nettement moins visible lorsque toute l’équipe travaille à domicile. »

Non seulement les problèmes de santé mentale doivent faire l’objet d’une attention particulière, mais la sécurité des nouveaux espaces de travail des collaborateurs compte également, tout comme leur confort physique et leur capacité à s’adapter à de nouvelles méthodes de travail. « Pour certains, s’adapter pleinement au télétravail peut demander un certain temps, » indique Flora Kalhor, Responsable de la Continuité des activités, de la Santé et de la Sécurité pour la zone EMEA chez Chubb. « Les entreprises doivent en tenir compte lorsqu’elles analysent l’impact de la situation sur leurs activités. »

Dans ce nouvel environnement de travail, quelles mesures les entreprises doivent-elles prendre afin de s’assurer de la santé et du bien-être de leurs équipes ?

Elles doivent revoir leurs procédures et protocoles, adapter les schémas existants et en créer de nouveaux afin de s’assurer que leurs collaborateurs se sentent au cœur des nouvelles méthodes de travail. Il peut être opportun d’affiner les clauses de votre assurance collective couvrant les accidents personnels afin de garantir la protection de vos collaborateurs, quel que soit leur lieu de travail. De plus, Chubb met en place un nouveau contrat d’assurance adapté au télétravail afin d’anticiper et de répondre spécifiquement aux situations d’urgence du moment.

Montrer l’exemple

La direction peut faire toute la différence en matière de qualité de vie dans une situation de télétravail. En montrant l’exemple et en instaurant des règles sur ce qu’il convient ou non de faire, elle contribue à créer un environnement de travail empreint de cohésion et d’épanouissement pour tous les collaborateurs. « Les dirigeants doivent véritablement intervenir et insister sur la nécessité de faire des pauses afin d’éviter tout risque de burn-out », précise Louisa Lombardo, Responsable de la Diversité et de l’Inclusion pour la zone EMEA chez Chubb. Elle propose que les responsables parlent à leurs équipes de la nécessité de s’octroyer des moments de détente, qu’il s’agisse d’une pause-café (virtuelle) avec les collègues ou de sortir faire une promenade.

Des programmes de formation à destination des responsables doivent également être proposés afin d’insister sur la détection des signes avant-coureurs de mal-être chez les collaborateurs. Une telle formation permettrait d’aborder le sujet avec habileté, mais aussi de rassurer les collaborateurs sur la prise en compte de leur santé et sur le fait que cette dernière est au cœur des préoccupations de toute l’entreprise.

« Trouver le bon équilibre entre vie professionnelle et vie privée peut s’avérer plus difficile lorsqu’on télétravaille », souligne Jessica Strudwick, Responsable de la Continuité des activités chez Chubb. « Lorsque votre ordinateur portable est installé sur la table de la cuisine, la tentation de se connecter est plus forte que si vous étiez physiquement absent du bureau. » La direction peut certes donner le ton en matière d’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, mais certaines procédures peuvent également être mises en place. « Il existe des outils et des technologies visant à réduire le stress et la pression afin que les collaborateurs ne se sentent pas constamment obligés de garder leur téléphone à portée de main, ou de consulter leurs e-mails à tout moment, » ajoute Louisa.

Une communication limpide

Les entreprises doivent être au fait des évolutions de la réglementation et des recommandations gouvernementales. Les dirigeants doivent aussi communiquer leurs attentes aux collaborateurs, sans délai et en toute simplicité. Cependant, il est essentiel d’apporter de la nuance à votre message. « Comme vous n’avez plus d’interaction en face à face, vous ne savez plus vraiment comment votre message est perçu, » explique Jessica. Du fait du travail à distance, il est plus difficile pour les responsables d’assurer le suivi de leurs équipes, et peut-être pour les collaborateurs de poser des questions. « Aborder correctement ce type de sujets requiert une réelle prise de conscience. Vous devez également vous assurer d’apporter le soutien nécessaire dans toutes sortes de situations individuelles, » souligne-t-elle.

