Visszaélés-bejelentési szabályzat
A „visszaélés bejelentése” olyan feltételezett vagy tényleges jogsértéssel vagy mulasztással kapcsolatos aggály bejelentésének folyamatára alkalmazott hivatalos kifejezés, amely aggály a bejelentést tevő munkavállaló észszerű meggyőződése szerint közérdekű. Ez azt jelenti, hogy az adott esemény nem csupán egy egyénre van hatással. A visszaélést bejelentők a törvények alapján bizonyos védelmet élveznek. A visszaélések bejelentésére vonatkozó további részletek és az adott országokban érvényes meghatározások az útmutató jegyzékében találhatók.
A Chubb elismeri annak fontosságát, hogy a munkavállalók (és más személyek) részére a visszaélések, vagy a más munkavállalók magatartásával vagy magával a céggel kapcsolatos aggályok bejelentésére hatékony eljárásokat tartson fenn, valamint felismeri annak szükségességét, hogy az ilyen aggályok kivizsgálása és kezelése megfelelően történjen. Ennek megfelelően az Európában (a svájci jogalanyok kivételével) szabályozott szervezetek és fióktelepek igazgatótanácsai utasítást kapnak arra, hogy mindenkor betartsák a jelen szabályzatban meghatározott előírásokat. Az igazgatótanácsok minden munkavállalót, pontosabban a jelen szabályzatban hivatkozott minden személyt elszámoltatnak megadott szerepük és felelősségi körük teljesítésével kapcsolatban.
Szabályzati előírások |
Elszámoltatható vezető |
|
WB1 |
Eljárások: Fenn kell tartani az aggályok bejelentésére szolgáló mechanizmusokat. Az ilyen aggályok kijelölt címzettjeit dokumentálni kell, és rendszeres képzésben kell részesíteni. Az eljárásoknak biztosítaniuk kell, hogy az aggályok bármilyen észszerű módon (személyesen, postai úton, e-mailben, telefonon stb.) bejelenthetők legyenek. |
Regionális megfelelőségi tisztviselő |
WB2 |
Valódi aggályok: A visszaélések bejelentésére szolgáló eljárások révén felvetett kérdéseket jóhiszeműen, valódi aggodalommal vagy a kötelességszegésre vonatkozó gyanúval kell kezelni. A rosszindulatúan hamis jelentések készítése a Chubb részéről elfogadhatatlan. |
Minden munkavállaló |
WB3 |
Képzés és kommunikáció: Az aggályok bejelentésének lehetőségéről minden munkavállalót tájékoztatni kell, és ennek módjáról rendszeres képzésben kell részesülniük. A munkavállalókat tájékoztatni kell arról, hogy a vonatkozó szabályozási követelményeknek megfelelően közvetlenül a szabályozó hatósághoz fordulhatnak. |
Regionális megfelelőségi tisztviselő |
WB4 |
Titoktartás: A bejelentési eljárásoknak lehetővé kell tenniük, hogy az aggályok bizalmasan és névtelenül is bejelenthetők legyenek, és a munkavállalókat megfelelően tájékoztatni kell azokban a joghatóságokról, ahol a névtelen bejelentés lehetősége korlátozott. Az aggályok kivizsgálása során megkeresett személyek - beleértve a bejelentőt is - személyazonosságának titkosságát tiszteletben kell tartani. |
Vezérigazgató / Ügyvezető igazgató / Fiókvezető |
WB5 |
Az aggályok komoly kezelése: Minden bejelentett aggályt komolyan kell venni, ki kell vizsgálni és megfelelően kell felsőbb fórum elé terjeszteni. |
Vezérigazgató / Ügyvezető igazgató / Fiókvezető |
WB6 |
Vizsgálatok: A vizsgálatra a bejelentett aggálytól független, megfelelő szakértőt kell kijelölni. A bejelentett aggályok kivizsgálását haladéktalanul és gondosan kell elvégezni, a Globális vizsgálati szabályzatnak megfelelően. |
