Mitarbeiter-Datenschutzerklärung

Chubb erhebt und verarbeitet personenbezogene Daten, die Sie uns aufgrund Ihres Bewerbungs- oder Einstellungsverfahren zur Verfügung stellen, zusammen mit weiteren personenbezogenen Daten, die während Ihres Arbeits- oder Beschäftigungsverhältnisses erhoben werden (zum Beispiel, in Bezug auf Leistungsbeurteilungen, Disziplinarmaßnahmen und Teilnahme an freiwilligen Bonusprogrammen).

Die von Chubb erhobenen personenbezogenen Daten werden primär für das Bewerbungsverfahren, die Personaleinsatzplanung und die Erfüllung der Arbeitsverträge verwendet. Die Daten können in Systemen weltweit gespeichert, und von Dritten Dienstleistern in Chubbs Auftrag verarbeitet werden.

Wir benötigen Ihre personenbezogenen Daten um das Dienstverhältnis einzugehen, durchzuführen und zu beenden und die diesbezüglichen vertraglichen und gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen. Ohne diese Daten können wir weder eine vertragliche Vereinbarung mit Ihnen abschließen, noch Verpflichtungen daraus erfüllen.

Wir werden dabei unseren Verpflichtungen nach der Europäische Datenschutzgrundverordnung („DSGVO“) und dem Datenschutzgesetz („DSG“) nachkommen. Sie haben dabei aber auch eine wichtige Rolle, um die Sicherheit ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten und Sie sollten vorsichtig sein wem gegenüber Sie Ihre Kommunikation und Endgeräte offenlegen. Sie können der Chubb Global Information Security Policy (https://village.chubb.com/docs/DOC-115912) und der Global Information Security and Privacy Policy and Guidelines (https://village.chubb.com/groups/ispp) weitere Informationen über ihre Verantwortlichkeiten entnehmen.

Sie haben auch bestimmte Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten, die Sie ausüben können, indem Sie uns unter der folgenden Stelle kontaktieren:

Email:

dataprotectionoffice.europe@chubb.com

Write to:

Data Protection Officer, Gretzer, Bjorn Carsten

Hammer Str. 19, 40129 Düsseldorf

Der Begriff “Personenbezogene Daten” umfasst alle, die sich auf identifizierte oder identifizierbare natürliche Personen beziehen; identifizierbar sind solche Personen, die aufgrund von Identifikationsdaten wie Name, ID-Nummer, Ortungsdaten, Online- Identifikation o.ä. direkt oder indirekt identifiziert werden können. Personenbezogene Daten beinhalten zum Beispiel Ihre Kontaktinformationen und Ihr Geburtsdatum.

Chubb verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten. In diesen Zusammenhang meint

„verarbeiten“ die Handhabung der Daten in jeglicher Hinsicht, so zB deren Verwendung, Offenlegung oder Vernichtung.

Die verschiedenen Arten von Daten, die wir verarbeiten, hängen von Ihrer Funktion, Ihrem Standort und den für Sie relevanten Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen ab. Typischerweise umfassen die Kategorien der personenbezogenen Daten zum Beispiel Ihre persönlichen Stammdaten, einfache arbeitsbezogene Daten oder Informationen über Ihre Vergütung und Zusatzleistungen.

Die Kategorien von personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, beinhalten die folgenden:

• Persönliche Angaben – zum Beispiel Ihr Name, Geburtsdatum, Geschlecht, persönliche Kontaktdaten, Familienstand, Notfallkontakte/Kontaktdaten der nahen Angehörigen, Daten zur Einwanderungs- und Arbeitsbewilligung und gesprochene Sprachen.
  
  
• Grundsätzliche arbeitsbezogenen Daten - zum Beispiel Ihre beruflichen Kontaktdaten (berufliche E-Mail-Adressen und Telefonnummern), Personalnummer, Fotos, Positions- und Stellenbeschreibung, zugeteilter Geschäftsbereich oder -gruppe, Berichtslinien, primärer Arbeitsort, Arbeitszeit und Ihre Arbeits- und Beschäftigungsbedingungen;
  
  
• Berufliche Qualifikationen und behördliche Daten – soweit anwendbar, dies umfasst Zeugnisse und behördliche Kennungen;
  
  
• Daten des Bewerbungs-/Auswahlverfahrens – zum Beispiel, alle personenbezogene Daten, die in Ihrem Lebenslauf, Bewerbungsbogen, Aufzeichnungen und Notizen zum Bewerbungsgespräch, Bewertungs- und Überprüfungsaufzeichnungen und Dokumentation zur Überprüfung Ihrer Angaben;
  
