5 ขั้นตอนในการสร้างแผนการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง

แผนการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่องคืออะไร

แผนการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง (หรือ BCP) คือชุดการดำเนินงานที่บันทึกไว้เป็นเอกสารโดยเฉพาะซึ่งจะนำมาปฏิบัติเมื่อเกิดเหตุไม่คาดฝัน ไม่ว่าจะเป็นการอพยพฉุกเฉิน การละเมิดทางไซเบอร์หรืออื่นๆ

BCP ช่วยให้มั่นใจได้ว่าคุณจะเรียกใช้งานแผนรับมือเหตุฉุกเฉิน กระบวนการขั้นตอน รายชื่อผู้ติดต่อและข้อมูลอื่น ๆ ได้ทันทีด้วยปลายนิ้วมือเมื่อได้รับแจ้งเหตุฉุกเฉิน ซึ่งแผนนี้ออกแบบมาเพื่อ

• ให้คุณดำเนินการได้อย่างรวดเร็ว ชัดเจน เพื่อปกป้องพนักงานและการดำเนินธุรกิจระหว่างเกิด
  เหตุฉุกเฉิน
• ให้แน่ใจได้ว่าธุรกิจของคุณสามารถดำเนินการต่อไปได้ พร้อมทั้งตอบสนองต่อเหตุการณ์อย่างชาญฉลาดและมีประสิทธิภาพ
• ให้บริษัทมีกรอบการทำงานเพื่อการฟื้นตัวด้านการดำเนินงานและการเงินอย่างสมบูรณ์

ประโยชน์ของการมีแผนการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่องคืออะไร

ตอบได้ง่ายมาก: การวางแผน = ความยืดหยุ่น

บริษัทที่มี BCP อยู่แล้วจะมีโอกาสมากในการบรรเทาและอยู่รอดจากผลกระทบของเหตุการณ์ไม่คาดฝันต่างๆ ที่เกิดขึ้นกับบุคคล อาคารสถานที่ รวมถึงด้านการเงิน โดยจะช่วยลดอันตรายต่อพนักงานเพื่อให้ดำเนินงานต่อไปได้ ปกป้องรายได้ของบริษัท ชื่อเสียงและความได้เปรียบในการแข่งขันพร้อมทั้งควบคุมค่าใช้จ่ายในการฟื้นฟูได้

แผนการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่อง 5 ขั้นตอน

1. วางรากฐานที่ดีให้กับแผน BCP ของคุณ

องค์ประกอบต่อไปนี้จะช่วยให้แน่ใจว่าคุณนำ BCP ไปใช้อย่างถูกต้อง

• สร้างความเข้าใจกับผู้บริหารระดับสูง ทำให้ผู้บริหารระดับสูงเข้าใจถึงประโยชน์ของการมี BCP และให้การสนับสนุนอย่างต่อเนื่อง ใช้ข้อมูลที่เกี่ยวข้อง เช่น เกี่ยวกับการเปลี่ยนแปลงสภาพภูมิอากาศ เพื่อช่วยคุณดำเนินการ
• กำหนดผู้นำ บุคคลนี้จะเป็นผู้รับผิดชอบในการกำกับดูแลกระบวนการพัฒนาแผน
• ทีมงานหลักที่หลากหลาย รวบรวมตัวแทนจากแต่ละสาขาธุรกิจที่สำคัญ เช่น ฝ่ายผลิต ไอที ทรัพยากรบุคคล การตลาด/การสื่อสาร การควบคุมคุณภาพ การจัดการความเสี่ยงและการเงิน ผู้จำหน่ายและซัพพลายเออร์รายสำคัญก็สามารถให้ข้อมูลที่เป็นประโยชน์ได้เช่นกัน

2. ดำเนินการประเมินความเสี่ยงและวางแผนบรรเทาผลกระทบ

เนื่องจากการดำเนินธุรกิจของคุณมีความเฉพาะตัว จึงมีความจำเป็นอย่างยิ่งที่จะต้องระบุและจัดอันดับทั้งความเสี่ยงทั่วไปและอันตรายร้ายแรงซึ่งมีแนวโน้มที่จะทำลายความแข็งแกร่งของบริษัทของคุณให้ได้มากที่สุด

ภัยคุกคามที่อาจเกิดขึ้นแต่ละครั้งมีข้อควรพิจารณาหลายประการ ตัวอย่างเช่น หากโรงงานมีการใช้วัสดุทไวไฟหรือตั้งอยู่ในพื้นที่เสี่ยงพายุทอร์นาโด การเลือกพื้นที่สร้างโรงงานก็เป็นสิ่งสำคัญ หากธุรกิจของคุณต้องใช้ข้อมูลที่เป็นส่วนตัวของลูกค้า
ก็ควรให้ความสำคัญกับการละเมิดทางไซเบอร์เป็นอย่างยิ่ง และอื่น ๆ

