5 étapes pour mettre en place un Plan de Continuité d'Activité
Les entreprises peuvent être affectées par une multitude de catastrophes telles que les intempéries, les ruptures de canalisation, les pannes de serveur, les incendies ou encore les pandémies. Les gestionnaires de risques de Chubb estiment que l’une des meilleures façons de s’assurer que votre entreprise est prête à se rétablir après une catastrophe est de développer un Plan de Continuité d'Activité.
Qu’est-ce qu’un Plan de Continuité d'Activité ?
Un Plan de Continuité d'Activité fournit un cadre pour un retour à la normale après une catastrophe. Il s’agit d’un outil essentiel pour protéger le chiffre d’affaires de votre société et sa réputation, pour minimiser les coûts de récupération et il peut même sauver des vies. Il englobe généralement les points essentiels suivants :
- Préparation aux catastrophes : Une liste des types d’événements susceptibles de nuire à votre entreprise, l’ampleur de la menace qu’ils représentent et la manière dont vous pouvez minimiser leur impact.
- Intervention d’urgence : Les procédures à suivre au sein de votre entreprise lorsqu’une catastrophe est en passe de se produire ou vient juste de se produire.
- Reprise d’activité : Une liste des fonctions essentielles de votre entreprise et les mesures à prendre pour rétablir les ventes, la production et l’exploitation aux niveaux initiaux avant la catastrophe.
Comment élaborer votre Plan de Continuité d'Activité ?
Tous les Plans de Continuité d'Activité réussis commencent par l’engagement et le soutien de la direction générale, ainsi que par la désignation d’une personne en charge de superviser l’ensemble du projet. Voici quelques conseils pour créer votre plan et le tenir à jour :
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Constituez une équipe.
Obtenez le soutien de la direction et désignez une personne chargée de superviser l’ensemble du projet. Constituez ensuite une équipe centrale, composée de représentants de chaque département critique de l’entreprise, comme la production, les ressources humaines, la qualité, les finances et d’autres domaines critiques.
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Évaluez les risques.
Identifiez et classez les événements ou les risques qui menacent le plus votre entreprise, y compris des éléments comme les ressources technologiques, le personnel, les événements passés, les problèmes de chaîne d’approvisionnement, les équipements spécialisés, le climat, la sécurité..
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Développez une analyse d’impact sur les activités.
Vous classerez ainsi les fonctions de votre entreprise des plus critiques aux moins critiques, afin de savoir lesquelles remettre en place en premier après un sinistre. Demandez à vos unités d’exploitation de recommander des stratégies de reprise qui permettront aux fonctions clés d’être opérationnelles dans un laps de temps défini. N’oubliez pas d’inclure des informations sur la manière de récupérer rapidement vos fichiers de sauvegarde (qui doivent être stockés à distance), et sur le fournisseur informatique à contacter pour obtenir du matériel de remplacement, le cas échéant.
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Mettez votre plan par écrit.
Documentez votre plan et vos procédures étape par étape. Veillez à partager votre plan avec le personnel et à attribuer des responsabilités clairement définies pour la mise en œuvre de ce plan.
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Testez
votre plan plusieurs fois. Considérez la planification de la continuité des activités comme un cycle, qui nécessite des révisions, des mises à jour et des ajustements continus en fonction des modifications apportées aux activités de votre entreprise. Proposez des séances de formation pour que vos employés soient prêts à collaborer à la reprise de l’entreprise, et organisez régulièrement des exercices pour évaluer et améliorer les interventions d’urgence.
Bien que le moment idéal pour mettre en place un Plan de Continuité d'Activité soit avant qu’une catastrophe ne survienne, même les entreprises qui n’ont pas encore eu l'opportunité de mettre en place leur plan peuvent le faire au moment où l'événement survient pour protéger leurs employés, évaluer l’impact de ce sinistre et préparer une reprise en douceur.
Ce document est d’ordre informatif et constitue une ressource à utiliser conjointement avec les recommandations de vos conseillers en assurance entreprise dans le cadre de votre programme de prévention des sinistres. Il s’agit d’une simple présentation qui n’a pas vocation à se substituer à un rendez-vous avec votre courtier d’assurance ou à des recommandations d’ordre juridique, technique et professionnel.
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