  
• Daten betreffend Vergütung und Zusatzleistungen – zum Beispiel, Informationen zum Gehalt und Sachbezüge, Bankkonto, Einstufung, Sozialversicherungsnummer, Steuerdaten und Informationen zu sonstigen Begünstigten;
  
  
• Strafregisterdaten – soweit dies für Ihre Funktion relevant ist und uns somit erlaubt war, diese Information zu erheben;
  
  
• Daten betreffend Urlaub und Dienstverhinderung – zum Beispiel Aufzeichnungen bezüglich Urlaub oder familienbedingte Abwesenheiten, einschließlich ggf. Ihre Religion (wenn freiwillig bekanntgegeben) für die Verwaltung von religionsanhängigen Feiertagen;
  
  
• Daten betreffend Arbeitsunfähigkeit – zum Beispiel alle personenbezogenen Daten, die in Ihren Abwesenheitsaufzeichnungen, Arztbestätigungen, usw. enthalten sind, soweit freiwillig zur Verfügung gestellt oder wir zur ihrer Erfassung gesetzlich verpflichtet sind;
  
  
• Daten betreffen Disziplinar- und Beschwerdesachen – zum Beispiel alle personenbezogenen Daten in Aufzeichnungen von Vorwürfen, Ermittlungen und Besprechungen und deren Ergebnisse;
  
  
• Daten betreffend Mitarbeiterbeurteilung – zum Beispiel, Feedback von Kollegen und Manager, Bewertungen, Ergebnisse von Talentprogrammen und formalen und informalen Leistungsmanagement Prozessen;
  
  
• Schulungs- und Weiterbildungsdaten – Daten betreffend Schulungs- und Weiterbildungsbedarf oder durchgeführte Schulungen;
  
  
• Überwachungsdaten – soweit von Gesetzes wegen erlaubt, personenidentifizierende Bilder von Überwachungskameras, System- und Gebäude- Login-Daten und Zugangsprotokollierungen, , Download und Druckaufzeichnungen, Telefonaufzeichnungen, Daten, die von IT Sicherheitsprogrammen und -filter aufgefangen werden;
  
  
• Gesundheits- und sicherheitsbezogene Daten – personenbezogene Daten in Unfallsberichten sowie Daten, die im Rahmen der Arbeitsmedizin verarbeitet werden;
  
  
• Daten betreffend Ansprüche, Beschwerden und Offenlegungen von MitarbeiterInnen – personenbezogene Daten in Ansehung von arbeitsrechtlichen Prozessen und Beschwerden, Involvierung von Arbeitnehmern in Vorfallsberichten und Offenlegungen;
  
  
• Daten betreffend Vertragsbeendigung – zum Beispiel, Datum und Grund des Ausscheidens, Vereinbarungen und Zahlungen im Zuge des Ausscheidens, Kündigungsgespräch und Dienstzeugnis;
  
  
• Alle anderen personenbezogenen Daten, die Sie gegenüber Personal von Chubb während Ihres Beschäftigungsverhältnisses offenlegen, sei es in mündlicher oder schriftlicher Form (zum Beispiel, Arbeitsemails).
  

Wenn Sie weitere Details über die Kategorien Ihrer personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, erfahren möchten, bitte kontaktieren Sie uns.

Primär wurden die personenbezogenen Daten, die wir verarbeiten, von Ihnen zur Verfügung gestellt, entweder während Ihrer Bewerbung für eine Anstellung oder Beschäftigung, des Einstellungsprozesses oder auf Ad-hoc-Basis während des Arbeits- oder Beschäftigungsverhältnisses. Dies beinhaltet insbesondere Ihre persönlichen Angaben und grundsätzliche arbeitsbezogenen Daten.

Während des Bewerbungsprozesses können wir Auskünfte über Sie von Dritten anfordern oder Überprüfungsverfahren durch Dritte durchführen lassen. Ebenso erhalten wir Informationen, die Ihre personenbezogenen Daten enthalten könnten, von ihrem Vorgesetzten (zum Beispiel bezüglich Leistungsbeurteilungen) oder von Zeit zu Zeit auch von anderen Führungskräften und Kollegen (zum Beispiel bei der Leitung von Untersuchungen).

Wir können ebenso personenbezogene Daten über Sie von Dritten, zum Beispiel Kunden, Vermittlern und Aufsichtsbehörden erhalten.

