5 ขั้นตอนสำหรับการวางแผน ก่อนกลับสู่การเดินทางเพื่อธุรกิจ

การเดินทางเพื่อธุรกิจอาจมีความเสี่ยงและความไม่แน่นอนเกิดขึ้นได้ หากโลกยังคงต้องเผชิญหน้ากับโรคระบาดและอันตรายจากหลายปัจจัย ตั้งแต่ความขัดแย้งและความไม่สงบทางการเมืองทั่วโลก ไปจนถึงอันตรายจากภัยพิบัติทางธรรมชาติ หรืออาชญากรรม จึงจำเป็นอย่างยิ่งสำหรับองค์กรต่าง ๆ ที่จะต้องคำนึงถึงสวัสดิภาพและความปลอดภัยของพนักงานระหว่างการเดินทางของพวกเขา

ปกป้องพนักงานและองค์กรของคุณโดยการประเมินความเสี่ยง ดำเนินการด้วยความระมัดระวัง และวางแผนอย่างถี่ถ้วนด้วยความใส่ใจ และนี่คือ 5 ขั้นตอนในการเตรียมความพร้อมสำหรับการกลับมาเดินทางเพื่อธุรกิจอีกครั้ง

1. อัปเดตนโยบายการเดินทางเพื่อธุรกิจขององค์กร

หากพิจารณาปัจจัยเสี่ยงใหม่ ๆ ที่นักเดินทางอาจต้องเผชิญ บริษัทมีความจำเป็นอย่างยิ่งในการตรวจสอบนโยบายและแนวทางปฏิบัติภายในองค์กร  และมั่นใจว่าพนักงานเข้าใจนโยบายและแนวทางฏิบัติเหล่านั้นก่อนที่พวกเขาจะออกเดินทางไปในนามบริษัท

ตรวจสอบและอัปเดตแนวทางปฏิบัติเกี่ยวกับการเดินทางของบริษัทให้ครอบคลุมถึง:

• การศึกษาและข้อมูลของพื้นที่ปลายทาง (รวมถึงศึกษาข้อมูลของผู้ให้บริการด้านสุขภาพกายและสุขภาพจิตในพื้นที่ และข้อมูลสำหรับการติดต่อประกันการเดินทาง)
• พันธมิตรและผู้ให้บริการด้านการเดินทางที่มีชื่อเสียง
• การสื่อสารและการได้รับการอนุมัติที่จำเป็นสำหรับแผนการเดินทาง
• มาตรการในภาวะฉุกเฉิน (การสื่อสาร รายละเอียดการติดต่อในระดับภาคพื้นและแหล่งข้อมูลอื่น ๆ)
• ข้อควรพิจารณาอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องภายใต้สถานการณ์การแพร่ระบาดของ COVID-19 เช่น
  • การตรวจคัดกรองหรือการตรวจสุขภาพเบื้องต้นให้แก่พนักงานและครอบครัวของพวกเขา
  • สถานะการฉีดวัคซีนสำหรับการเดินทางเพื่อธุรกิจ
  • แนวทางปฏิบัติด้านสุขอนามัยและความปลอดภัย (เช่น การเว้นระยะห่างทางสังคม และชุดพีพีอี (PPE) เป็นต้น) ตามคำแนะนำขององค์กรที่เป็นทางการ เช่นองค์การอนามัยโลก (WHO)

2. ประเมินความจำเป็นของการเดินทางเพื่อธุรกิจกับกำไรของบริษัท

ภายหลังจากหยุดการเดินทางเพื่อธุรกิจ หลายองค์กรกำลังพิจารณาว่าค่าใช้จ่ายสำหรับการเดินทางใดที่จำเป็นและไม่จำเป็นบ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่ง สำหรับประเภทธุรกิจที่ได้รับผลกระทบจากการแพร่ระบาดของโควิดจนประสบปัญหาทางด้านการเงิน และ/หรือการประชุมใดบ้างที่สามารถจัดเป็นการประชุมทางไกลได้ง่ายและสะดวกมากขึ้น

 แน่นอนว่าการประชุมและธุรกรรมทางธุรกิจบางรายการอาจมีประสิทธิภาพมากกว่าด้วยการพูดคุยกันแบบเผชิญหน้ากัน เพื่อที่จะประเมินและตัดสินใจว่าทางเลือกใดดีที่สุดสำหรับองค์กร ควรพิจารณาปัจจัยดังต่อไปนี้:

• การเดินทางนั้นมีผลต่อยอดขายหรือเป้าหมายทางธุรกิจที่คาดหวังหรือไม่?
• การเดินทางจะสร้างความได้เปรียบในการแข่งขันทางธุรกิจหรือไม่?
• การเดินทางมีวัตถุประสงค์เพื่อฝึกอบรมที่จำเป็นหรือไม่?
• อะไรคือทางเลือกอื่น ๆ ที่เป็นไปได้ นอกจากการต้องเดินทางไปด้วยตนเอง?
• อะไรคือผลประโยชน์ที่ได้รับ เมื่อเปรียบเทียบระหว่างความเสี่ยงของการเดินทางไปด้วยตนเองกับทางเลือกอื่น ๆ ?