หลังจากประเมินอย่างถี่ถ้วนแล้ว ก็ถึงเวลาทำแผนฉุกเฉินเพื่อลดความเสี่ยงหลักๆ ของคุณให้เหลือน้อยที่สุด ทั้งนี้ แผนฉุกเฉินนั้นขึ้นอยู่กับความต้องการของคุณ ซึ่งแผนนั้นอาจเป็นการเก็บสำเนาเอกสารสำรองไว้นอกสถานที่ การหาผู้ขายสำรองในส่วนการผลิตชิ้นส่วนสำคัญ หรือการกำหนดกระบวนการในการย้ายการผลิตทั้งหมด

3. สร้างกระบวนการตอบสนองต่อเหตุฉุกเฉิน

คุณจะทำอย่างไรเมื่อเกิดเหตุการณ์แผ่นดินไหวหรือถูกข่มขู่วางระเบิด ก่อนที่สถานการณ์ที่คุกคามชีวิตหรือสุขภาพจะเกิดขึ้น ให้เตรียมแผนการรับมือเหตุฉุกเฉินที่สำคัญเหล่านี้ไว้ให้พร้อม

• ช่องทางการสื่อสารของพนักงาน มอบหมายงานให้ผู้นำและมั่นใจว่าพนักงานทุกคนเข้าใจขั้นตอนการตอบสนองต่อเหตุฉุกเฉิน
• แผนการอพยพ ตรวจสอบอย่างสม่ำเสมอเพื่อให้แน่ใจว่าไม่มีพื้นที่ถูกขวาง ดูว่าจำเป็นต้องใช้มาตรการรักษา
  ความปลอดภัยเพิ่มเติมหรือไม่
• การฝึกอบรม ฝึกซ้อมเป็นประจำเพื่อเตรียมความพร้อมให้พนักงาน ประเมินและปรับปรุงเวลาที่ใช้ต่อการตอบสนองต่อเหตุฉุกเฉินด้วย

4. ร่างขั้นตอนในการฟื้นฟู

กำหนดรายละเอียดส่วนงานที่สำคัญของบริษัทและระบุสิ่งที่จำเป็นในการฟื้นฟูสำหรับแผนกต่าง ๆ เช่น ฝ่ายขาย ฝ่ายผลิต และฝ่ายปฏิบัติการให้อยู่ในระดับก่อนเกิดเหตุฉุกเฉิน

ตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีแผนทางการเงินรองรับขั้นตอนเหล่านี้ รวมถึงข้อกำหนดด้านงบประมาณในการฟื้นฟูและรายการสินทรัพย์ที่มีอยู่ (เช่น กองทุนฉุกเฉิน วงเงินสินเชื่อที่มีหลักประกัน และกรมธรรม์ประกันภัย)

5. นำแนวทางในการวางแผนการดำเนินการอย่างต่อเนื่องมาใช้

ธุรกิจของคุณและเหตุร้ายที่อาจเกิดขึ้นนั้นไม่ใช่สิ่งที่คงที่ ดังนั้น BCP ของคุณก็ไม่ควรเป็นอย่างนั้นเช่นกัน คุณต้องทบทวนและปรับปรุงแผนของคุณอย่างสม่ำเสมอ

เมื่อพิจารณาถึงความสำคัญของ BCP ที่ครอบคลุมต่อการอยู่รอดและการฟื้นตัวหลังภัยพิบัติของบริษัทแล้ว เวลาที่ดีที่สุดในการพัฒนาคือเมื่อคุณเริ่มต้นธุรกิจ และทำเลยวันนี้คือดีที่สุด

การสร้าง BCP เป็นกระบวนการที่มีหลายแง่มุมที่ต้องอาศัยความใส่ใจและทรัพยากรองค์กร สำหรับความช่วยเหลือเกี่ยวกับ
การวิเคราะห์และวางแผนการดำเนินธุรกิจของคุณอย่างต่อเนื่องนั้น เราขอเสนอคู่มือการวางแผนการดำเนินธุรกิจอย่างต่อเนื่องที่ครอบคลุมให้แก่คุณ เราได้จัดเตรียมเครื่องมือและทรัพยากรในการจัดการความเสี่ยงที่ปรับให้เข้ากับอันตรายทางธุรกิจที่เฉพาะเจาะจงและเกี่ยวข้องกับคุณมากที่สุด เช่น น้ำท่วมเนื่องจากรูปแบบสภาพอากาศที่เปลี่ยนแปลง ความล้มเหลวของเทคโนโลยีอินเทอร์เน็ตของสิ่งต่าง ๆ (Internet of Things) หรือการหยุดชะงักของห่วงโซ่อุปทานที่เกิดจากภัยธรรมชาติ
การระบาดใหญ่ของโรคและความไม่สงบที่เกิดขึ้นบ่อยครั้งและรุนแรง การวางแผนและจัดทำเอกสารแนวทางปฏิบัติอย่างเหมาะสมจะช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าธุรกิจของคุณจะมีความยืดหยุ่นได้เมื่อเกิดเหตุไม่คาดฝัน

สำหรับข้อมูลเพิ่มเติม โปรดติดต่อฝ่ายบริการด้านวิศวกรรมความเสี่ยงของชับบ์