Jogtanácsos (HR-igazgató, ha összeférhetetlenség áll fenn) |
WB7 |
Intézkedés: A vizsgálat befejezését követően a vizsgálat megállapításai és az azokból eredő ajánlások alapján meg kell hozni a megfelelő intézkedéseket. |
Jogtanácsos (vagy HR-igazgató, ha összeférhetetlenség áll fenn) |
WB8 |
A bejelentők tájékoztatása: A bejelentőket haladéktalanul tájékoztatni kell aggályaik beérkezéséről és a bejelentés alapján kezdeményezett vizsgálat lezárásáról. A vizsgálat részleteire vagy eredményeire vonatkozó további információk adott esetben megoszthatók a bejelentővel. |
HR-igazgató |
WB9 |
Adatok: A hivatalosan bejelentett aggályok, vizsgálatok (alátámasztó bizonyítékokkal együtt) részleteit, valamint a megállapításokat és a megtett intézkedéseket központilag kell rögzíteni és tárolni, és az ilyen adatokhoz való hozzáférést a visszaélésekre vonatkozó bejelentéseket feldolgozó munkavállalókra kell korlátozni. Az adatokat rendszeresen felül kell vizsgálni a vonatkozó adatvédelmi követelményeknek való megfelelés biztosítása érdekében. |
Jogtanácsos (összeférhetetlenség esetén a Személyzeti vezető) |
WB10 |
Jelentéstétel: A visszaélések bejelentésével kapcsolatos aggályokról a felső vezető és/vagy az Igazgatótanács tájékoztatása az alkalmazandó szabályozási követelményeknek megfelelően. |
Visszaélés-bejelentési vezető / Jogtanácsos |
WB11 |
Kultúra: Az olyan intézkedések, amelyek az aggályok bejelentését megakadályozzák, illetve a valós aggályokat felvető személyekkel szembeni megtorlás, zaklatás vagy szankciók nem tolerálhatók. |
Vezérigazgató / Ügyvezető igazgató / Fiókvezető vagy Visszaélés-bejelentési vezető (adott esetben) |
WB12 |
Jogszabályok és szabályozás: A visszaélések bejelentésére vonatkozó intézkedéseknek az összes vonatkozó törvénynek és előírásnak meg kell felelniük. |
Vezérigazgató / Ügyvezető igazgató / Fiókvezető |
Vállalatirányítás
A szabályzat tulajdonosa: Igazgatótanács
A Szabályzat felülvizsgálatának gyakorisága: Évente / törvényi vagy rendeleti változások esetén
A szabályzat felülvizsgálatát végzi: Regionális megfelelőségi tisztviselő
| Szerepek és felelősségek | |||
| Előírás | Elszámoltatható vezető | Segítséget nyújt | |
| WB1 | Az aggályok bejelentésére szolgáló eljárások kidolgozása és fenntartása | Regionális megfelelőségi tisztviselő (vagy megbízott) | Jogi, Személyzeti, Belső ellenőrzési, Globális megfelelőségi osztály |
| WB1 | Annak biztosítása, hogy a dokumentáció azonosítja az aggályok kijelölt címzettjeit | Regionális megfelelőségi tisztviselő (vagy megbízott) | Jogi, Személyzeti, Belső ellenőrzési osztály |
| WB2 | Az aggályok jóhiszemű jelentése | Minden munkavállaló | |
| WB4 | Az aggályokat bejelentők és a vizsgálatok során megkeresettek titkosságának tiszteletben tartása | Vezérigazgató, Ügyvezető igazgató vagy Fiókvezető | Jogi, Személyzeti, Megfelelőségi, Belső ellenőrzési osztály |
| WB5 | Annak biztosítása, hogy minden aggályt komolyan kezeljenek | Vezérigazgató, Ügyvezető igazgató vagy Fiókvezető | Jogi, Személyzeti, Megfelelőségi, Belső ellenőrzési osztály |
| WB6 | Annak meghatározása, hogy ki folytassa le a vizsgálatokat | Jogtanácsos (vagy megbízott) (összeférhetetlenség esetén HR-igazgató) | Személyzeti osztály |