Une autre manière de renouer le contact consiste à mettre en place des réseaux d’entraide. Ces derniers peuvent s’articuler autour de différents groupes de collaborateurs, par exemple un réseau dédié à l’évolution de carrière. « Le but est d’encourager les collaborateurs à rester en contact les uns avec les autres, éventuellement en dehors de leur équipe, » explique Louisa. « Les entreprises peuvent également adapter leur communication et la diffusion de leurs messages afin de cibler des groupes spécifiques. »

Certains collaborateurs peuvent aussi être habilités à en soutenir d’autres. La formation de personnes accréditées pour devenir des secouristes spécialisés en santé mentale peut en effet ouvrir de nouvelles voies de communication entre collègues. Certains peuvent avoir le réflexe de s’adresser à des collègues qu’ils connaissent, d’autres auront plus de facilité à se confier à une personne qui leur est étrangère. « Chaque personne est différente, » conclut Alec. « Disposer de toutes les ressources nécessaires et de toutes les aides possibles est absolument essentiel. Ainsi, en cas de besoin spécifique, nous avons déjà une solution à proposer. »

Bien-être physique

« Quel que soit le lieu de travail de nos collaborateurs, il nous incombe de vérifier qu'il ne présente aucun danger, » explique Flora. Les entreprises doivent s’assurer que leurs documents relatifs à la santé et à la sécurité au travail sont à jour et en conformité avec le contexte de travail actuel. Il convient de vérifier deux domaines en particulier afin de s’assurer qu’ils ne sont pas à l’origine d’un risque sanitaire potentiel ou source d’inconfort pour les collaborateurs : les postes de travail (dans toutes leurs variantes possibles à votre domicile), ainsi que les connexions électriques et les installations dédiées à la sécurité. Au Royaume-Uni, les employeurs sont tenus de veiller à ce que les collaborateurs disposent d’un équipement d’écran d’affichage (DSE) conforme à la réglementation. Des formations en ligne sont proposées aux collaborateurs. Un entretien téléphonique peut être prévu afin de faire le point sur votre situation.

De toute évidence, le télétravail est amené à durer un temps indéterminé, au point de s’installer durablement dans certains cas. Les collaborateurs qui pensaient pouvoir se passer d’un vrai siège de bureau ou d’un bon clavier finiront par se rendre compte qu’ils ont vraiment besoin de créer chez eux un environnement plus propice au travail.  

Obligation de diligence dans ce nouveau domaine

Toutes les organisations ont leur propre manière de gérer ces environnements de travail mouvants. Nombre d’entre elles auront besoin de procéder par étapes afin d’ajuster leurs méthodes. « Avant la COVID-19, les entreprises pouvaient s’organiser selon des prévisions de risques relativement stables pour leurs collaborateurs, » rappelle Goulven Thépot, Responsable régional de la Souscription du secteur Accident et Santé pour la zone EMEA chez Chubb. « Elles doivent désormais s’assurer que leurs collaborateurs sont bien couverts par leurs contrats d’assurance lorsqu’ils travaillent à domicile ou depuis un autre bureau mobile. Nous proposons une offre améliorée qui prévoit le versement d’une indemnité forfaitaire en cas d’accident lorsque les collaborateurs travaillent à domicile ou à distance. Cette couverture s’étend au financement de l’aide à la santé mentale ou à l’amélioration de l’espace de travail. »

En repensant la notion de risque sur le lieu de travail et en prenant des mesures pour aligner leur soutien au bien-être de leurs collaborateurs, dans le cadre d’un programme adapté de couverture d’assurance et de gestion des risques, les entreprises ont de meilleures chances de faire face à la crise actuelle tout en renforçant leur résilience à long terme.  

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Ce document est d’ordre informatif et constitue une ressource à utiliser conjointement avec les recommandations de vos conseillers en assurance entreprise dans le cadre de votre programme de prévention des sinistres. Il s’agit d’une simple présentation qui n’a pas vocation à se substituer à un rendez-vous avec votre courtier d’assurance ou à des recommandations d’ordre juridique, technique et professionnel. 
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