ธุรกิจต่างๆ อาจได้รับผลกระทบจากภัยพิบัติหลากหลายรูปแบบ เช่น สภาพอากาศที่รุนแรง ท่อระเบิด เซิร์ฟเวอร์ล่ม อัคคีภัย และโรคระบาดใหญ่ ผู้จัดการฝ่ายความเสี่ยงของชับบ์จึงขอแนะนำว่าหนึ่งในวิธีที่ดีที่สุดสำหรับการสร้างความมั่นใจว่าหลังผ่านพ้นปัญหาครั้งใหญ่ ธุรกิจของคุณจะกลับมาฟื้นตัวได้อีกครั้ง โดยขั้นตอนนี้ก็คือการพัฒนาแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ
แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจคืออะไร?
แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจจะทำหน้าที่เป็นกรอบการทำงานเพื่อให้กลับเข้าสู่ภาวะปกติได้หลังเกิดภัยพิบัติ โซลูชันนี้เป็นเครื่องมือที่สำคัญในการปกป้องรักษาสถานที่ประกอบธุรกิจ ชื่อเสียงบริษัทของคุณ ต้นทุนค่าฟื้นฟูกิจการ และอาจรวมถึงชีวิตของบุคคลต่างๆ ด้วย โดยทั่วไปแล้วจะครอบคลุมด้านต่างๆ ดังต่อไปนี้
- ความพร้อมรับมือภัยพิบัติ: รายการเหตุการณ์ประเภทต่างๆ ที่อาจส่งผลร้ายต่อธุรกิจของคุณ ความเสี่ยง และวิธีลดผลกระทบให้น้อยที่สุด
- การตอบสนองต่อเหตุฉุกเฉิน: กระบวนการที่คุณจะต้องปฏิบัติตามเมื่อมีภัยพิบัติรออยู่ตรงหน้าหรือเกิดขึ้นแล้ว
- การฟื้นฟูกิจการ: รายการการดำเนินการทางธุรกิจที่สำคัญต่อบริษัทของคุณและขั้นตอนที่คุณจะปฏิบัติตามเพื่อฟื้นฟูให้ยอดขาย ผลผลิต และการทำงานกลับคืนสู่ระดับเดิมก่อนเกิดภัยพิบัติ
วิธีสร้างแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจ
แผนความต่อเนื่องทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จทุกแผนเริ่มต้นด้วยความทุ่มเทและการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงรวมไปถึงบุคคลที่ได้รับมอบหมายให้มีหน้าที่รับผิดชอบดูแลขั้นตอนต่างๆ เคล็ดลับในการวางแผนและอัพเดตแผนการให้ทันสมัยอยู่เสมอมีดังนี้
- สร้างทีม ขอรับการสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูง และมอบหมายบุคคลที่ดูแลขั้นตอนต่างๆ จากนั้นจึงตั้งคณะทำงานหลัก โดยมีตัวแทนจากฝ่ายที่สำคัญแต่ละฝ่าย เช่นฝ่ายการผลิต ทรัพยากรมนุษย์ คุณภาพ การเงิน และด้านอื่นๆ ที่สำคัญ
- ประเมินความเสี่ยง ระบุและจัดลำดับเหตุการณ์หรืออันตรายต่างๆ ที่มีแนวโน้มส่งผลร้ายต่อธุรกิจของคุณมากที่สุด รวมไปถึงองค์ประกอบต่างๆ เช่นการก่อสร้างโครงสร้างพื้นฐาน ทรัพยากรเทคโนโลยี การจัดหาพนักงาน เหตุการณ์ที่เคยเกิดขึ้นในอดีต ปัญหาด้านห่วงโซ่อุปทาน อุปกรณ์พิเศษ สภาพอากาศ การรักษาความปลอดภัย และสาธารณูปโภคต่างๆ
- วิเคราะห์ผลกระทบต่อธุรกิจ ขั้นตอนนี้เป็นการจัดลำดับหน่วยงานธุรกิจตามความสำคัญมากสุดไปน้อยที่สุด เพื่อให้คุณทราบว่าควรฟื้นฟูหน่วยงานใดเป็นอันดับแรกหลังเกิดภัยพิบัติ ขอให้แผนกต่างๆ นำเสนอกลยุทธ์การฟื้นฟูธุรกิจที่จะทำให้กลไกการทำงานสำคัญสามารถเริ่มดำเนินการได้ภายในกรอบระยะเวลาที่กำหนด ระบุข้อมูลวิธีกู้ไฟล์ข้อมูลสำรอง (ซึ่งควรเก็บไว้ในสถานที่อื่น) ที่ใช้ระยะเวลาน้อยที่สุด และผู้ให้บริการไอทีที่ต้องแจ้งให้มาซ่อมหรือเปลี่ยนอุปกรณ์ที่เสียหาย
- ต้องจดบันทึก จดบันทึกแผนและกระบวนการทีละขั้นตอน อย่าลืมแจ้งให้พนักงานทราบและมอบหมายหน้าที่ตามแผนอย่างชัดเจน
- ทดสอบและทดสอบซ้ำ ลองคิดว่าการวางแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจเป็นเหมือนวัฏจักร ซึ่งต้องการการตรวจสอบทบทวน อัพเดท และปรับปรุงอย่างต่อเนื่องตามความเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นกับการดำเนินธุรกิจของคุณ จัดการฝึกอบรมเพื่อให้พนักงานของคุณเตรียมพร้อมทำงานร่วมกันเพื่อฟื้นฟูกิจการ และทำการฝึกซ้อมเป็นประจำเพื่อประเมินและพัฒนาวิธีตอบสนอง
แม้ว่าช่วงเวลาที่ดีที่สุดในการดำเนินแผนความต่อเนื่องทางธุรกิจคือก่อนที่จะเกิดภัยพิบัติ แต่ธุรกิจที่ยังไม่มีแผนเตรียมไว้ก็สามารถสละเวลาในระหว่างที่เกิดเหตุการณ์เพื่อป้องกันพนักงานไม่ให้ได้รับผลกระทบ ประเมินผลกระทบที่อาจเกิดขึ้น และเตรียมการเพื่อการฟื้นฟูธุรกิจอย่างราบรื่น