| WB6 | Vizsgálatok lefolytatása | Jogtanácsos (vagy megbízott) (összeférhetetlenség esetén a HR-igazgató) | Jogi, Személyzeti, Megfelelőségi, Belső ellenőrzési osztály |
| WB7 | A meghozandó intézkedések meghatározása | Jogtanácsos (vagy megbízott) (összeférhetetlenség esetén a HR-igazgató) | Jogi, Személyzeti, Megfelelőségi, Belső ellenőrzési osztály |
| WB8 | A bejelentett aggályok visszaigazolása és a bejelentő tájékoztatása az eredményekről (adott esetben) | HR-igazgató (vagy megbízott) | Jogi, Személyzeti, Megfelelőségi, Belső ellenőrzési osztály |
| WB9 | A visszaélések bejelentésére vonatkozó adatok felügyelete és karbantartása | Jogtanácsos (vagy megbízott) (vagy összeférhetetlenség esetén a Személyzeti vezető) | Jogi, Megfelelőségi, HR, Belső ellenőrzési, Adatvédelmi iroda |
| WB9 | Rendszeres felülvizsgálatok az adatvédelmi megfelelés biztosítása érdekében | Regionális megfelelőségi tisztviselő | Adatvédelmi iroda |
| WB11 | Megtorlás tilalma a bejelentőkkel szemben | Vezérigazgató, Ügyvezető igazgató vagy Fiókvezető vagy Visszaélés-bejelentési vezető (adott esetben) |
Személyzeti osztály, minden munkavállaló |
| WB12 | Az alkalmazandó jogszabályoknak és rendelkezéseknek való megfelelés | Vezérigazgató, Ügyvezető igazgató vagy Fiókvezető | Megfelelőségi, Jogi, Személyzeti, Adatvédelmi osztály |
| Képzés | |||
| WB3 | Útmutatás nyújtása a munkavállalók számára | Regionális megfelelőségi tisztviselő | Jogi osztály |
| WB3 | Munkavállalók képzése | Regionális megfelelőségi tisztviselő | Személyzeti osztály |
| WB3 | Vezetők képzése (jelentett ügyek kezelése) | Regionális megfelelőségi tisztviselő | Személyzeti osztály |
| Nyilvántartás | |||
| WB9 | Központi nyilvántartás karbantartása | Jogtanácsos | Megfelelőségi, Személyzeti, Belső ellenőrzési osztály |
| Jelentéstétel | |||
| WB10 | Jelentéstétel az Igazgatótanács felé (amennyiben szükséges) | Visszaélés-bejelentési vezető vagy Jogtanácsos | Regionális megfelelőségi tisztviselő |
Rendszerek és ellenőrzések
- A jelen szabályzatban és az összes vonatkozó törvényben és előírásban meghatározott elvárásoknak való megfeleléshez szükséges ellenőrzések kidolgozásáért és fenntartásáért a regionális megfelelőségi vezető felelős;
- az ilyen ellenőrzéseknek arányosnak kell lenniük a bemutatott, dokumentált kockázat szintjével, és egy „tulajdonost” (az ellenőrzés karbantartásáért és végrehajtásáért felelős személyt) kell ezekhez kijelölni;
- az ellenőrzések hatékonyságát figyelemmel kell kísérni és értékelni kell;
- nyilvánvaló, hogy a visszaélések bejelentésére szolgáló eljárások alkalmazása során felmerülő munkavállalói panaszokat rendszerint a Személyzeti osztály kezeli, a vonatkozó szabályzatoknak és protokolloknak megfelelően;
- a vizsgálatokat a Globális vizsgálati szabályzatnak megfelelően kell elvégezni;
- a Szabályzatban meghatározott előírásoknak való nem megfelelést jelenteni kell a Megfelelőségért felelős személynek a Szerződésszegési és eseti eljárásnak megfelelően;
- ha nem tud megfelelni egy vagy több szabályzati előírásnak, olvassa el az Igazgatótanácsi szabályzat alóli mentességre kérelmezési eljárás leírását.
A dokumentum jóváhagyása
Verzió |
3.3 |
Készítette: |
Regionális megfelelőségi tisztviselő |
Jóváhagyás dátuma: |
Megerősítésre vár |
Hatálybalépés dátuma: |
Megerősítésre vár |
Következő felülvizsgálat időpontja: |
Megerősítésre vár |