3. ติดตามข้อมูลจากผู้ให้คำปรึกษาและพันธมิตรด้านการเดินทางของท้องถิ่นและจุดหมายปลายทางอย่างใกล้ชิด

จากตัวชี้วัดการระบาดและมาตรการในการกักตัวในรูปแบบต่าง ๆ ของแต่ละพื้นที่ ไปจนถึงกฏระเบียบระหว่างประเทศของรัฐบาลที่แตกต่างกัน มาตรการในการเดินทางเพื่อธุรกิจในปัจจุบันจึงมีความซับซ้อนและเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็ว ซึ่งมีความจำเป็นต้องติดตามอย่างใกล้ชิดและมีการปรับเปลี่ยนอย่างรวดเร็ว

เมื่อไหรก็ตามที่ต้องวางแผนการเดินทาง ขอให้ปฏิบัติตามคำแนะนำล่าสุด สำหรับการเดินทางภายใต้การแพร่ระบาดของโรคในพื้นที่ปลายทางอย่างเคร่งครัด 

การป้องกันความเสี่ยง “ทั่วไป” ที่มีผลกระทบมาจากการแพร่ระบาด ตัวอย่างเช่น ปัญหาด้านการเงินที่เกิดจากสถานการณ์โรคระบาดอาจส่งผลให้เกิดการโจรกรรมหรือการลักขโมยทรัพย์สินเพิ่มขึ้น

ก่อนที่จะจองระบบขนส่งสาธารณะหรือที่พัก โปรดตรวจสอบว่ามีมาตรการในการทำความสะอาดที่เหมาะสมที่สุด รวมถึงการตรวจสอบให้แน่ใจว่าไม่มีการตรวจพบการติดเชื้อภายในยานพาหนะหรืออาคารนั้นๆ

4. เตรียมความพร้อมให้พนักงานของคุณมีความยืดหยุ่น และอดทน พร้อมรับมือกับสถานการณ์ต่าง ๆ ได้

ระหว่างการเดินทางอาจมีเหตุไม่คาดคิดเกิดขึ้นมากมาย ไม่ว่าจะเป็นการที่เครื่องบินหยุดให้บริการเนื่องจากต้องทำความสะอาดฉุกเฉิน หรือแม้แต่การสัมผัสใกล้ชิดกับผู้ติดเชื้อโควิด-19 เพียงช่วงสั้น ๆ ก็อาจส่งผลให้การเดินทางถูกยกเลิก หรือผู้เดินทางจำเป็นต้องถูกกักตัวในต่างประเทศ สถานการณ์เหล่านี้ไม่เพียงแต่ส่งผลกระทบกับพนักงาน แต่ยังรวมถึงการต้องจัดหาปัจจัยต่าง ๆ สำหรับการเดินทางให้กับพวกเขาแบบ 24/7 อีกด้วย

เตรียมความพร้อมพนักงานเพื่อรับมือกับความล่าช้า ความไม่สะดวก และเหตุขัดข้องต่าง ๆ ที่อาจเกิดขึ้น โดยการให้คำแนะนำและแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์ให้แก่พวกเขา ตัวอย่างเช่น เมโยคลินิกได้ให้ข้อมูลเกี่ยวกับสิ่งจำเป็นและวิธีในการเก็บสัมภาระ เพื่อประสิทธิภาพในการเดินทางระหว่างช่วงการแพร่ระบาด โดยที่ยังสามารถปฏิบัติตามระเบียบข้อบังคับได้

บริการและแอปพลิเคชั่นสำหรับการช่วยเหลือระหว่างการเดินทาง เช่น Chubb Assistance สามารถเป็นแหล่งข้อมูลที่เป็นประโยชน์สำหรับพนักงานที่จะเดินทางเพื่อธุรกิจในต่างประเทศ ที่ให้คำแนะนำสำหรับจุดหมายปลายทางในแต่ละพื้นที่ และมีบริการแจ้งเตือนด้านความปลอดภัย 

นายจ้างควรมีมาตรการด้านความปลอดภัยสำหรับ “สถานการณ์ที่ร้ายแรงที่สุด” โดยเฉพาะสำหรับการเดินทางไปยังสถานที่ซึ่งมีความเสี่ยงสูง ซึ่งรวมถึงการสื่อสารในสถานการณ์ฉุกเฉิน และแผนการอพยพ เป็นต้น

5. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าประกันการเดินทางเพื่อธุรกิจของคุณครอบคลุมสำหรับสถานการณ์ในปัจจุบัน

ตามความเสี่ยงด้านสุขภาพและความปลอดภัยของพนักงานที่เพิ่มสูงขึ้นจากสถานการณ์โรคระบาด กรมธรรม์ความคุ้มครองของประกันการเดินทางเพื่อธุรกิจของคุณอาจไม่ครอบคลุมเพียงพอ

และนี่คือปัจจัยต่าง ๆ ในการพิจารณากรมธรรม์ประกันการเดินทางเพื่อธุรกิจสำหรับคุณ:

• กรมธรรม์ประกันภัยอาจยกเว้นความคุ้มครองส่วนของโรคระบาด ดังนั้นจึงไม่ขยายความคุ้มครองสำหรับค่ารักษาพยาบาลและความสูญเสียอันเกิดจากโรคโควิด-19
• การตรวจสอบกรมธรรม์ของคุณถือเป็นเรื่องสำคัญอย่างยิ่งเพื่อให้คุณมั่นใจว่าความคุ้มครองครอบคลุมถึง:
  • การคุ้มครองค่ารักษาพยาบาล การรักษาตัวในสถานพยาบาล ค่ารักษาพยาบาลต่อเนื่องหลังจากการเดินทาง การช่วยเหลือและเคลื่อนย้ายทางการแพทย์ฉุกเฉินและการส่งตัวอันเกิดจากโรค COVID-19 และ
  • ความคุ้มครองค่ารักษาพยาบาลที่เพียงพอตามระเบียบที่กำหนดในการเดินทางเข้าที่ประเทศปลายทางระบุ

แผนประกันการเดินทางเพื่อธุรกิจที่ครอบคลุมจะช่วยเติมเต็มความต้องการเหล่านี้ และยังสามารถตอบสนองตามความต้องการเฉพาะขององค์กรคุณได้