In manchen Fällen können Ihre Daten weiters direkt durch Überwachungsmittel (zB Videokameras) erhoben werden.

Falls wir von Ihnen verlangen, uns Ihre personenbezogenen Daten verpflichtend zur Verfügung zu stellen, werden wir unsere Verpflichtungen ohne diese Daten ggf. nicht erfüllen (zB, ohne Bankverbindung können wir Ihr Gehalt nicht auszahlen). In manchen solchen Fällen werden wir das Dienstverhältnis mit Ihnen nicht fortsetzen können, wenn Sie uns diese Daten nicht zur Verfügung stellen.

Abgesehen von Ihren personenbezogenen Daten werden Sie uns ausnahmsweise Daten Dritter (zB Ihrer Familienmitglieder) zur Verfügung stellen. Bevor Sie uns solche Daten zur Verfügung stellen, informieren Sie bitte die betroffene Person über die Verarbeitung ihrer Daten gemäß den Informationen in dieser Erklärung.

Ihre personenbezogenen Daten werden für unterschiedliche Zwecke erhoben und verarbeitet. Dies erfolgt auf unterschiedlichen rechtlichen Grundlagen. In der Folge finden Sie eine Übersicht über die Verarbeitungszwecke und Rechtsgrundlagen:

Bitte beachten Sie, dass diese Liste nicht abschließend ist und wir uns das Recht vorbehalten, Ihre personenbezogenen Daten für andere Zwecke zu verarbeiten, die mit den rechtlichen Grundlagen, auf denen wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, in Einklang stehen. Wenn Sie weitere Details über die Zwecke, für welche wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten, bitte kontaktieren Sie uns.

Wir bewahren personenbezogenen Daten von Beschäftigten nur soweit und solange auf, als dies für den Zweck , für den sie von uns erhoben oder uns von Ihnen zur Verfügung gestellt wurden, erforderlich ist. Wir werden daher Ihre personenbezogenen Daten im Allgemeinen zumindest solange aufbewahren, als sie bei uns beschäftigt sind.

In bestimmten Fällen sind wir aufgrund rechtlicher oder verwaltungsrechtlicher Vorgaben (z.B. in steuerlichen Angelegenheiten) verpflichtet, verschiedene Aufzeichnungen für eine bestimmte Frist aufzubewahren, einschließlich für die Zeit nach Ende des Beschäftigungsverhältnisses. Im Falle von steuerlichen Angelegenheiten sind wir zum Beispiel verpflichtet, entgeltbezogene Daten für sieben Jahre aufzubewahren.

Weitere Information über Chubbs Vorgehensweisen bei der Datenaufbewahrung, einschließlich Beschäftigtendaten entnehmen Sie bitte der Chubb Records Management Policy (https://village.chubb.com/docs/DOC-434025).

Ihre direkten und indirekten Vorgesetzen, MitarbeiterInnen der Personalabteilung, die für Sie zuständig sind, und in manchen Fällen bestimmte Kollegen haben intern Zugang zu manchen Ihrer personenbezogenen Daten, soweit dies für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

Wir übermitteln regelmäßig ihre personenbezogenen Daten an andere Mitglieder des Chubb Konzerns, soweit dies notwendig ist, um zum Beispiel weltweite Arbeitsabläufe auszuführen, konzernweite Berichterstattung durchzuführen oder bei der Personalplanung zu helfen.

Wir übermitteln Ihre personenbezogenen Daten an Dritte, die uns bei der Abwicklung unseres Betriebs unterstützen. Dies umfasst Dienstleister handeln, die uns bei der Personalabrechnung unterstützen, Dienstleister im Rahmen der Arbeitsmedizin (einschließlich Ärzte), Versicherer, Banken, IT-Dienstleistungsunternehmen, Anwälte, Steuerberater , Hosting-Provider und Datenraum-Betreiber, Abschlussprüfer, Notare, Investoren, Kreditgeber, Schulungsdienstleister, Vermieter, Marketing-Dienstleister, sonstige Berater sowie Verwalter unserer Bonusprogramme.

Wir können auch zur Übermittlung Ihrer personenbezogenen Daten gegenüber Dritten verpflichtet sein. Dies umfasst Übermittlungen an Sozialversicherungsträger, Finanz- oder andere Behörden sowie Aufsichtsbehörden.

Wir können ebenso eingeschränkte Informationen an Kunden geben, gegenüber denen Sie als Teil eines Kundenteams tätig sind oder als Teil eines Teams in einem Bieterverfahren vorgeschlagen wurden.

