提供遠距辦公職員身、心健康的支援

工作疲 倦者

居家辦公對員工來說有許多好處─特別是工作彈性─但也會帶來特別的挑戰。居家辦公職員與這些不僅能幫助他們順利完成工作、而且提供寶貴社交互動的同事分開,最後可能會感到孤立。如果居家辦公職員要在擁擠的空間工作、或者養成不健康的做習慣,他們的身體健康可能會出問題。

幸運的是,業務主管、經理、以及員工都可以採取一些關鍵的步驟來處理遠距辦公帶來的健康問題─讓公司保持在最佳狀態,使公司員工即使分別處於不同地點工作,也能維持健康、愉快、和好的工作效率。

支援遠距辦公職員的最佳守則

  • 溝通、溝通、再溝通
    在一般的辦公室情境中,職員通常有很多機會和同事、上司進行正式或非正式的溝通。而對於遠距辦公的職員,應提供並且使用多種的溝通管道。請固定與貴公司職員確認他們工作狀況與未來規劃,並且鼓勵他們遇到困難要主動請求支援。視訊會議連線穩定的時候,試著用網路連線的方式面對面溝通。
  • 支援社交聯繫
    請確保您們的溝通不局限於工作事項。創造一些社交互動的機會─可以討論一些受歡迎的電視節目或者周末的活動。您甚至可以主辦一個線上聚會、寵物趣談分享會、或者組隊玩線上遊戲。
  • 適當地休息!
    有些遠距辦公的職員會非常專注於工作─或者一直坐在電腦前─以至於很少休息。請敦促您的員工要固定時間休息、暫時離開工作區域。利用中午時間活動一下筋骨、去散散步之類的,可以幫助員工下午工作更有效率。必要時可以在行事曆中設定提醒功能、確保充足的休息。

  • 盡到教育與告知的義務
    請教育您的員工居家辦公時照顧自己身心健康的方式。此外,也要讓員工知道有哪些資源可以幫助他們遠距辦公更順利。
  • 提供充足的資源和支援
    盡可能為遠距辦公職員多提供一些在資訊科技、人力資源、以及健康管理方面的資源。對於不熟悉科技的職員來說,設定遠距辦公使用的軟體和科技工具可能比較難,所以有力的資訊科技支援對他們來說很重要。此外,應透過遠程醫療等方式,提供容易取得的心理健康諮詢服務。也可以在線上提供其它的健康服務。
  • 注意員工的工作量
    在分派工作和設定工作期望成效時,應考量遠距辦公所帶來的額外壓力。如果員工最近才開始適應遠距辦公,盡量不要曾加新的工作職責或者設定太趕的期限。您可以鼓勵員工在工作與生活之間維持適當的平衡─並且在工作量令其無法負荷時,勇於主動提出。
  • 白紙黑字紀錄
    採取新的措施來支援居家辦公職員,可能不是件容易的事。您可以將貴公司遠距辦公的策略用白紙黑字記錄下來、以便公司和員工形成共識─確保公司和員工對於居家辦公的原則認知是一致的。

請參閱安達產物的協助遠距辦公職員維持身心健康檢核表,以便開始落實上述之遠距辦公最佳守則。

認識並了解居家辦公對健康造成的風險

透過了解特定風險、以及直接和職員、直屬主管、以及人資部門合作,來提供遠距辦公職員更適切的協助。居家辦公可能對身心健康造成的風險包括:

  • 沮喪和焦慮
    遠距辦公產生的孤獨感可能會增加心理疾病的風險─或者使心理疾病的影響更加惡化。請定期和員工聯繫,詢問他們居家對於居家辦公室應的狀況,確保他們知道公司有資源可以協助他們處理焦慮和沮喪的情緒。心理疾病可能會造成逃避職務或者失去生產力等問題、必須留意。
  • 工作倦怠
    世界衛生組織已將工作倦怠認定為工作壓力未能適當處理的職業性疾病。因為居家辦公產生的額外壓力可能會增加職員產生工作倦怠的風險。工作倦怠的症狀包括工作效率低落、對工作產生負面感受、以及疲倦的現象。您可以多與員工互相坦誠地溝通,以便了解、並處理這些症狀。
  • 久坐造成的疾病
    居家辦公時,員工少了通勤和辦公室活動、起身活動的機會減少了。久而久之,久坐的工作可能會增加糖尿病、心臟病、高血壓、以及肥胖的風險。鼓勵員工適當休息與運動,可以幫助減少久坐工作型態造成的健康問題。放一些音樂,也可以讓居家辦公的氣氛變好!
  • 重複性的壓力及人因工程傷害
    在辦公室工作及居家辦公可能造成重複性的壓力及人因工程危害。遠距辦公職員可能會因為工作時間更長、未有準時的休息、或者沒有設置符合人體工學的工作區域,而承受更多這類的風險。

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