Manche Drittanbieter, an die wir personenbezogene Daten übermitteln, zum Beispiel privaten Krankenversicherungen oder Arbeitsgesundheitsdienstleistern oder beruflichen Beratern oder Regulierungsbehörden, sind selbst Verantwortliche und Sie sollten deren eigene Datenschutzerklärungen und Policies beachten und wie sie ihre personenbezogenen Daten verarbeitem.

Wir können auch zur Offenlegung Ihrer personenbezogenen Daten gegenüber Dritten verpflichtet sein, als Reaktion auf Anfragen, Beschlüsse von Gerichten, Bescheide von Aufsichtsbehörden, Parteien eines Rechtsstreits oder anderen öffentliche Stellen, oder um regulatorischen Anforderungen zu entsprechen oder als Teil eines Dialogs mit Aufsichtsbehörden.

Ihre personenbezogenen Daten können auch an Berater, potentielle Transaktionspartner oder interessierten Dritte im Zusammenhang mit der Erwägung, Verhandlung oder dem Abschluss einer Unternehmenstransaktion oder -restrukturierung oder bezüglich Vermögenswerten des Chubb Konzerns offengelegt werden.

Sie haben eine Reihe von Rechten, wie folgt:

• das Recht auf Auskunft über alle personenbezogenen Daten, die wir über Sie haben oder – in manchen Fällen – das Recht eine Kopie der Daten zu erhalten oder sie auf einen Dritten zu übertragen;
  
  
• das Recht, die Berichtigung Sie betreffender, unrichtiger, personenbezogener Daten zu verlangen;
  
  
• das Recht die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen zu verlangen, nämlich:
  
  
  • wenn Ihre personenbezogenen Daten für die Zwecke, für die sie erhoben oder auf sonstige Weise verarbeitet wurden, nicht mehr notwendig sind;
    
    
  • Sie uns eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erteilt haben, und diese widerrufen, und es fehlt an einer anderweitigen Rechtsgrundlage für die Verarbeitung;
    
    
  • Sie haben der Verarbeitung rechtswirksam widersprochen;
    
    
  • Ihre Daten wurden unrechtmäßig verarbeitet; oder
    
    
  • Es besteht eine gesetzliche Verpflichtung, Ihre Daten zu löschen.
    
    
• Wir werden Ihre personenbezogenen Daten dann nicht löschen, wenn:
  
  
  • wir zur Verarbeitung gesetzloch verpflichtet sind; oder
    
    
  • zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen.
    
    
• das Recht die Einschränkung der Verarbeitung von personenbezogenen Daten unter bestimmten Umständen zu verlangen, nämlich
  
  
  •  Sie haben die Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten bestritten, für eine Dauer, die es uns ermöglicht, die Richtigkeit der personenbezogenen Daten zu überprüfen;
    
    
  • die Verarbeitung war unrechtmäßig, Sie aber die Löschung der Daten abgelehnt haben;
    
    
  • wir Ihre Daten für die Zwecke der Verarbeitung nicht länger benötigt, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen; oder
    
    
  • Sie haben der Verarbeitung widersprochen, solange noch nicht feststeht, ob unsere berechtigten Gründe Ihren Gründen überwiegen .
    
    
• das Recht Ihre Einwilligung jederzeit zu widerrufen in den seltenen Fällen, in denen wir uns auf Ihre Einwilligung als Rechtfertigung für die Verarbeitung gestützt haben(bitte beachten Sie, dass ein Widerruf nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung berührt);
  
  
• das Recht, Ihre personenbezogenen Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder zu verlangen, dass wir diese Daten einem anderen Verantwortlichen ohne Behinderung übermitteln.
  
  

Zusätzlich zu obigem haben Sie das Recht auf eine Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde. Das ist die Datenschutzbehörde. Die E-Mail-Adresse ist dsb@dsb.gv.at.

Wenn Sie die Ausübung eines dieser Rechte prüfen wollen, kontaktieren Sie bitte Ihren Datenschutzbeauftragten

Chubb hat einen Datenschutzbeauftragten, der für die europäischen Regionen Chubbs und deren Compliance mit dem Datenschutzrecht verantwortlich ist.

Sie können Chubbs Datenschutzbeauftragten oder sein/ihr Büro jederzeit sicher und vertraulich kontaktieren, wenn Sie allgemeine Bedenken über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten oder sonstige Datenschutzprobleme haben. Die E-Mail-Adresse des Datenschutzbeauftragten lautet: dataprotectionoffice.europe@chubb.com.